Business case: 7 passaggi chiave per costruirlo e utilizzarlo

Un Business case è indispensabile ogni qualvolta un nuovo prodotto deve essere lanciato o un nuovo servizio deve essere creato.

Una volta preparato il business case dovrà essere presentato agli stakeholder, agli investitori, al supervisore, al direttore del dipartimento… In ogni caso, qualunque sia il pubblico, bisogna essere preparati per fare una buona impressione ed essere convincenti.

Oggi parliamo proprio di come costruire ed utilizzare un business case che sia in grado di convincere il pubblico di riferimento.

Che cos’è un business case?

In poche parole:

Un business case è il modo in cui si prova al cliente o agli stakeholder che il prodotto che si vuole realizzare è un buon investimento.

Il business case è tradizionalmente un documento che definisce il vantaggio principale di un progetto per giustificare la spesa dell’iniziativa.

Descrive spesso in che modo il progetto si allinea con gli obiettivi strategici e gli elementi chiave dell’organizzazione.

Perché creare un business case?

La preparazione del business case consente di adottare un approccio disciplinato per esaminare criticamente le opportunità, le alternative, le fasi e l’investimento finanziario di un progetto. Tutto al fine di formulare una raccomandazione per la migliore linea d’azione da adottare per creare valore aziendale.

Un Business case ben strutturato aumenterà la percezione dei benefici attesi e del valore del progetto e ridurrà quella dei rischi. Inoltre, creerà maggiori probabilità di ottenere supporto da parte degli investitori, sia interni all’organizzazione che esterni.

Un business case è necessario quando:

• Si vuole dimostrare il valore di un prodotto o servizio proposto per l’organizzazione;
• Si vuole ottenere l’approvazione degli investitori;
• Si deve decidere se esternalizzare una particolare funzione;
• Occorre riposizionare le operazioni commerciali e le strutture produttive;
• Si deve dare priorità ai progetti all’interno della propria organizzazione che competono per finanziamenti e risorse;
• È necessario assicurare i finanziamenti e le risorse finanziarie per attuare il progetto.

Lavorando bene e nel modo corretto ad un business case, si è in grado di presentare con competenza il progetto agli stakeholder la cui approvazione è indispensabile.

Il business case documentato fornirà sicurezza e un buon livello di certezza che la proposta considerata verrà approvata.

Se in azienda utilizzate un software di project management, è utile che questo documento venga poi allegato al progetto in modo da avere sempre ben chiari quali fossero i presupposti alla sua partenza. Noi usiamo Twproject, che permette di collegare ad ogni progetto tutta la sua documentazione, che essa sia su un servizio Online come Google Drive che su un file server interno.

Come scrivere, costruire ed utilizzare un business case

È necessario prendersi del tempo per scrivere un business case in grado di giustificare le spese del progetto. Esso dovrà identificare i benefici per il business in generale e dovrà essere in grado di sottolineare dove gli stakeholder potranno trarre profitto.

I seguenti 7 passaggi mostreranno come costruire ed utilizzare efficacemente un business case:

Passaggio 1: identificare il problema aziendale

I progetti non sono creati solamente per il bene del progetto in se per se, ma hanno anche obiettivi più ampi.

Solitamente, vengono avviati per risolvere uno specifico problema aziendale o creare un’opportunità di business, ma alla fine portano beneficio all’Azienda in quanto tale.

Pertanto, il primo compito quando si redige un business plan è capire quale sia il problema o l’opportunità “generale”, descriverla, scoprire da dove proviene e quindi individuare il tempo necessario per affrontarla.

Stimare i tempi di realizzazione di un’attività può essere un’impresa ardua. Se però, ad esempio, si pianifica utilizzando un buon diagramma di Gantt, che sia anche dinamico e integrabile con gli altri strumenti di monitoraggio, la strada è molto più in discesa.

Passaggio 2: identificare le soluzioni alternative

Come fare a sapere se il progetto che si sta intraprendendo è la migliore soluzione possibile al problema sopra definito? Naturalmente, scegliere la giusta soluzione è difficile.

Un modo per restringere il focus e rendere chiara la soluzione migliore è seguire questi sei passaggi che passano dall’esame di soluzioni alternative:

• Annotare le soluzioni alternative.
• Per ogni soluzione, quantificare i suoi benefici.
• Prevedere i costi coinvolti in ciascuna soluzione.
• Capire la fattibilità di ognuna.
• Discernere i rischi e i problemi associati a ciascuna soluzione.
• Documentare il tutto nel business case in modo da rendere chiara la soluzione preferita.

Passaggio 3: Individuare e raccomandare la soluzione preferita

Una volta classificate le soluzioni, è il momento di individuare e raccomandare quella preferita.

Un metodo che si può applicare è quello di assegnare un punteggio compreso tra 1 e 10 a seconda del rapporto costo/beneficio della soluzione.

Questo punteggio aiuta a quantificare e confrontare i benefici attesi di ogni opzione in relazione ai costi associati.

Ecco come procedere:

1. Assegnare punteggi: valuta ogni soluzione in base a criteri come l’efficacia, l’efficienza, la sostenibilità e l’allineamento con la strategia di business. Assegna un punteggio a ciascuna opzione su una scala da 1 a 10 per ogni criterio rilevante.
2. Calcolare il rapporto costo/beneficio: somma i punteggi attribuiti a ciascuna soluzione e confrontali. La soluzione con il punteggio più alto è generalmente quella che offre il miglior rapporto costo/beneficio, ovvero il miglior valore complessivo.
3. Considerare il contesto: oltre ai punteggi, considera anche fattori qualitativi come il supporto degli stakeholder, la facilità di implementazione e l’impatto a lungo termine. Assicurati che la soluzione scelta non solo ottimizzi i benefici, ma sia anche in linea con gli elementi chiave e la visione a lungo termine della tua strategia di business.
4. Redigere una raccomandazione: documenta chiaramente quale soluzione hai selezionato e perché è stata preferita rispetto alle altre. Includi i punteggi ottenuti, i criteri di valutazione e le considerazioni aggiuntive. Questa raccomandazione dovrebbe dimostrare come la scelta supporta gli obiettivi aziendali e come contribuirà al successo del progetto.
5. Preparare una presentazione: infine, prepara una presentazione che evidenzi i motivi per cui la soluzione raccomandata è la migliore. Utilizza grafici, tabelle e dati per supportare la tua scelta e rendere la raccomandazione più persuasiva.

Passaggio 4: Prevedere i rischi del progetto

Per prevedere i rischi del progetto, prima si deve prevedere quale potrebbe essere la portata del progetto. Fatto questo si può procedere alla previsione dei possibili rischi in cui è possibile incorrere in questo ambito.

Ecco le domande da porsi:

• Quale sarà l’obiettivo principale?
• Quanto ci vorrà per realizzarlo?
• Quali azioni sono incluse nel raggiungimento di questo obiettivo? E quali sono escluse?

Quando si parla di rischio, ci si chiederà invece:

• Quali sono i rischi evidenti di intraprendere questo progetto?
• Quali sono i rischi meno ovvi (come i costi opportunità)?
• Qual è il punto di assumersi questi rischi?
• Il vantaggio supera il costo?
• Quali sono i benefici intangibili?

Passaggio 5: stimare il budget e ricercare i fondi

Qui è dove si stimano i soldi necessari per portare a termine il lavoro legato al progetto.

È anche un buon momento in cui indicare da dove ci si aspetta che i fondi provengano: saranno raccolti? Presi in prestito? Donati o trasferiti nel budget?

Inoltre, bisogna rispondere alle seguenti domande:

• Quale somma di denaro verrà destinata a ciascuna delle risorse necessarie?
• Qual è l’intervallo che ci si può aspettare di attendere per pagare ogni risorsa?

Se si utilizza un software come Twproject, redigere un buon budget di progetto sarà estremamente più semplice.

Una volta inseriti i valori principali, il sistema farà il resto dei calcoli al posto tuo, differenziando tra costi stimati, pianificati e attuali. Aggiornerà il budget con il lavoro svolto dai dipendenti e con le spese accessorie, ti avviserà in caso di ritard o sforamenti.

Passaggio 6: Descrivere l’approccio di implementazione

A questo punto si è quindi identificato il problema aziendale – o l’opportunità – e come raggiungerlo. Ora è il momento di convincere gli stakeholder sulla bontà del progetto descrivendo il modo migliore per implementare il processo in modo da raggiungere gli obiettivi.

Qui, in poche parole, viene fatto un piano preliminare di progetto che includerà:

• Obiettivi, preferibilmente SMART
• Deliverables
• Ambito
• Fasi del progetto
• Compiti necessari in ogni fase
• Sistemi di comunicazione
• Dipendenze fra le risorse
• Budget

Chiaramente questa parte non ha bisogno di essere dettagliata e precisa per ora, ma dovrebbe essere comunque una bozza alquanto credibile e veritiera.

Passaggio 7: Il sommario esecutivo del business case

Un sommario esecutivo è semplicemente un riassunto di una pagina di tutto ciò che si è analizzato finora.

Il modo più semplice per farlo è quello di fornire rapidi riepiloghi di:

• Problema
• Soluzione
• Costi
• Potenziale di ritorno
• Lasso di tempo
• Chi è coinvolto

Per rendere il sommario esecutivo il più chiaro e conciso possibile, si dovrebbe puntare a una media di una frase per ogni punto di cui sopra.

Per concludere, chiarendo gli obiettivi, identificando il valore che il progetto porterà e spiegando l’implementazione con chiarezza e sicurezza, si sarà già sulla buona strada per costruire un business case credibile.

Creare un documento come questo può essere complicato e richiedere il lavoro di più persone. Avere un software di project management come Twproject che vi aiuti a gestire tutte le fasi della stesura potrebbe fare la differenza.

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