Il software di project management per la pubblica amministrazione

Un software che gestisca i progetti per la pubblica amministrazione? Non è più un’utopia.

La rivoluzione digitare sta travolgendo l’intero sistema ed è chiaro che anche le dinamiche di gestione di un’impresa siano cambiate in modo significativo, così come quelle della pubblica amministrazione.

L’importanza dell’uso di un software di Project Management anche nella pubblica amministrazione

Sia nel settore privato che in quello pubblico, è diventato cruciale avere un software di gestione del progetto all’interno del sistema.

Gli effetti positivi di avere una piattaforma di project management che funziona e si integra perfettamente in un’organizzazione sono enormi.

Come prima cosa, una serie di processi e operazioni di base vengono automatizzati, di conseguenza aumenta la produttività e si riducono i rischi di errori umani.

Inoltre, le piattaforme di gestione del progetto aiutano a garantire la qualità del lavoro.

Last but not least, è possibile avere il controllo totale dei costi, del budget e delle tempistiche.

In parole povere, un software di project management aiuta una realtà a raggiungere i suoi obiettivi anche all’interno della pubblica amministrazione. Lo strumento giusto influirà quindi sul successo dei progetti.

Come selezionare il software di project management nella pubblica amministrazione

Esistono molti tipi di software per la gestione dei progetti, con funzionalità ed interfacce diverse, ed è per questo importante riuscire a capire qual è quello giusto in ogni specifica situazione.

Poiché ogni realtà è diversa, non esiste un software adatto a tutti, soprattutto nel caso della pubblica amministrazione, dove le esigenze possono essere estremamente diverse rispetto ad un’organizzazione privata.

Ecco i passaggi da seguire per assicurarsi di prendere una buona decisione quando si naviga nel vasto mare dei software per la gestione di progetti.

1. Delineare le esigenze dell’organizzazione

La selezione del giusto software di project management inizia con una valutazione chiara e onesta di quali sono i bisogni e le esigenze dell’organizzazione.

Per prima cosa, è necessario assicurarsi che il team sia pronto ad assumere questa nuova soluzione.

Nella Pubblica Amministrazione infatti, i progetti coinvolgono spesso numerose persone. E’ quindi importante assicurarsi che tutti siano sulla stessa linea di pensiero per evitare complicazioni future.

E’ successivamente necessario redigere un elenco di tutte le funzionalità necessarie al project manager ed al team, tenendo conto degli obiettivi.

Il nuovo software inoltre, dovrebbe supportare l’attuale metodologia di lavoro seguita, senza cambiarla – o almeno non drasticamente.

2. Cercare le varie opzioni del mercato

Una volta delineati tutti i requisiti richiesti per il software di gestione del progetto, è il momento di avviare la ricerca dei vari fornitori presenti sul mercato.

Probabilmente nel caso della pubblica amministrazione si potrà anche procedere al lancio di un concorso pubblico per la raccolta di offerte.

Più offerte si hanno, maggiore sarà ovviamente la possibilità di non trascurare nessuna potenziale piattaforma.

Una volta raccolte tutte le offerte, arriverà il momento di restringere la selezione.

Per fare questo, i criteri possono variare: prezzo, tecnologia, funzionalità, grafica, ecc.

3. Test-Drive e valutazione

Questa potrebbe essere la parte più difficile di tutto il processo.

Qui è dove si va effettivamente a provare le piattaforme di project management – che rientrano nei criteri – per vedere quanto soddisfano le esigenze e per procedere a scegliere la soluzione definitiva.

Le demo mostrano come funziona generalmente il prodotto ed è possibile vedere in questo modo se il software è davvero in linea con i bisogni dell’organizzazione o no.

In questa fase è importante imitare i processi reali il più possibile. A tal fine, si dovrebbero coinvolgere tutti i membri del team che andranno a lavorare con la piattaforma, il loro feedback è infatti importante. In questo passaggio, una valutazione accurata è la chiave.

Non dimentichiamoci inoltre della sicurezza dei dati, un tema molto importante per la Pubblica Amministrazione dato che ha a che fare con i dati sensibili dei cittadini ogni giorno.

È importante inoltre assicurarsi che la nuova soluzione si adatti allo stile di lavoro, alle abitudini ed ai bisogni e di non adottare quindi un nuovo software solo per il gusto di farlo.

4. Valutare i costi dei software

Prima di prendere la decisione finale, è necessario considerare i costi relativi alle diverse offerte ricevute. I costi del software di gestione dei progetti possono infatti variare enormemente fra un fornitore e l’altro.

Quando si valutano i costi, è una buona idea tenere in conto anche dei costi di implementazione e di adozione.

Se una soluzione infatti richiede molto tempo per essere implementata, il vantaggio che porta potrebbe essere reso nullo.

Bisogna quindi confrontare il costo di avere quello strumento rispetto al costo di non averlo.

5. Implementazione del nuovo software di project management

Una volta selezionato un fornitore di software per la gestione dei progetti e firmato il contratto, il processo non è ancora finito. Arriva ora il momento di implementare la nuova piattaforma all’interno dell’ufficio.

Il software di gestione dei progetti non è solo per il project manager, è per il team.

È importante quindi a questo punto redigere un piano che spieghi come il team inizierà ad utilizzare il nuovo strumento.

Potrebbe essere una buona idea programmare delle sessioni di training, se necessario.

Inoltre, bisogna assicurarsi di disporre di tutti gli strumenti necessari, che le integrazioni siano completate, e che tutti i documenti importanti siano disponibili all’interno della nuova piattaforma.

Il project manager non deve dimenticare di dare l’esempio utilizzando la nuova soluzione il più possibile e rispondendo a qualsiasi domanda o dubbio a riguardo.

Infine, non deve perdere l’occasione di dimostrare l’aiuto ed il supporto che questo nuovo software di project management porterà al lavoro in generale.

Non c’è dubbio quanto il mercato sia vasto parlando di software di gestione del progetto. Le scelte e le alternative sono infatti numerosissime.

Con questi consigli però, anche la Pubblica Amministrazione sarà in grado di orientarsi e scegliere la piattaforma che più si adatta alle sue esigenze nel rispetto del bene del cittadino, suo obiettivo finale.