L’organizzazione funzionale

Ogni organizzazione funziona su alcuni principi di base e su una struttura particolare.

Lavorare secondo i principi di questa particolare struttura organizzativa consente il raggiungimento di un obiettivo comune, nonché la crescita e lo sviluppo dell’organizzazione e dei dipendenti che la compongono.

Esistono diversi tipi di strutture organizzative e la struttura organizzativa funzionale è una di queste. Ed è di questa che parleremo in questo articolo.

Che cos’è un’organizzazione funzionale?

Un’organizzazione funzionale è il tipo più comune di struttura organizzativa.

Questa è l’organizzazione divisa in gruppi più piccoli definiti in base alle funzioni come ad esempio IT, finanza o marketing.

Questa dipartimentalizzazione consente una maggiore efficienza operativa perché i dipendenti hanno le loro competenze e conoscenze specifiche da condividere all’interno del gruppo.

Queste persone sono supervisionate da un manager funzionale con esperienza nello stesso campo.

Questa esperienza lo aiuta a utilizzare in modo efficace le competenze dei dipendenti, che alla fine aiuta le organizzazioni a raggiungere i propri obiettivi di business.

In una struttura organizzativa funzionale, le relazioni di reporting sono raggruppate in base alla specialità o all’area funzionale.

Il fine della separazione delle aree è quello di permettere alle singole sezioni di occuparsi e preoccuparsi di attività diverse e specifiche.

Qui l’autorità, inerente ad esempio all’allocazione del budget, all’allocazione delle risorse, al processo decisionale, ecc. rimane nelle mani del manager funzionale.

Project Manager vs Manager Funzionale

Di solito in questo tipo di organizzazione il ruolo del Project Manager sarà limitato, dato che avrà bisogno del permesso del manager funzionale per soddisfare le richieste.

La struttura organizzativa funzionale si adatta generalmente ad aziende produttrici di prodotti o beni standard, come le industrie manifatturiere.

Prendiamo in considerazione un’azienda che progetta e vende abbigliamento e accessori moda e immaginiamo il suo reparto creativo che realizza i progetti.

Il reparto creativo farà il suo e non potrà occuparsi di tutto. Sarà invece compito del dipartimento contabilità e finanza tenere traccia dell’importo speso per la creazione del design e per la produzione di massa. Il reparto vendite e marketing si occuperà di presentare piani specifici per la vendita dei prodotti in questione e per attirare il consumatore, mentre il dipartimento risorse umane dovrà garantire che i dipendenti funzionino al loro massimo potenziale.

Tutte queste attività saranno governate dal presidente e dai dirigenti di medio livello dell’organizzazione. Più prodotti porteranno alla creazione di più reparti. Ogni dipartimento avrà molte altre funzioni da svolgere, ma queste sono le funzioni di base di ogni dipartimento.

I vantaggi dell’Organizzazione Funzionale

Ogni tipologia di organizzazione ha i suoi pregi e i suoi difetti. Ovviamente questo avviene anche per le organizzazioni funzionali e proviamo ora insieme ad esaminarne i pregi e i difetti. Cominciamo dai pregi:

• Il team è gestito da una persona esperta con un’abilità e capacità elevate che può adeguatamente comprendere e rivedere l’intero lavoro.
• I membri del team hanno la possibilità di lavorare con altre persone nello stesso campo. Questo consente la condivisione di pensieri e conoscenze e permette l’apprendimento di nuove competenze all’interno della specializzazione.
• I membri del team hanno la possibilità di fare carriera e quindi essere promossi all’interno delle loro aree funzionali. Questo può rappresentare un ottimo motivo per rimanere a lungo sul posto di lavoro.
• Grazie alle competenze delle persone, i lavoratori con competenze specialistiche possono svolgere compiti in modo rapido, efficiente e con maggiore sicurezza, riducendo al contempo gli errori legati al lavoro.
• L’organizzazione funzionale generalmente rappresenta un tipo di struttura ottimale per imprese di piccole dimensioni concentrate sulla produzione o fornitura di singoli prodotti o servizi perché hanno la possibilità di massimizzare le prestazioni. Viene incoraggiata la cooperazione tra pari all’interno delle diverse unità attraverso la supervisione e il coordinamento. La specializzazione porta quindi ad efficienze operative e migliora i livelli di produttività.
• La gerarchia è evidente e i dipendenti non devono riferire a più supervisori correndo il rischio di generare confusione. Ogni dipendente segnala al proprio responsabile funzionale e ciò riduce il numero di canali di comunicazione.
• Non vi è alcuna duplicazione del lavoro perché ogni dipartimento e ogni dipendente ha una responsabilità lavorativa fissa.
• La cooperazione e la comunicazione sono, generalmente, eccellenti all’interno del dipartimento.

Gli svantaggi dell’Organizzazione Funzionale

Passiamo ora ad esaminare i difetti di questa tipologia di Organizzazione:

• In una organizzazione funzionale il raggruppamento delle unità viene effettuato in base alle loro speciali capacità, abilità, compiti o ruoli. Questo permetterà all’intero team di operare correttamente. Tuttavia, le strategie commerciali e il livello di burocrazia rendono difficile rispondere ai cambiamenti immediatamente. Questo è il motivo per cui questo tipo di organizzazione risulta abbastanza rigida.
• Un altro svantaggio della struttura organizzativa funzionale è che questi gruppi funzionali potrebbero non essere in grado di comunicare più spesso di quanto schedulato, riducendo così la flessibilità e l’innovazione.
• Quando un’azienda utilizza questo tipo di struttura, raggruppa le persone in base alle loro conoscenze e competenze. Ciò richiede quindi un sistema di gestione che consenta la promozione, lo sviluppo e la visibilità delle singole competenze in ogni area funzionale.
• La mancanza o un inefficiente coordinamento orizzontale all’interno del dipartimento, potrebbe far sorgere problemi di gestione. La motivazione dei dipendenti è fortemente influenzata dalla mancanza di innovazione e dalle visioni ristrette degli obiettivi organizzativi. Questa struttura può essere rigida e le modalità standardizzate e l’alta formalizzazione possono ostacolare o impedire un processo decisionale più rapido.
• Un’altra debolezza della struttura organizzativa funzionale può essere la mancanza di coordinamento dell’unità. Di conseguenza, sebbene le unità funzionali possano avere un migliore livello di efficienza, potrebbero avere difficoltà nel lavorare bene tra loro, e la cooperazione potrebbe quindi essere compromessa. Alcune persone inoltre, potrebbero essere particolarmente “territoriali” ed individualiste e potrebbero non essere disposte a collaborare. Questi insalubri coordinamenti possono portare a ritardi, impegni non rispettati, interessi in competizione, perdita di tempo e, in generale, ritardi nel completamento del progetto.
• I dipendenti possono sentirsi annoiati a causa del tipo di lavoro monotono e ripetitivo e possono perdere l’entusiasmo per il lavoro.
• I conflitti possono sorgere se il sistema di valutazione delle prestazioni non è gestito correttamente. Ad esempio, potrebbe demotivarsi quel dipendente che percepisce come ingiusta la promozione di un collega con rendimento inferiore.
• Un dipendente altamente qualificato costa di più.
• I dipartimenti hanno una mentalità egocentrica. Il manager funzionale presta più attenzione al suo dipartimento e di solito non si preoccupa degli altri dipartimenti.
• I dipendenti possono avere poca preoccupazione e conoscenza di eventi al di fuori del proprio dipartimento. Ciò causa ostacoli alla comunicazione e alla cooperazione.
• Generalmente, il manager funzionale prende decisioni autocraticamente senza consultare i membri del suo team. Questo potrebbe non funzionare sempre a favore dell’organizzazione.
• Quando l’organizzazione diventa più grande, le aree funzionali possono diventare difficili da gestire a causa delle loro dimensioni. Ogni dipartimento può iniziare a comportarsi come una piccola azienda a sé stante con le sue strutture, la sua cultura ed il suo stile di gestione.
• I dipartimenti funzionali possono essere distratti da obiettivi dipartimentali e concentrarsi su di essi piuttosto che sull’obiettivo generale dell’organizzazione.

 

Per concludere, si può affermare che tra i vari tipi di strutture organizzative una struttura organizzativa funzionale è più adatta alle organizzazioni che non cambiano i loro metodi di lavoro e funzione troppo spesso e dove manca una concorrenza intensa nel mercato che potrebbe richiedere un’azione in tempi rapidi.

Questa struttura richiede una gestione molto potente in grado di risolvere conflitti e problemi interni. In sostanza una gestione che permetta di far funzionare i dipendenti come una squadra, nonostante i dipartimenti specializzati a “compartimento stagno”.

Inoltre, è l’ideale in una configurazione più piccola in cui vi è un solo prodotto o servizio da offrire. Per una configurazione più ampia, questa struttura potrebbe non rivelarsi realmente efficace.