I cosiddetti classici vincoli del progetto, ovvero Veloce, Economico ed Inerente all’ambito, sono una delle maggiori sfide di ogni project manager che deve rispettare questi tre criteri, durante ogni lavoro.
Nello specifico:
- Tempo: qual è la scadenza per consegnare i derivable?
- Costo: qual è il budget disponibile per raggiungere questo risultato?
- Ambito: qual è esattamente il risultato atteso?
INDICE DEI CONTENUTI
Il triplice vincolo dei progetti
Questa triade è anche chiamata triplo vincolo; se si richiede di più riguardo un determinato vincolo, questo influenzerà direttamente gli altri due.
Ecco un semplice esempio per capire perché: se si decide di estendere l’ambito e creare 20 pagine web anziché 10, si avrà logicamente bisogno di più tempo e denaro per raggiungere l’obiettivo con successo.
Il triplice vincolo è ben noto negli ambienti di project management e la maggior parte della letteratura afferma che una volta che questo viene rispettato, i risultati saranno garantiti.
Spesso però, anche se questo triplo vincolo è bilanciato, i problemi si verificano lo stesso. Come mai?
Spesso i PM non prendono in considerazione l’esistenza di ulteriori vincoli che è, invece, necessario ottimizzare.
Un vincolo di progetto è una limitazione o restrizione definita e inflessibile su un progetto. Tutti i vincoli rappresentano dei compromessi.
Un approccio esteso ai vincoli nella gestione dei progetti
Un progetto viene spesso definito di successo se gli obiettivi del progetto vengono raggiunti entro la scadenza e rimangono nel budget.
Ma oltre al tempo, all’ambito (o scopo del progetto) e al costo, ci sono sei ulteriori vincoli che limitano il processo di realizzazione degli obiettivi del progetto. Vediamo quali sono.
Vincolo di Qualità
Sebbene questo vincolo sia abbastanza simile all’ambito, in realtà esistono delle differenze.
L’ambito definisce il risultato esatto desiderato; nel nostro esempio, l’ambito del progetto potrebbe comportare la creazione di 10 pagine web.
La qualità si concentra invece sugli attributi di ciascuna di queste pagine web.
Può essere definita rispondendo a questa domanda: “Quanto corrisponde il risultato alle aspettative iniziali?”
In questo esempio, quindi, la qualità non definisce il numero di pagine Web, ma si può misurare con altri parametri.
Potrebbe essere utilizzato come criterio per valutare la qualità del progetto, per esempio, il numero di parole in ogni pagina.
La richiesta potrebbe essere di 1.000 parole e la tolleranza di qualità potrebbe corrispondere a +/- 100 parole.
Quindi, se una pagina web contiene 900 parole verrà approvata, se invece un’altra pagina web ne contiene solo 850 verrà rifiutata.
In questo caso è evidente come la qualità si relazioni quindi con gli altri vincoli. Ad esempio, il tempo può essere quasi scaduto e la deadline può essere rispettata solamente se si aumenta il livello di tolleranza di qualità accettando un numero di parole corrispondente ad 800 – perché appunto, scrivere ulteriormente significherebbe non rispettare la scadenza.
Vincolo di Rischio
La gestione dei rischi è un compito importante per i project manager e qualsiasi rischio, inutile dirlo, può avere un impatto – più o meno grave – sul progetto.
Ad esempio, durante la preparazione del sito web si decide di saltare il passaggio di revisione del cliente perché si è in ritardo. In questo modo, sussiste il rischio che il cliente respinga le pagine finali appunto perché non ha avuto modo, durante il lavoro, di dare il suo feedback.
Certo, è possibile controllare il rischio in una certa misura attraverso un’analisi dei rischi, ma durante il ciclo di vita di un progetto gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo.
Vincolo di Risorse
Le risorse sono strettamente collegate al costo del progetto.
La quantità di budget disponibile per raggiungere il risultato desiderato limiterà l’uso e l’acquisizione di risorse, il che crea un vincolo separato.
A volte, anche una quantità infinita di denaro non può permettere di acquisire le risorse specifiche di cui si ha bisogno.
Ad esempio, può volerci più tempo del previsto per ricevere una risorsa fisica essenziale per il progetto delle pagine web, come un hardware ad esempio, che farà quindi perdere una scadenza.
In questo caso, nessuna quantità di denaro potrebbe ridurre i tempi di consegna e, per questo, le risorse possono essere considerate un vincolo a sé stante.
Vincolo di Sostenibilità
La sostenibilità di un progetto può svolgere un ruolo importante nella strategia a lungo termine di un’azienda e può spesso influire sul successo di un progetto.
Ci sono tre tipi di sostenibilità: sociale, ambientale ed economica.
Anche se i primi due, generalmente, non si applicano direttamente ad un progetto, la componente economica non dovrebbe essere trascurata dai project manager.
Fondamentalmente, gestire la sostenibilità economica di un progetto si riferisce al modo in cui il project manager gestisce il suo possibile impatto sul futuro dell’organizzazione in generale.
Ad esempio, se si gestisce una linea di produzione automobilistica, si possono utilizzare risorse a basso costo per costruire alcune parti delle auto, al fine di risparmiare sui costi.
Tuttavia, in questo modo si potrebbe sacrificare la sostenibilità economica dell’organizzazione, poiché i consumatori finali potrebbero lamentarsi e, di conseguenza, scegliere in futuro la concorrenza.
Vincoli dei Processi e delle strutture organizzative
La struttura organizzativa di un’azienda può avere un grande impatto sul successo del progetto, poiché definisce l’ambiente del progetto.
Le parti interessate potrebbero infatti avere un’influenza significativa sulle decisioni che devono essere prese.
O, ancora, il flusso di comunicazione troppo lento o a singhiozzo tra dirigenti e responsabili di progetto potrebbe portare a decelerazioni impreviste del progetto.
Avere quindi una struttura organizzativa efficiente alle spalle è un vincolo in meno per il progetto.
Vincolo di Metodologia
Scrum, Agile, Kanban… Diverse metodologie di gestione del progetto possono essere utilizzate per affrontare un progetto.
Ciascuna di queste metodologie presenta diversi limiti.
Se si utilizza la metodologia Scrum, si dovranno organizzare riunioni giornaliere e ricevere numerosi feedback e, di conseguenza, investire in risorse adeguate a coprire questi sforzi.
Se si usa la metodologia Agile invece, sarà generalmente più difficile stimare il tempo necessario di un’attività in anticipo, il che aumenterà il rischio di perdere la scadenza.
Quindi, per scegliere la giusta metodologia, è importante valutare la situazione specifica di ogni progetto.
Vincolo di Soddisfazione del cliente
La soddisfazione del cliente misura quanto le aspettative del cliente corrispondono al risultato finale di un progetto.
Se la squadra ha consegnato risultati eccellenti in tempo e nel budget, il cliente sarà molto probabilmente felice e soddisfatto.
Ma, se il costo si rivelasse superiore al previsto, questo significherebbe fare un compromesso per poter raggiungere un livello di soddisfazione, per lo meno sufficiente, da parte del cliente.
La soddisfazione del cliente influenzerà notevolmente il successo del progetto ed è quindi possibile considerarla un vincolo a parte.
Per concludere, è fondamentale conoscere i diversi vincoli di un progetto. L’unico modo per controllarli è capirli.
Pertanto, quando si lavora ad un progetto e, soprattutto, quando si prendono decisioni importanti in merito, il project manager non dovrà prendere in considerazione solo il tempo, l’ambito ed il budget, ma anche il fattore qualità, rischio, risorse, sostenibilità, struttura organizzativa, metodologia e soddisfazione del cliente.
