Il Project Management Office

Quando si parla di implementare un Project Management Office la domanda nasce spontanea: “Un altro dipartimento? È davvero necessario?”.

In realtà, se si conducono più progetti, un Project Management Office, o PMO, è praticamente necessario.

I vantaggi di un PMO sono spesso ignorati o sottovalutati, ma, avere un ufficio come questo all’interno di un’organizzazione, aumenta le probabilità di successo del portfolio di progetti.

In generale, ci sono molte buone ragioni per l’introduzione di un Project Office, specialmente nelle organizzazioni più grandi e con un volume di progetti e una complessità crescenti.

Ma che cos’è un Project Management Office?

I Project Management Office nascono oltre 100 anni fa e la loro funzione si è evoluta nel tempo.

Il PMO è un gruppo o dipartimento all’interno dell’organizzazione il cui compito è definire e mantenere gli standard per la gestione dei progetti.

Si può pensare al PMO come alla “commissione regolatrice” che cerca di standardizzare e introdurre economie di ripetizione nell’esecuzione di un progetto per mantenere la produttività.

Offre inoltre una guida al progetto e sviluppa metriche sulla pratica della gestione del progetto e sulla sua esecuzione.

Cosa fa esattamente un PMO?

In generale, un PMO mantiene una panoramica dei progetti, conosce la strategia aziendale e garantisce che entrambi vadano di pari passo.

Tuttavia, le aree di applicazione specifiche di un PMO variano notevolmente da una società all’altra.

Non esistono campi di attività univoci, ma esistono diverse possibilità, ad esempio:

• Compilare il portfolio del progetto classificando, selezionando e dando priorità ai progetti in base alla strategia aziendale e alle risorse disponibili e preparando il processo decisionale (portfolio management)
• Pianificare le risorse a livello di portfolio, ottimizzare il loro utilizzo e risolvere i conflitti di risorse
• Mantenere i dati attuali dei dipendenti, soprattutto in termini di capacità, allocazioni di progetti e competenze
• Standardizzare metodi e processi nella gestione dei progetti
• Selezionare, implementare ed istruire i dipendenti su strumenti e software
• Aumentare la trasparenza dei progetti attuali e pianificati attraverso dati di progetto affidabili e aggiornati
• Promuovere il flusso di informazioni e la comunicazione
• Creare una base di conoscenza con lezioni apprese e best practice dai progetti precedenti per evitare errori di ripetizione
• Monitorare lo stato di avanzamento del progetto e controllare le dipendenze che influiscono su risorse, budget e pianificazioni
• Formare e seguire dirigenti e stakeholder del progetto
• Supportare dal punto di vista amministrativo ed operativo i project manager ed il team di progetto.

In che modo un PMO apporta benefici in una organizzazione?

In primo luogo, un PMO consente di lavorare entro i confini di un piano a lungo termine e quindi essere più efficienti nel processo decisionale grazie alla guida di questo dipartimento.

Grazie alla valutazione basata su metriche, un PMO può aiutare a mantenere i progetti in carreggiata e avvisare quando la pianificazione, il budget e altri problemi di ambito stanno minacciando il progetto. In questo modo è possibile agire tempestivamente quando sorgono problemi.

Quando si lavora su diversi progetti, il PMO ha una profonda comprensione dei collegamenti e delle interdipendenze tra questi progetti. Questo fornisce una visione generale del lavoro che spesso non fa parte della competenza o della capacità di un project manager singolo.

Un PMO può essere un valido supporto anche per la gestione delle comunicazioni con gli stakeholder, che a livello generale. Nella realtà, infatti, questo ufficio ha relazioni e contatti con altre parti o partecipanti ai programmi con cui un project manager potrebbe non essere così “intimo”.

E questi sono solamente alcuni esempi. I vantaggi infatti sono molto più numerosi.

Con un PMO è possibile allineare più progetti agli obiettivi aziendali.
Sempre con l’aiuto di un PMO, questi progetti possono essere implementati entro il budget, utilizzando la capacità di risorse disponibili.

Ciò significa che i costi per progetto diminuiscono e meno progetti falliscono. Il tutto va, di conseguenza, a migliorare la soddisfazione del cliente.

Certamente, solo costituire un PMO non è abbastanza; si ha bisogno infatti di risorse valide , processi collaudati e tecnologia di supporto per ottenere il massimo.

Il successo di un PMO non è sempre immediatamente visibile o misurabile. Tuttavia, il beneficio a medio-lungo termine dei PMO ad alto funzionamento è stato confermato da molti studi.

Quando serve realmente un ufficio di Project Management in Azienda?

Prima di partire nell’attivazione di un ufficio dedicato è bene considerare il reale valore di questo inserimento.
E’ bene, infatti, definire se e come questa area potrà portare benefici all’azienda.
La prima cosa da considerare è lo stato dell’arte dell’azienda: i reparti comunicano tra loro, lavorano in sintonia? Oppure le aree lavorano a compartimenti stagni?

Ovviamente nel secondo caso un ufficio di PM può essere la soluzione ideale.

Come attivare un ufficio di Project Management in Azienda?

Dopo aver definito cos’è un PMO e visto i benefici che questo può apportare ad un’organizzazione, vediamo ora le fasi per implementarlo.

Il processo si struttura in tre passaggi.

Passaggio 1: Analisi della situazione

Si parte con un’analisi della situazione attuale dell’organizzazione.
Si controllano i metodi, i processi e gli strumenti di gestione del progetto che vengono utilizzati per identificare eventuali segni di debolezza.

Si crea, quindi, un elenco di progetti, informativo, completo ed aggiornato per determinare chi sta lavorando su cosa.

Avere questa documentazione di progetti è di vitale importanza per poi applicare miglioramenti al sistema.

Passaggio 2: Progettare responsabilità e dinamiche dell’Area

Una volta identificato l’elenco dei progetti è necessario stabilire le aree di responsabilità, la posizione gerarchica e le competenze del PMO.

Ad esempio, è un’unità di servizio che fornisce gli strumenti necessari o è impostata per la formazione e il supporto dei responsabili di progetto per garantire la qualità del progetto?

Ci sono diverse aree che il PMO può coprire, tra queste:

1. Formazione e coaching, partecipazione allo sviluppo del personale per membri del progetto.
2. Supporto operativo, organizzazione di workshop o assunzione temporanea di lavoro come controller di progetto.
3. Analisi e gestione di metodi e processi.
4. Ufficio di gestione strategica del progetto, responsabile della configurazione e dell’implementazione del progetto, della selezione dei progetti e della loro priorità tramite analisi costi-benefici e altre variabili.

Qualunque sia l’area scelta è necessario non sovraccaricare il PMO fin dall’inizio.
Consigliamo di limitarlo ad una o due aree di responsabilità.

Passaggio 3: Attivare il PMO

Proprio come si fa con qualsiasi altro progetto, si procede passo dopo passo.

Una volta in funzione, dopo aver attivato le responsabilità del personale interno, l’area è pronta per dimostrare la sua validità.
Il nuovo PMO deve convincere tutti i soggetti interessati dei vantaggi che comporta ed apporta.

Se il PMO è costituito dalle persone giuste, non ci saranno dubbi sul fatto che questo nuovo dipartimento verrà accolto dall’organizzazione a braccia aperte.

Se il PMO, poi è dotato da subito di infrastruttura tecnologica, ed un software di gestione multiprogetto, le perfomance aumentano decisamente.

Quale futuro per il PMO?

Il PMO di oggi, potrebbe non essere quello dei prossimi anni.
Alcune Ricerche di settore, infatti, indicano un calo nei prossimi anni di queste aree aziendali, a favore di nuovi team digitali.
Questo richiederà adeguamenti a pratiche nuove, anche in funzione della evoluzione della forza lavoro e dei team multigenerazionali.

Hai anche tu questa visione? Raccontacelo, ci piacerebbe immaginare assieme il PMO del futuro!