Aumentare la produttività del lavoro del tuo team non è un compito impossibile, ma richiede esercizio e alcune tattiche valide.

La produttività del gruppo di lavoro nel project management dipende dall’organizzazione del lavoro e dall’ausilio di tecniche e strumenti per la gestione delle attività e del tempo.

In questo articolo vedremo quindi 7 semplici strategie per aumentare la produttività nel lavoro.

7 suggerimenti per aumentare la produttività del lavoro

1. Stabilire degli obiettivi

Quando si lavora su grandi progetti, spesso l’obiettivo finale può intimidirci e creare disorientamento nel team. Il team non dovrebbe infatti avere visibilità dell’intero progetto, ma essere focalizzato sulle parti che gli competono.

Questo garantisce il coinvolgimento delle risorse in scope precisi del progetto.

In questo caso l’utilizzo di un software di gestione progetti può fare la differenza. Per esempio aiutandovi a scomporre il progetto con la WBS, assegnando le risorse nelle giuste fasi con il giusto ruolo.

Ognuno sarà focalizzato sul proprio obiettivo a breve termine, e tu potrai monitorare tutto da una visione complessiva dell’avanzamento.

2. Svolgere un’attività alla volta

Quando ci concentriamo su più di un’attività alla volta, tendiamo a sprecare tempo prezioso nel momento in cui passiamo da un’attività all’altra.

Ciò può comportare che alcuni dei compiti rimangano incompleti o vengano eseguiti con una qualità inferiore.

Molti pensano che il multitasking sia la tecnica migliore; tuttavia, anche se questo può sembrare produttivo, raramente produce i migliori risultati.

È essenziale quindi che tutti i membri del team si concentrino su un solo compito alla volta e che siano quindi in grado, ogni giorno di poter vedere velocemente la lista delle cose da fare in ordine di svolgimento, per poterle eseguire, chiuderle ed andare a quella successiva.

3. Fare delle pause regolari

Può sembrare strano suggerire di fare delle pause quando si parla di produttività sul lavoro, ma i break regolari in realtà aiutano a ridurre lo stress e ad aumentare la produttività.

Prendere una pausa può sembrare una perdita di tempo, soprattutto nel caso di una scadenza ravvicinata.

Tuttavia, se il team non si concede alcuni minuti di relax, può intaccare i progressi del lavoro a causa di affaticamento o esaurimento.

E’ bene pianificare brevi pause, 15 minuti ogni due ore, durante la giornata lavorativa.

Come project manager incentivale e partecipa anche tu!

4. Dare priorità ai compiti più importanti

Concentrarsi sulle attività più impegnative e che richiedono più tempo prima di qualsiasi altra cosa può aiutarti a rimanere più concentrato.

Può essere allettante evitare compiti difficili o che richiedono tempo e concentrazione per focalizzarsi invece su vittorie rapide.

Tuttavia, portare a termine i progetti più difficili già all’inizio, può aumentare la motivazione e la concentrazione per il resto della giornata.

Dare quindi priorità alle attività più importanti già all’inizio della giornata lavorativa o generalmente in un momento in cui sei più vigile ed energico.

Questo è vero per te come per tutto il tuo team, accertati quindi che ognuno di loro abbia chiaro cosa fare e con quale priorità.

Per questa attività, come per la stesura dei compiti può davvero esserti utile un software di project management.

Con Twproject per esempio, dopo aver suddiviso il progetto in fasi e assegnato le risorse corrette su ogni fase, potrai aggiungere tutti i task con la giusta priorità, ognuno saprà cosa fare ed entro quando.

Il lavoro condiviso su un unico strumento ti permetterà di avere visibilità completa su cosa è stato fatto e su ciò che rimane da fare.

5. Delega alcuni compiti

Delegare non significa scaricare il lavoro che non vuoi fare, ma si tratta di garantire che tutti stiano lavorando alle attività più adatte alle loro capacità e disponibilità.

Come responsabile di progetto, prendi in considerazione l’utilizzo di metodi di delega per suddividere i compiti tra i membri del tuo team.

Delegare rende le risorse più coinvolte e responsabili all’interno del progetto, e per quanto ti spaventi, ti permetterà di non doverti occupare dell’inserimento di ogni piccola attività.

Questo, che può sembrare infattibile senza un controllo generale del progetto, diventa immediato con l’uso di uno strumento che ti permette di avere tutte le informazioni in un unico posto.

Un errore comune che intacca la produttività è che spesso ci occupiamo di lavori troppo specifici, che esulano dal nostro mandato e che possono essere svolti molto più rapidamente dai membri del nostro team.

6. No alle riunioni

La maggior parte delle riunioni si affermano come grandi perdite di tempo, eppure regna la tendenza di continuare ad organizzarle senza porsi domande.

Prima di organizzare – o confermare la partecipazione – ad una prossima riunione, chiediti se puoi raggiungere gli stessi obiettivi tramite altri canali, come e-mail, una telefonata, ecc.

E se devi assolutamente tenere o partecipare ad una riunione, esistono prove che gli stand-up meeting, cioè gli incontri in cui tutti stanno in piedi, possono provocare un aumento dell’eccitazione del gruppo, una diminuzione della territorialità e migliori prestazioni.

Un altro suggerimento che si basa su uno studio svolto dal Massachusetts Institute of Technology (MIT) è quello di avere tre giorni alla settimana completamente liberi da meeting.

La produttività lavorativa in questi casi è aumentata del 73%, la soddisfazione dei lavoratori è cresciuta del 65%, mentre i livelli di stress dei dipendenti sono diminuiti del 57%.

Le riunioni sono sicuramente importanti per stabilire obiettivi e valutare i risultati dell’organizzazione.

Tuttavia, meeting ogni giorno causano disinteresse, soprattutto quando sono organizzati senza preavviso, senza preparazione e su questioni di poca importanza.

7. Affidati ad un software di project management

Come avrai capito, tutto quello che puoi fare per aumentare la produttività del tuo team, raggiungendo gli obiettivi di progetto può essere molto più semplice se ti affidi ad un software di project management.

Con Twproject potrai facilmente creare progetti con la loro WBS, pianificare le attività, priorittizzarle, delegare, mantenendo il controllo e la visione d’insieme del progetto.

Consenti a te stesso e al tuo team di applicare questi suggerimenti e di utilizzare strumenti di project management come Twproject per aumentare la produttività del lavoro del team e massimizzare gli obiettivi professionali e personali.