Gestión visual de proyectos

Gestión visual de proyectos es un enfoque interesante para la gestión de proyectos. Una estrategia de gestión de proyectos diseñada para incrementar el éxito mediante la visualización de componentes del proyecto, como los datos y las actividades.

Es un hecho comprobado que las personas reciben más del 80 % de la información a través del sentido de la vista.

Desde la más tierna edad, escribimos y dibujamos para visualizar nuestros pensamientos, emociones y cosas que debemos recordar.

¿Por qué no usar este método para hacer el trabajo más sencillo y eficiente? De hecho, la visualización es algo que podemos implementar en la gestión de proyectos.

Gestión visual del proyecto

Al adoptar una gestión visual de proyectos, los equipos y las organizaciones pueden completar proyectos de cualquier tipo con mayor velocidad y eficiencia.

La gestión visual de proyectos se convierte así en una técnica para la gestión del trabajo.

En lugar de enumerar actividades en una «lista de tareas pendientes» o perder tiempo valioso rastreando información en el correo electrónico, archivos compartidos y hojas de cálculo, es mucho más fácil seguir el trabajo mediante una herramienta visual de gestión de actividades.

Las funcionalidades visuales pueden ser un recurso valioso para cualquier estilo de diseño, pero se asocian más comúnmente con métodos ágiles como Scrum y Kanban.

De cierta forma, la Gestión visual de proyectos se inspira en la antigua pizarra escolar.

El tablero actúa como una hoja de ruta, un rastreador de avances y una herramienta de colaboración para todo tipo de equipos de desarrollo.

Por esta razón, en Twproject, además del uso de herramientas visuales ya mencionadas (como el diagrama de Gantt y la gestión de incidencias), hemos creado auténticas pizarras.

Tableros físicos y tableros digitales para la gestión visual

Los pizarrones físicos son una forma común de compartir información, por ejemplo, para reunir temas para una reunión. En Twproject, encontramos los «gemelos digitales» de los tableros físicos.

Una pizarra es un «espacio abierto» donde cualquiera (casi cualquiera, ya que la seguridad siempre está presente en segundo plano) puede insertar un mensaje.

Así es como se ve una pizarra en uso.

En cualquier momento durante un proyecto, se manipulan, transforman y comunican cientos de datos individuales.

Estos datos incluyen estimaciones de mano de obra, gastos de capital y operativos, listas de actividades, métricas de desempeño, calendarios, análisis de costos y beneficios, perfiles de riesgo, datos de tendencias, etc.

A medida que aumenta la velocidad empresarial y crece la necesidad de enfocarse en una mayor cantidad de datos para mantener el control sobre la ejecución del proyecto, se requieren herramientas y técnicas nuevas e innovadoras que apoyen a los gerentes de proyectos.

La visualización de datos y procesos complejos ha demostrado ser invaluable para satisfacer estas necesidades.

La gestión visual de proyectos como facilitadora

Las herramientas visuales tradicionales, como los diagramas de Gantt, las tarjetas Kanban, los diagramas de procesos, los calendarios del equipo de proyecto, los gráficos de organización de partes interesadas y similares, ofrecen ventajas propias, pero no cuentan la historia colectiva del estado general del proyecto.

Para complicar aún más la situación, los patrocinadores y las partes interesadas clave del proyecto quizás ya no tengan tiempo para informes extensos sobre el estado del proyecto ni para reuniones semanales.

Las decisiones deben tomarse al instante, con los datos disponibles en ese momento.

Por esta razón, la disciplina tradicional de gestión de proyectos, que explota procesos y enfoques documentales de manera «pesada», se abandona rápidamente a favor de métodos más ágiles.

Algunos estudios también han demostrado que la información presentada en formatos de texto es ineficaz e ineficiente.

El ojo humano puede percibir esquemas visuales 65 000 veces más rápido en una imagen que en una forma tabular.

Estos hechos han llevado, por tanto, a la creación de un nuevo nicho dentro de la comunidad de gestión de proyectos conocido como Visual Project Management.

El estilo Scrum-ban

Respecto a la metodología actual, muchas de las herramientas visuales útiles combinan los mejores aspectos de Kanban y Scrum, con los que los equipos de proyecto ya están familiarizados.

Algunos usuarios han comenzado a llamar a este estilo «Scrum-ban«.

Las características visuales comunes incluyen:

• Panel de control en tiempo real
• Línea de tiempo
• Informes gráficos (Gantt, burndown, etc.)
• Tableros (Kanban)
• Roadmap del producto

La ventaja clave de este nuevo enfoque es la velocidad, ya que la información crítica del proyecto se puede generar, replicar y comprender de manera más eficiente y efectiva.

La adopción de este nuevo enfoque también ofrece otras ventajas adicionales para los gerentes de proyectos, los miembros del equipo y, sobre todo, para las partes interesadas más importantes:

• El estado de las actividades de planificación, ejecución, monitoreo y control del proyecto está disponible en una sola vista, de un vistazo y es fácil de entender
• Mejora la claridad, visibilidad y comprensión del alcance general del proyecto y su plan operativo
• Las asignaciones de recursos, o sobrecargas de recursos, dentro del proyecto o en múltiples proyectos, son claramente visibles
• Como consecuencia del punto anterior: mejor planificación y asignación de recursos
• Los impactos de los cambios en el alcance, el plan, las prioridades o los recursos están disponibles en tiempo real
• La información se proporciona de tal manera que todos pueden acceder a ella, en cualquier momento, lugar y forma conveniente
• Capacidad para identificar áreas problemáticas más rápidamente

Acelera los procesos con Gestión Visual de Proyectos

Gestión Visual de Proyectos puede acelerar el progreso al compartir la información del proyecto en tiempo real de una manera más fácil de acceder, comprender y transmitir.

Hoy en día, el gerente de proyectos debe gestionar mucho más que solo el alcance del proyecto, los entregables, las comunicaciones y los equipos.

La gestión visual del proyecto no es realmente un enfoque radicalmente nuevo que altere la disciplina.

Es simplemente un conjunto de herramientas y técnicas que refuerzan lo que ya sabemos: las personas trabajan y gestionan proyectos de manera más eficiente cuando tienen una visión clara de cómo se mueven y conectan entre sí los componentes del proyecto.

La mejor manera de representar y compartir esta información en tiempo real no es mediante una hoja de cálculo ni una serie de correos electrónicos, sino mediante una imagen.

¿Has adoptado también la gestión visual de proyectos en tu trabajo? Cuéntanos sobre tu experiencia.