Si estás buscando una solución óptima para gestionar las tareas y las listas de pendientes de tu equipo, en este breve artículo te ayudaremos a encontrar el software que se adapta a tus necesidades, con una panorámica actualizada a 2023.
En comparación con otras listas extensas que encontrarás en línea, la nuestra será breve y eficaz, porque hemos seleccionado y probado para ti los 6 mejores productos del mercado, y los examinaremos en sus versiones gratuitas y de pago.
1. Twproject
Si estás buscando un software flexible y capaz de satisfacer las necesidades de equipos de trabajo de cualquier tamaño, desde pequeñas empresas hasta las más grandes, puedes darle una oportunidad a Twproject.
Twproject es una herramienta óptima porque en su simplicidad ofrece las utilidades necesarias para la gestión de proyectos en todos sus aspectos clave, desde listas de tareas pendientes, asignación de tareas y worklog, hasta la gestión del presupuesto y la carga de trabajo. Su punto fuerte es combinar una gestión waterfall, altamente estructurada y útil para que el gerente de proyecto mantenga bajo control todo el ciclo de producción, con un sistema agile que responde a las necesidades de cada trabajador de gestionar diariamente sus asignaciones mediante herramientas simples. Hemos hablado en un artículo reciente sobre la diferencia entre la gestión waterfall vs agile.
En la fase inicial, el gerente de proyecto puede configurar en Twproject una WBS general y un Gantt interactivo, que permitirán mantener bajo control los plazos y el presupuesto a lo largo del tiempo. Luego podrá asignar tareas y gestionar el trabajo diario mediante listas de tareas pendientes, tableros Kanban y planificadores semanales. Cada necesidad, ya sea del gerente de proyecto o del empleado, está contemplada en Twproject.
En resumen, las principales funcionalidades de Twproject son:
- Gestión waterfall/agile
- Diagrama de Gantt
- Tablero Kanban
- Lista de tareas pendientes
- Compartición de archivos
- Worklog y hojas de asistencia
- Gestión de presupuesto y recursos
- Gestión de carga de trabajo
Costos: a partir de 4,89 € por usuario/mes.
Pros: Twproject es una herramienta completa para todos los diferentes perfiles profesionales, permitiendo diferenciar los roles y ofreciendo una gestión de tiempos y costos mejor que la de muchos otros productos en el mercado. El gestor de proyectos tiene siempre una vista general del proyecto constantemente actualizada. Twproject ofrece, entre otras cosas, soporte e interfaz también en italiano.
Contras: No hemos encontrado ninguno.
Twproject es la respuesta adecuada para quienes buscan un sistema completo pero fácil de usar, exhaustivo pero altamente flexible.
2. Wrike
También Wrike es un software muy conocido en el ámbito de la gestión de tareas y se adapta bien a las necesidades tanto de pequeños grupos de trabajo como de empresas de mayor tamaño.
Tiene un sistema integrado de seguimiento del tiempo de trabajo, pero es algo deficiente en la posibilidad de agregar anotaciones libres porque no tiene herramientas para notas o para mapas conceptuales.
Las principales funcionalidades de Wrike son:
- Compartición de archivos
- Seguimiento del progreso en las tareas
- Estados del flujo de trabajo
- Milestone
Costos: versión gratuita o de pago hasta $24.80 por usuario/mes
Pro: proyectos ilimitados; personalización según las diferentes necesidades del tipo de equipo.
Contras: diagrama de Gantt y temporizador para el seguimiento disponibles solo en los planes de pago; escasez de herramientas para anotaciones.
Ya sea que formes parte de un equipo pequeño o que gestiones una gran rama empresarial, Wrike puede ser adecuado para ti. Sin embargo, si eres un pensador creativo, podrías sentirte un poco limitado.
3. Monday.com
Monday.com es un producto actualmente muy publicitado que ofrece funciones de gestión de tareas de uso sencillo e intuitivo. Presenta diversas funcionalidades de gestión de actividades que te permitirán crear asignaciones con facilidad.
Sin embargo, como es de prever para una herramienta tan promocionada, sus costos no son exactamente de los más económicos.
Las principales funcionalidades de Monday.com son:
- Vista de calendario
- Seguimiento de plazos
- Automatizaciones
- Tarjetas ilimitadas
Costos: versión de pago desde 8 € hasta 16 € por usuario/mes.
Pros: sistema de mensajería integrado especialmente indicado para equipos que trabajan de forma remota; interfaz de usuario que permite visualizar más información en un solo lugar.
Contras: navegación algo desorganizada y dispersa; falta de algunas funciones, en particular el panel de control, en la versión móvil.
Actualmente es uno de los principales actores del mercado para la gestión de tareas y listas de pendientes, con herramientas que favorecen la colaboración en equipo. Sin embargo, esperamos que con el tiempo mejore en flexibilidad.
4. ProofHub
ProofHub es un eficiente software todo en uno para la gestión de proyectos y la colaboración en equipo, que ofrece excelentes funcionalidades de gestión de tareas y permite obtener buenos resultados. Desde la definición de prioridades con listas de tareas personalizadas hasta la asignación de tareas y fechas límite, ProofHub asegura que todos estén alineados.
También es posible colaborar en documentos, archivos y presentaciones, y comunicarse con los miembros del equipo mediante chat, comentarios y debates. ProofHub es fácil de usar y su plan de precios fijo lo convierte en una excelente opción para empresas de todos los tamaños.
Principales funcionalidades:
- Vistas múltiples de tareas: tabla, tablero, Gantt, calendario
- Chat integrado
- Informes sobre campos personalizados
- Seguimiento de tiempos
- Comentarios y @menciones para una colaboración eficaz
- Flujos de trabajo personalizados
- Prueba de impresión en línea
Costos: Precio fijo de 45 $ al mes (con facturación anual) para un número ilimitado de usuarios.
Pros: curva de aprendizaje sencilla, adecuado para equipos de diversos tamaños, un centro centralizado para organizar y almacenar los datos.
Contras: las notificaciones son a veces intrusivas.
Software todo en uno para la gestión de proyectos y la colaboración empresarial, ProofHub satisface las necesidades de escalabilidad de equipos de cualquier tamaño. Esto hace que la herramienta sea adecuada para diferentes sectores y flujos de trabajo.
5. Basecamp
Basecamp también es una aplicación particularmente útil para equipos que trabajan de forma remota. Su funcionamiento es simple: ingresas un proyecto y lo divides en tareas por completar, luego guardas estas últimas en forma de lista de tareas pendientes. En ese punto puedes asignar las tareas, definir las fechas de vencimiento, agregar notas y archivos adjuntos.
Sin embargo, dentro de Basecamp faltan algunas funcionalidades de gestión de proyectos bastante básicas: en primer lugar, la posibilidad de asignar prioridades a las actividades y monitorear los tiempos; además, esta plataforma no ofrece herramientas como los tableros Kanban y los diagramas de Gantt. Si tu equipo puede prescindir de estas herramientas, Basecamp es una buena solución para una empresa de tamaño mediano.
Qué ofrece Basecamp:
- Mensajería en tiempo real
- Gestión de tareas simplificada
- Check-in automático
- Seguimiento del avance del proyecto (Hillcharts)
Costos: desde 15 $ por usuario/mes hasta 299 $ mensuales para usuarios ilimitados
Pros: buena relación calidad/precio; centralización de todas las herramientas, comunicaciones y documentos relacionados con un proyecto en un solo lugar, lo que facilita la colaboración en el equipo.
Contras: falta de algunas funcionalidades básicas; espacio de almacenamiento bastante limitado si se colabora en varios proyectos y si los miembros del equipo suben varios archivos.
Una interfaz simple con la información esencial concentrada en una única vista, eficaz especialmente si se trabaja de forma remota y con horarios independientes.
6. Trello
Trello se destaca por tener como enfoque principal los tableros Kanban: por lo tanto, su interfaz principal se presenta como un gran tablero con varias tarjetas en las que los usuarios actúan como si estuvieran anotando información en notas adhesivas.
Para que Trello sea eficiente también para proyectos de mayor complejidad, es necesario adquirir una licencia de pago. En ese caso podrás desbloquear algunas funcionalidades adicionales como los diagramas Gantt y otras. Queda entonces la duda de si el esfuerzo vale la pena, ya que hay otros software que ofrecen las mismas funcionalidades a precios más bajos.
Las principales características de Trello son:
- Organización en «tableros», «listas» y «tarjetas»
- Listas de verificación
- Posibilidad de adjuntar archivos
- Integraciones ilimitadas (versión premium)
- Tableros públicos/privados (versión premium)
- Mayor soporte al cliente (versión premium)
Costos: versión gratuita o de pago hasta $17,50 por usuario/mes
Ventajas: sistema de notificaciones instantáneas; facilidad para visualizar las fechas límite; buena navegación y visibilidad incluso en la versión móvil.
Desventajas: imposibilidad de trabajar sin conexión; limitaciones en la carga de archivos; no es adecuado para proyectos con varios equipos de trabajo.
Trello es una solución muy visual y altamente adaptable, útil cuando se trabaja a distancia. Sin embargo, no es práctica cuando se trabaja en proyectos grandes o si se pretende hacer planificación a largo plazo.
Conclusiones: cómo elegir el software de gestión de tareas y listas de pendientes más adecuado para ti
1. Define las principales necesidades de tu equipo
En un artículo anterior abordamos los motivos que deberían llevarte a elegir un software de gestión de proyectos, en lugar de confiar en iniciativas personales individuales, que aún con demasiada frecuencia se limitan a notas en papel o, como mucho, a hojas de Excel compartidas.
En nuestra experiencia, una gran parte de los empleados de la empresa se queja de no contar con la tecnología y las herramientas adecuadas para optimizar su trabajo. De hecho, no siempre es posible hacer un seguimiento de cada actividad del proyecto, cumplir con los plazos, monitorear el progreso y gestionar tu equipo sin una herramienta adecuada.
Pero, ¿cómo saber qué utilizar? Recientemente hemos hablado de los diez aspectos a tener en cuenta para elegir una buena herramienta de gestión de proyectos. En pocas palabras, deberías concentrarte en los aspectos clave de la gestión de tareas y entender cuáles son fundamentales para tu equipo. Considera estos diez puntos y ordénalos por prioridad:
- Flujo de trabajo: las fases del proyecto
- Diagramas de Gantt
- Listas de tareas pendientes
- Seguimiento del tiempo y gestión de recursos
- Colaboración interna
- Gestión del presupuesto
- Personalización
- Integraciones
- Acceso remoto y/o desde dispositivos móviles
- Idioma y asistencia
Recuerda también que el objetivo final de una buena gestión de tareas es no dejar a nadie atrás. Con una gestión de actividades adecuada podrás fortalecer el sentido de pertenencia del equipo y no desperdiciar recursos, tanto económicos como, sobre todo, humanos.
2. Prueba la versión gratuita
Como has visto, está claro que la oferta de soluciones de software en el mundo de la gestión de tareas es amplia. Por lo tanto, después de haber elegido una o más soluciones, nuestro consejo es siempre hacer una prueba gratuita. Las razones, en nuestra opinión, son las siguientes:
- No gastes tu dinero inmediatamente comprando el primer software de gestión de proyectos que se te ocurra; muchos ofrecen un período de prueba gratuito. Naturalmente, asegúrate de aprovechar bien este servicio y presta atención a la fecha de vencimiento del período de prueba. Elige quien ofrezca mayores garantías también en este aspecto.
- Muy a menudo, junto con la prueba gratuita, podrás acceder al soporte al cliente y así explorar todas las funcionalidades, comprender su uso y comparar tus necesidades con la experiencia de quienes conocen bien el sistema, aprovechando también las posibles personalizaciones. Además, recuerda: si la plataforma elegida no tiene las funcionalidades que deseas, no significa que no las tendrá en el futuro: las mejores empresas de software prueban constantemente y lanzan regularmente nuevas versiones del producto.
- ¿Quieres darle una oportunidad a nuestro primero de la lista? Twproject te ofrece una prueba gratuita de 15 días y, en nuestra opinión, es útil para la gestión de proyectos para equipos de todos los tamaños, perfecto si necesitas confiar en un único software fácil pero completo.
Estos son, para nosotros, los mejores softwares de gestión de tareas y listas de pendientes de 2023.
¡Cuéntanos cuál ha sido tu experiencia y cuál será tu elección final!
