Analizar la calidad e intentar mejorarla es probablemente el objetivo principal detrás de la mejora continua de los procesos empresariales.
Esta filosofía de mejora de procesos proviene de una persona muy importante, William Edwards Deming, un estadístico, a menudo definido como un filósofo de la ciencia.
TABLA DE CONTENIDO
El objetivo de Deming era volver a aplicar el método científico a los sistemas de gestión de procesos empresariales, lo cual logró con el llamado Ciclo de Deming, o Planificar Hacer Verificar Actuar (PDCA).
El enfoque de Deming no se trata solo de mejorar procesos, sino que también puede tratarse de mejorar toda una organización en general.
Qué es el Ciclo de Deming
El ciclo de Deming (también conocido como rueda de Deming) es un modelo de mejora continua de la calidad que consiste en una secuencia lógica de cuatro fases clave:
- P – Plan, o planificación
- D – Do, o ejecución
- C – Check, es decir, prueba y control
- A – Act, que es la acción
La experiencia de Deming como ingeniero le dio una visión general de los procesos industriales y el intento real de estandarizar las operaciones para garantizar el funcionamiento a gran escala.
Al estudiar física matemática, se encontró en una posición que le permitió contribuir a la creciente ciencia de la estadística.
Las técnicas de muestreo de Deming, por ejemplo, todavía se utilizan en el Departamento del Censo de EE. UU. y en la Oficina de Estadísticas Laborales.
Los puntos clave en los que trabajaba Deming son:
- Contar con un sistema para la mejora continua de la calidad
- Reducción de errores y defectos mediante niveles más altos de uniformidad en la calidad
- Comprensión del significado de la calidad en el contexto de la gestión empresarial
Veamos en detalle las cuatro fases del Ciclo de Deming.
Las fases del Ciclo de Deming: Planificación
El primer objetivo del Ciclo de Deming es planificar con antelación para entender qué deseas lograr según los resultados esperados. Es una etapa tanto práctica como teórica.
Aquí tratamos con procesos empresariales, donde pretendemos mejorar algo dentro de la organización.
En esta etapa, deberás probar y analizar qué está mal actualmente con el producto o proceso y cómo se puede mejorar.
También aquí se intenta entender qué cambios se pueden realizar para abordar los problemas o para lograr algo mejor.
Las fases del Ciclo de Deming: Ejecución
La ejecución comienza primero con una prueba a pequeña escala y en un contexto limitado.
Aquí, los cambios se implementan para probar las diferentes variables y cada paso será documentado.
En lugar de simplemente decidir hacer un cambio y revisar repentinamente todas las operaciones, es esencial realizar cambios lenta e iterativamente durante la prueba de hipótesis.
El uso de estudios que pueden medirse con respecto a grupos de control permite comprender mejor los datos recibidos, lo que no solo mejora el resultado, sino que también permite entender exactamente por qué el resultado ha mejorado gracias a los cambios realizados.
Para Deming, esta fase debería ser como el modelo de un experimento científico.
Las fases del Ciclo de Deming: Prueba y Control
En esta fase, los resultados y hallazgos se estudian y recopilan.
Para Deming, los resultados de la planificación y la ejecución se mostrarán en esta etapa.
¿Los resultados coinciden con las previsiones? ¿En qué aspectos difieren los resultados y por qué?
Esta fase de estudio debería enseñarnos a sacar conclusiones exactamente como lo hace un científico después de un experimento. En lugar de simplemente preguntar «¿Funcionó?», para Deming tendrás que preguntar «¿Por qué funcionó?».
Las fases del Ciclo de Deming: Acción
Esta fase es la última del proceso y la primera fase del siguiente ciclo.
Aquí, los cambios recomendados se han implementado y el proceso ha finalizado. Ahora que hemos aprendido que el resultado puede generarse ejecutando la acción X, esta acción se realizará en cada situación relevante.
Esta fase puede incluir tanto la implementación de mejoras en la empresa como la incorporación de nuevos conocimientos dentro de la organización.
Así como los resultados de experimentos repetidos crean nuevos conocimientos útiles, estos resultados empresariales deben incorporarse a nuevas premisas desde las cuales el ciclo puede reiniciarse.
La empresa continúa pasando por el ciclo hasta que los resultados esperados y reales coincidan y no sean necesarios más cambios.
Ventajas y desventajas
El Ciclo de Deming es una forma sencilla pero poderosa de realizar la gestión de calidad y resolver problemas nuevos y recurrentes en cualquier sector o proceso.
Su enfoque iterativo permite al gerente de proyecto y a su equipo probar soluciones y evaluar los resultados en un ciclo de mejora de la calidad.
El Ciclo de Deming establece un compromiso con la mejora continua, por pequeña que sea, y puede mejorar la eficiencia y la productividad de manera controlada, sin el riesgo de realizar cambios a gran escala no probados.
Sin embargo, pasar por el Ciclo de Deming puede ser mucho más lento y consumir más tiempo que una implementación directa.
Por esta razón, puede no ser el enfoque apropiado en el caso de un problema urgente o una emergencia.
Además, esta metodología requiere un importante compromiso por parte de los miembros del equipo y ofrece menos oportunidades para la innovación radical.
Para Deming, el PDCA trata los experimentos de proceso como pruebas de hipótesis al hacer las preguntas «¿funcionó o no funcionó?» y «¿Es verdadera la hipótesis o es verdadera la alternativa?»
Este es el ciclo a través del cual se desarrolla una hipótesis, se realizan los experimentos, se evalúan los resultados y se revisa y repite la hipótesis.
En resumen, sus principales ventajas incluyen:
- Enfoque iterativo: permite la mejora constante sin cambios repentinos y riesgosos.
- Mayor eficiencia: ayuda a reducir el desperdicio y mejorar la productividad.
- Metodología basada en datos: la toma de decisiones se basa en análisis concretos y medibles.
Algunos desafíos incluyen:
- Implementación lenta: Seguir todas las fases del ciclo puede tomar más tiempo que otras metodologías más rápidas.
- Necesidad de participación del equipo: Para funcionar mejor, debe ser aceptada y aplicada por toda la organización.
En palabras simples, el enfoque de Deming parece querer quitarnos las vendas de los ojos.
Debemos dejar de buscar solo cambios menores para eliminar ineficiencias en los procesos y, en cambio, comenzar a pensar en grande sobre cómo se pueden mejorar los procesos para aumentar la calidad.
Para Deming, los mismos niveles de rigor científico que uno esperaría de los mejores investigadores deberían aplicarse en los negocios. Intentémoslo entonces.
Twproject: el software para una gestión eficaz del Ciclo de Deming
La implementación efectiva del Ciclo de Deming requiere herramientas adecuadas para gestionar proyectos, monitorear el progreso de las actividades y recopilar datos útiles para el control y la mejora.
En este contexto, Twproject se demuestra como un software esencial para optimizar los procesos empresariales y garantizar la mejora continua de los procesos.
Twproject te permite:
- Planificar actividades y asignar responsabilidades específicas a cada equipo.
- Ejecuta proyectos de manera estructurada, con herramientas para la colaboración y la gestión de recursos.
- Monitorea y controla el progreso con paneles personalizados e indicadores clave de rendimiento (KPI).
- Aplica acciones correctivas en tiempo real para garantizar la calidad y la eficiencia.
Con Twproject, las empresas pueden gestionar el Ciclo Deming de manera más efectiva, digitalizando procesos y mejorando la gestión de calidad con herramientas avanzadas de gestión de proyectos.
