En empresas de producción, los proyectos no pueden esperar. Un pedido retrasado, un empleado sobrecargado, un costo que excede el presupuesto: en resumen, cualquier problema que se identifica demasiado tarde cuesta el doble, tanto en tiempo como en dinero.
Y sin embargo, en muchas organizaciones, el monitoreo aún se realiza de forma retrospectiva: reuniones de actualización semanales, herramientas mixtas y sistemas de gestión actualizados manualmente, y correos electrónicos con archivos adjuntos que ya están desactualizados en el momento en que se envían.
CONTENIDO
- ¿Quién sabe realmente en qué etapa se encuentran los proyectos?
- Reuniones de progreso: de actualizaciones tediosas a momentos de toma de decisiones
- La información adecuada para cada rol: cómo configurar paneles de control útiles
- Un caso de estudio real: Defremm S.p.A.
- ¿Te gustaría ver cómo funciona esto para la estructura de tus proyectos de producción?
Incluso si tienes datos e información, estos están dispersos, son difíciles de interpretar y solo están disponibles para quienes saben dónde buscarlos. Como resultado, los gerentes toman decisiones basadas en información incompleta, y los equipos trabajan sin una imagen clara de dónde se encuentra el proyecto en relación con sus objetivos.
Esto resulta en retrasos en las entregas pero, sobre todo, en un desperdicio de dinero y recursos. Lo que necesitas es un método de monitoreo y gestión, hecho posible por una herramienta específica. Echémosle un vistazo juntos.
¿Quién sabe realmente en qué etapa se encuentran los proyectos?
Si eres líder en una empresa manufacturera, sabrás muy bien que la complejidad es la norma, particularmente por las siguientes razones:
- las empresas gestionan varios proyectos en paralelo
- los recursos dentro de los proyectos están distribuidos entre diferentes departamentos, cada uno con su propio ritmo y horario de trabajo
- las diversas etapas de la producción, incluso cuando son gestionadas por diferentes equipos, son interdependientes y requieren una visión general
- finalmente, los clientes y las partes interesadas esperan mantenerse actualizados y poder monitorear el progreso del trabajo.
En este contexto, el riesgo más común no es que las cosas salgan mal, sino que nadie lo note a tiempo. Nuestra recomendación aquí es que te equipes con una herramienta confiable que automatice la consolidación y el análisis de datos.
Twproject aborda este problema con un sistema de paneles personalizables, también conocidos como ‘get things done’, que se convierten en la página de inicio de cada usuario al iniciar sesión. No se trata de informes estáticos: son vistas en tiempo real, adaptadas a las necesidades específicas del usuario que las consulta.
Cada rol tiene su propia vista especializada y personalizable. Aquí hay algunos ejemplos:
| Rol | Lo que ven en su panel |
|---|---|
| Project Manager | Carga de trabajo del equipo y estado de los proyectos bajo gestión |
| Production Manager | Próximos milestones y tareas vencidas |
| Controller | Costos reales versus presupuesto para cada proyecto |
El Project Manager puede ver la carga de trabajo de su equipo y el estado de los proyectos que está gestionando. El Production Manager puede ver los próximos milestones y las tareas vencidas. El responsable de costos del proyecto puede ver los costos reales frente al presupuesto. Todos pueden ver lo que necesitan, sin tener que cambiar entre diferentes pantallas o pedir actualizaciones a sus colegas.
Reuniones de seguimiento: de actualizaciones tediosas a momentos de toma de decisiones
¿Cuántas horas a la semana se dedican a reuniones de seguimiento para recopilar actualizaciones que ya podrían estar disponibles en un sistema? ¿Y cuántas decisiones se posponen porque los datos no están listos, no están actualizados o no tienen el formato adecuado para su análisis?
Con los paneles de control de Twproject, los datos del proyecto están siempre disponibles y se actualizan en tiempo real a medida que los miembros del equipo registran sus horas, completan tareas y hacen seguimiento de su progreso.
Esto transforma radicalmente las reuniones de seguimiento: el tiempo ya no se dedica a recopilar información, sino a analizarla y tomar decisiones, ahorrando una cantidad considerable de tiempo valioso.
Si durante la reunión queda claro que es necesario reprogramar una fase o reasignar recursos, esto puede hacerse directamente en la plataforma, con los cambios comunicados automáticamente a todo el equipo mediante notificaciones.
En este caso, el panel de control del Project Manager muestra la carga de trabajo del equipo, los proyectos abiertos y un resumen de todas las tareas en curso de un vistazo. El panel de control para supervisores y partes interesadas incluye un widget que resume las tareas abiertas, casi completadas o vencidas, exactamente el tipo de vista que necesitas para dirigir una reunión eficaz sin necesidad de una preparación elaborada.
La información adecuada para cada rol: cómo configurar paneles de control útiles
Un operario de departamento no necesita ver el presupuesto general del pedido. Un gerente de producción no necesita ver la lista de tareas pendientes , es decir, las tareas menores, de un ensamblador individual. Sin embargo, en muchos sistemas, todos ven todo o nadie ve nada útil.
Twproject te permite crear paneles de control personalizados para cada perfil. Veamos algunos:
La página ‘Get Things Done’ está diseñada para quienes trabajan en tareas operativas y muestra proyectos abiertos, tareas pendientes asignadas, el calendario y las tareas más recientes.
La página del Project Manager incluye una vista de la carga de trabajo del equipo y un resumen de las tareas en múltiples proyectos.
La página de Supervisor y partes interesadas proporciona una visión general de las tareas críticas, con filtros para resaltar aquellas que están atrasadas o en riesgo. Esta vista es esencial para quienes no necesitan conocer los detalles minuciosos de los proyectos, sino que requieren tener una visión general del progreso y la situación financiera, y extraer conclusiones de ella.
¡Atención! Cada panel es personalizable: los widgets se pueden agregar, eliminar y reposicionar según las preferencias de cada usuario. Los administradores también pueden bloquear ciertos widgets para que sean visibles para todos, lo cual es útil para garantizar que la información específica esté siempre visible independientemente de las personalizaciones individuales. El resultado es un sistema donde, al iniciar sesión, cada persona encuentra exactamente la información que necesita para comenzar a trabajar.
Un caso de estudio real: Defremm S.p.A.
Defremm S.p.A. es una empresa de producción italiana especializada en el conformado en frío de componentes de acero, aluminio, cobre y latón.
Antes de adoptar Twproject, la gestión de proyectos se realizaba mediante hojas de cálculo de Excel (!): el diagrama de Gantt se actualizaba coloreando manualmente las celdas, y las personas involucradas a menudo olvidaban hacerlo. Como resultado, era imposible tener datos claros y actualizados, y las reuniones se convertían en sesiones de recopilación de información en lugar de sesiones de toma de decisiones.
Tras la implementación de Twproject, Defremm configuró plantillas de proyectos ‘maestros’ para cada tipo de muestreo: estructuras predefinidas con personal asignado y etapas ya configuradas, que pueden personalizarse en solo unos pocos clics para nuevos pedidos.
Los paneles permitieron ver de un vistazo cualquier plazo incumplido, hitos próximos, excesos de presupuesto y entradas excesivas en el worklog. En palabras de Luca Missaglia, jefe del Departamento Técnico y gerente de proyectos:
“Twproject nos ha permitido llegar mejor preparados a las reuniones en términos de: tiempos de trabajo optimizados, planificación clara, actualizaciones de progreso, hitos clave, estimaciones de tiempo claras y asignaciones equilibradas de recursos.”
Y sin embargo:
‘A medida que los proyectos evolucionan, gracias a Twproject, todos los cambios y sus implicaciones están disponibles para todos en tiempo real y pueden discutirse inmediatamente, lo que nos permite elaborar planes detallados con precisión.’
¿Te gustaría ver cómo funciona esto para la estructura de tus proyectos de producción?
Para configurar los paneles adecuados, es importante entender quién usa el sistema, con qué frecuencia lo usa y qué decisiones necesita tomar.
Elegir la herramienta adecuada es clave para comenzar a ahorrar tiempo en el seguimiento de actividades en todos los niveles de la organización.
Nuestros tutores expertos en producción pueden mostrarte cómo configurar Twproject para tu organización real: paneles prediseñados para gerentes de proyectos, jefes de departamento y alta dirección, que pueden personalizarse aún más con los widgets más útiles para tu contexto específico.
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