Como muchos de ustedes ya sabrán, y como hemos informado anteriormente en uno de nuestros artículos, Microsoft Project Online será discontinuado para septiembre de 2026.
La empresa ofrece su Planner como alternativa inmediata, en una versión que, por así decirlo, está ‘mejorada’ en términos de gestión de equipos, para alinearlo parcialmente con las características del software de PMO.
Pero como ya hemos visto, Planner carece de ciertas funciones que realmente lo convertirían en una plataforma completa de gestión de proyectos.
Por lo tanto, en este artículo, te daremos un resumen rápido de algunas herramientas alternativas, ayudándote a elegir un software de gestión de proyectos que sea tan bueno como el casi extinto Microsoft Project.
CONTENIDO
Introducción: ¿qué empresas deberían preocuparse por el cierre de Project Online?
Según nuestro análisis, hemos identificado ciertos tipos de organizaciones para los cuales migrar a Microsoft Planner tras el fin del soporte de Microsoft Project Online no parece ser la mejor solución. Estas incluyen:
- PMO estructuradas, porque necesitarán un sistema más avanzado que desglose los proyectos en fases y subfases y distinga estas de las tareas diarias individuales (o pendientes). Cada actividad realizada dentro de los proyectos de empresas estructuradas debe estar bien documentada y colocada en una línea de tiempo con fechas límite, milestones y dependencias. Se requiere un diagrama de Gantt en línea interactivo y potente, uno que gestione la ruta crítica y las cargas de trabajo y apoye al gerente de proyecto durante todas las fases de planificación, lanzamiento y ejecución del proyecto.
- Empresas con controles estrictos de costos, porque, como hemos visto, Planner no es una solución de software que vincule la planificación financiera con la gestión de proyectos. Esto significa que el personal de diferentes departamentos ya no podrá usar la misma herramienta operativa, sino que tendrá que depender de integraciones que no siempre son exhaustivas o completas. El gerente de proyecto puede encontrarse teniendo que ingresar los mismos datos en diferentes herramientas, con el riesgo de cometer errores críticos.
- Empresas de consultoría y, en general, todas aquellas empresas que interactúan ampliamente con clientes y requieren herramientas para facilitar el compartir de datos. La funcionalidad nativa de informes en Planner es deficiente y necesita ser complementada con otras herramientas o intervención manual para poder compartirse.
- Organizaciones multiproyecto que requieren datos extraídos de múltiples fuentes. En este caso, las herramientas clave que proporcionan una visión general, es decir, la cartera avanzada y la hoja de tiempos multiproyecto, no están disponibles en Microsoft Planner Online, lo que significa que la supervisión gerencial es limitada.
Las alternativas: a dónde acudir después del cierre de Project Online
Todas estas empresas, que gestionan la complejidad real de los proyectos, necesitan una plataforma estructurada diseñada para satisfacer una variedad de necesidades.
Existen alternativas válidas en el mercado, es decir, software diseñado específicamente para apoyar a los equipos y gerentes en el desarrollo de proyectos.
Entonces, ¿por qué conformarse con una solución improvisada? Echemos un vistazo en su lugar a las alternativas reales a Microsoft Project en esta breve pero esencial guía.
1. Twproject
Twproject es el software de gestión de proyectos que, entre todas las alternativas a Microsoft Project Online, es la que más se acerca a igualar la exhaustividad y estructura de este último — superándolo, en nuestra opinión, en términos de flexibilidad e integración de funciones.
Esta plataforma fue diseñada desde el inicio para la gestión profesional de proyectos complejos: una estructura jerárquica compuesta por proyectos, fases y subfases; un diagrama de Gantt dinámico con ruta crítica; gestión de costos en todos los niveles; hojas de tiempo multiproyecto; y gestión avanzada de carteras.
A diferencia de Microsoft Planner, Twproject no es simplemente un gestor de tareas reutilizado: es una herramienta diseñada para gerentes de proyectos y PMO que trabajan en múltiples proyectos simultáneamente, con equipos distribuidos y presupuestos para monitorear en tiempo real.
Características clave:
- Diagrama de Gantt interactivo y dinámico: con gestión de ruta crítica, dependencias de tareas, líneas base de comparación y reprogramación automática. Se actualiza en tiempo real a medida que cambian las asignaciones.
- Estructura jerárquica del proyecto: la capacidad de desglosar cada proyecto en un número ilimitado de fases y subfases, cada una con su propio presupuesto, recursos y plazos.
- Gestión integrada de costos: seguimiento de costos directos e indirectos, costos de recursos e ingresos dentro del mismo entorno. Comparación de cifras planificadas versus reales en cada nivel del proyecto.
- Gestión de carga de trabajo: algoritmo inteligente que distribuye la carga de trabajo de manera optimizada, señala sobrecargas y propone soluciones de reprogramación.
- Panel de cartera y multiproyecto: una visión general de todos los proyectos activos, con indicadores de progreso, estado del presupuesto y utilización de recursos.
- Hojas de tiempo multiproyecto: los miembros del equipo registran horas en múltiples proyectos simultáneamente; los datos se transfieren automáticamente a las herramientas de análisis de costos y carga de trabajo.
- Informes configurables y compartibles: exportación a varios formatos para compartir con las partes interesadas y clientes.
- Plantillas de proyecto: cada proyecto o fase se puede guardar como plantilla para agilizar la planificación futura.
- Instalación local o en la nube: Twproject se puede alojar en el servidor de la empresa o utilizar en modo SaaS, lo que garantiza la máxima flexibilidad incluso para quienes tienen requisitos de seguridad estrictos.
Precio: desde 4,89 € por usuario/mes.
Ventajas: Twproject es la solución más completa y bien estructurada para quien busca una alternativa real a Microsoft Project Online. Ofrece todas las funciones necesarias dentro de una sola plataforma, es adecuada para equipos de cualquier tamaño y escala a medida que tu negocio crece. A pesar de su amplia gama de funciones, tiene una curva de aprendizaje relativamente corta.
Desventajas: no vemos aspectos negativos.
La elección ideal para empresas que buscan una alternativa robusta y completa: una herramienta diseñada para gerentes de proyectos, que ofrece todo lo necesario para planificar, supervisar y gestionar proyectos en un solo lugar.
2. Jira
Jira es uno de los paquetes de software de gestión de proyectos más conocidos del mundo, particularmente popular entre los equipos de desarrollo de software y TI que trabajan con metodologías ágiles. Ofrece herramientas sólidas para el seguimiento de tareas, la gestión de sprints, tableros Kanban y Scrum, e informes avanzados y personalizables.
Como alternativa a Microsoft Project Online, Jira gestiona bien las tareas y el seguimiento del progreso, pero a menudo requiere integración con otras herramientas de Atlassian (como Confluence o Jira Product Discovery) para alcanzar un nivel de integralidad comparable al de una suite dedicada a la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).
Características clave:
- Tableros Scrum y Kanban: herramientas nativas para equipos ágiles, con backlogs, planificación de sprints y gráficos de velocidad.
- Paneles personalizables: vistas generales en tiempo real del estado del proyecto, con widgets que se pueden configurar para adaptarse a cualquier necesidad.
- Hojas de ruta y cronogramas: visualización de las dependencias entre tareas y los hitos del proyecto.
- Informes avanzados: gráficos de trabajo pendiente, diagramas de flujo acumulativo e informes de progreso.
- Automatizaciones: reglas configurables para automatizar notificaciones, asignaciones y actualizaciones de estado.
- Supervisión de la carga de trabajo: identificación de sobrecargas y capacidad para reasignar tareas.
- Integraciones: conexión nativa con Confluence, GitHub, GitLab, Slack y otras aplicaciones a través del mercado de integraciones.
Precio: desde $7.91 por usuario/mes.
Ventajas: Jira es una herramienta potente y altamente personalizable, con una amplia gama de integraciones. Es la opción natural para quienes ya trabajan dentro del ecosistema de Atlassian o para equipos de desarrollo que dependen de Scrum y sprints.
Desventajas: la curva de aprendizaje es pronunciada y la configuración inicial puede ser compleja, especialmente para usuarios no técnicos. Para usarlo de manera integral como sustituto de Project Online, a menudo requiere la integración con otras herramientas de la suite de Atlassian, lo que genera mayores costos.
Una herramienta potente, pero que requiere experiencia para usarse eficazmente: ideal para equipos de TI y desarrollo, pero menos sencilla para una oficina de gestión de proyectos generalista que busca un sustituto completo de Project.
3. ActiveCollab
ActiveCollab es una plataforma de gestión de proyectos orientada a servicios que integra la gestión de tareas, el seguimiento del tiempo, la facturación y la colaboración con clientes en un único entorno. Se describe explícitamente como ‘orientada a proyectos’ y, por lo tanto, es muy adecuada para supervisar y gestionar proyectos individuales.
Ofrece una alternativa viable a Microsoft Project Online para equipos que necesitan una herramienta completa pero asequible con funciones sólidas de control de costos. Sin embargo, el precio tiende a aumentar significativamente cuando se añaden funciones más avanzadas, como la facturación y la gestión financiera.
Características clave:
- Múltiples vistas de proyecto: Kanban, Gantt (línea de tiempo), lista y calendario, a elección del usuario.
- Gestión de carga de trabajo: planificación de capacidad con vistas diarias y semanales para cada miembro del equipo.
- Seguimiento integrado del tiempo: registro manual o basado en temporizador, con gestión de hojas de horas a nivel de tarea y proyecto.
- Comparación de horas estimadas frente a registradas: una herramienta útil para identificar actividades en riesgo de superar el presupuesto.
- Gestión de presupuestos: alertas automáticas si se supera el presupuesto establecido.
- Cotizaciones y facturación: con el plan premium, puedes generar cotizaciones y facturas directamente desde la plataforma.
- Colaboración con clientes: portal para clientes para compartir actualizaciones y gestionar aprobaciones.
- Plantillas de proyecto: creación y reutilización de plantillas para acelerar el lanzamiento de nuevos proyectos.
Precio: desde $9.50 para los primeros 3 usuarios.
Ventajas: una interfaz intuitiva y fácil de usar con una curva de aprendizaje suave. Buena integración entre la gestión de tareas, el seguimiento del tiempo y el control del presupuesto.
Desventajas: algunas funciones clave, como la facturación y emisión de facturas, solo están disponibles en el plan de nivel superior o como un complemento adicional de pago, lo que hace que el costo total sea mayor de lo esperado. La capacidad para gestionar proyectos a gran escala o aquellos con estructuras jerárquicas complejas puede ser limitada.
Una plataforma completa y bien diseñada, ideal para agencias de tamaño mediano y equipos de servicios, pero el costo final puede aumentar significativamente si necesitas el conjunto completo de funciones.
4. Scoro
Scoro es una plataforma de Automatización de Servicios Profesionales (PSA) diseñada para agencias, firmas de consultoría, estudios de arquitectura y empresas de TI. Combina la gestión de proyectos, la planificación de recursos, CRM, facturación e informes financieros en un solo sistema, con el objetivo de cubrir todo el ciclo de vida del proyecto, desde la cotización hasta la factura.
Lamentablemente, la gestión del presupuesto no se extiende con suficiente detalle a las subfases del proyecto, lo que puede ser una limitación para las oficinas de gestión de proyectos (PMO) que manejan estructuras de proyectos complejas.
Como alternativa a Microsoft Project Online, Scoro ofrece funcionalidades completas y bien integradas, con un enfoque particular en la rentabilidad del proyecto y la gestión de equipos de servicios. La plataforma está en constante evolución, con actualizaciones frecuentes y la reciente introducción de subtareas para una planificación más detallada.
Características clave:
- Gestión integral de proyectos: planificación, asignación de tareas, dependencias, hitos y un diagrama de Gantt interactivo para visualizar los cronogramas del proyecto.
- Cotizaciones y presupuestos: crea cotizaciones que se pueden convertir en proyectos con un solo clic, con monitoreo de la variación entre los costos planificados y los reales.
- Planificación de recursos: mapas de calor en tiempo real para ver la disponibilidad del equipo y prevenir la sobrecarga.
- Seguimiento de tiempo: registro de tiempo con temporizadores integrados y completado automático de hojas de tiempo.
- Facturación y cobros: gestión automatizada de la facturación basada en tiempo y materiales, facturación a tarifa fija y facturación por retención.
- Pronóstico de ingresos: pronóstico de ingresos basado en la cartera de oportunidades y el trabajo en progreso.
- CRM integrado: gestión del ciclo de ventas desde la cotización hasta el cierre, con visibilidad de los proyectos asociados a los clientes.
- Paneles e informes: información en tiempo real sobre el progreso, la rentabilidad, la utilización de recursos y el rendimiento del equipo.
Precio: desde $19.90 por usuario/mes.
Ventajas: una plataforma todo en uno bien diseñada para empresas de servicios, que ofrece una integración perfecta entre la gestión operativa y el control financiero. Cuenta con una interfaz intuitiva y un equipo de soporte receptivo.
Desventajas: el diagrama de Gantt es funcional pero menos avanzado que las soluciones dedicadas: su diseño está orientado principalmente a la planificación de recursos más que a la gestión estructurada de las fases del proyecto. Las funciones de gestión financiera tienen ciertas limitaciones.
Una plataforma robusta y bien integrada para empresas de servicios que buscan una herramienta completa; sin embargo, quienes requieran una gestión avanzada de las fases del proyecto y los presupuestos asociados encontrarán algunas limitaciones.
5. Sunsama
Sunsama es una aplicación de planificación diaria y gestión de tareas diseñada para profesionales que desean adoptar un enfoque consciente y estructurado para organizar su trabajo. Destaca por su enfoque en la planificación diaria personalizada, con rutinas guiadas matutinas y vespertinas, bloques de tiempo en el calendario e integración con las principales herramientas de productividad.
Como alternativa a Microsoft Project Online, Sunsama está diseñado para ser una herramienta complementaria más que un reemplazo: sobresale en la gestión de las actividades diarias y la consolidación de tareas desde múltiples plataformas, pero no ofrece las características típicas de un paquete de software estructurado para PMO.
Características clave:
- Planificación diaria guiada: una rutina matutina que te ayuda a establecer prioridades y estructurar tu jornada laboral.
- Bloques de tiempo mediante arrastrar y soltar: la capacidad de asignar tareas a bloques de tiempo en el calendario, con alertas visuales si tienes sobrecarga de trabajo.
- Integración con el calendario: sincronización bidireccional con Google Calendar y Outlook.
- Consolidación de tareas: importa tareas desde Asana, Trello, Jira, GitHub, Notion, ClickUp, Todoist, Gmail y Slack en una única vista.
- Revisión semanal: un informe visual al final de la semana que muestra la asignación de tiempo por proyecto y prioridad.
- Objetivos semanales: una herramienta para definir y monitorear las principales prioridades de la semana.
- Canales y contextos: organización de tareas por proyecto (canal) o contexto (energía, ubicación, etc.).
- Modo de enfoque y temporizador Pomodoro: para reducir las distracciones mientras trabajas en tareas individuales.
Precio: $20 por mes (facturado mensualmente) o $192 por año.
Ventajas: una interfaz limpia y un enfoque reflexivo para la planificación del trabajo. Ideal para quienes ya utilizan múltiples herramientas de gestión de proyectos y necesitan una capa adicional de organización personal.
Desventajas: no es un software de gestión de proyectos estructurado y no maneja proyectos complejos que involucren fases, diagramas de Gantt o presupuestos. Solo te permite planificar con algunas semanas de antelación, lo que lo hace inadecuado para la planificación a largo plazo que normalmente requiere una PMO. Cada usuario tiene un perfil individual: no existen funciones adecuadas para equipos.
Una herramienta sofisticada para quienes desean planificar su jornada laboral de manera más efectiva, pero cualquiera que busque una alternativa genuina a Microsoft Project Online deberá usarla junto con una plataforma de PMO más completa.
6. Vena
Vena es una plataforma de Planificación y Análisis Financiero (FP&A) que combina la familiaridad de Excel con un motor centralizado para la gestión de datos financieros, presupuestación, pronósticos e informes. Está dirigida principalmente a equipos financieros de empresas medianas y grandes que necesitan automatizar sus procesos de planificación sin abandonar la lógica de las hojas de cálculo.
Como alternativa a Microsoft Project Online, Vena gestiona eficazmente la planificación financiera y el control de costos, pero no ofrece las funciones típicas de un software de gestión de proyectos (diagramas de Gantt, gestión de tareas, asignaciones, carga de trabajo). Por lo tanto, es adecuada para empresas que buscan principalmente un reemplazo para el componente financiero de Project, para integrarlo con otras herramientas.
Características clave:
- Interfaz nativa de Excel: toda la planificación se realiza dentro de un entorno centralizado de Excel, con control de versiones y coautoría en tiempo real.
- Presupuestación y pronósticos: gestión del presupuesto para departamentos, proyectos y centros de costos, con escenarios hipotéticos y pronósticos continuos.
- Consolidación automática: recopilación de datos desde ERP, CRM, sistemas de recursos humanos y otros sistemas empresariales en una única fuente de verdad.
- Flujos de trabajo y aprobaciones: procesos estructurados para la recopilación, validación y aprobación de los datos de planificación.
- Análisis e información: paneles interactivos, análisis de variaciones y modelado predictivo con consultas en lenguaje natural.
- Registro de auditoría: seguimiento exhaustivo de los cambios para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo.
- Integraciones: conectividad nativa con Power BI, Microsoft Dynamics 365, NetSuite y otros sistemas ERP.
- Informes avanzados: informes multidimensionales con capacidades de desglose para analizar los datos en cualquier nivel de detalle.
Precio: plan profesional desde $5,000 por año.
Ventajas: ideal para empresas que requieren un estricto control financiero y ya utilizan Excel como herramienta de planificación. La interfaz familiar facilita la adopción por parte de los equipos financieros.
Contras: aunque la interfaz y la funcionalidad de la plataforma se basan en Excel, requieren una inversión significativa en términos de implementación y capacitación. No es una herramienta de gestión de proyectos en el sentido tradicional: características como los diagramas de Gantt, la gestión de recursos y el seguimiento de las actividades operativas están completamente ausentes.
Una plataforma madura y potente para la gestión financiera, pero debe verse como una herramienta especializada para el equipo de finanzas, no como una alternativa completa a Microsoft Project Online.
Conclusión: aprovecha la oportunidad para el cambio
El cierre de Microsoft Project Online en septiembre de 2026 representa una oportunidad más que un problema: ahora es el momento adecuado para considerar herramientas más modernas, flexibles y completas.
Como hemos visto, hay varias opciones en el mercado, cada una atendiendo a diferentes necesidades. Quienes gestionan PMO estructuradas, proyectos multifase con estricto control de costos y equipos distribuidos encontrarán que Twproject es la solución que más se asemeja —y en muchos aspectos supera— a Microsoft Project Online.
Hemos ofrecido una gama de opciones diseñadas para satisfacer las necesidades de quienes trabajan en campos más especializados, como el desarrollo ágil de software, la planificación financiera avanzada o la gestión de agencias y firmas de consultoría, para que cada empresa pueda encontrar una solución adaptada a sus requisitos específicos.
En cualquier caso, nuestro consejo es no conformarse con una solución provisional como Planner, sino invertir en una plataforma diseñada desde el principio para gestionar la verdadera complejidad de los proyectos empresariales.
Si crees que Twproject podría ser la mejor opción para tu empresa, pruébalo gratis aquí y descubre por qué cientos de gerentes de proyectos en todo el mundo ya lo han elegido como alternativa a Microsoft Project.
