Medición del progreso del proyecto: las fórmulas de cálculo

Para un project manager, tener una visión inmediata y clara del estado de avance de un proyecto en términos porcentuales es fundamental para tomar decisiones informadas y oportunas.

De hecho, siempre llega el momento en la vida de un proyecto en el que el responsable se verá obligado a responder a la fatídica pregunta: «¿en qué punto estamos?«

En los albores de nuestra actividad en este sector, hace muchos años, la tarea del PM se resumía en la creación de un enorme diagrama de Gantt (cuanto más detallado estaba, más hábil era la persona que lo había creado), que se imprimía puntualmente, o en aquella época se «plotteaba» y se colgaba en la oficina detrás del PM.

Luego el proyecto comenzaba y….

Por desgracia, la realidad no había sido informada sobre el camino trazado por el PM y, a pesar de las buenas intenciones, los caminos podían separarse.

Pero he aquí que inesperadamente la atroz mencionada pregunta caía desde lo alto sobre la cabeza del inocente PM.

Seguían días de llamadas telefónicas agitadas, rondas de correos electrónicos, intercambios de archivos Excel, gritos y ansiedades para lograr recopilar los datos en campo y actualizar el malévolo Gantt (que cuanto más detallado era, más difícil resultaba actualizarlo).

La idea de Twproject nació en esa época turbulenta (hablamos del lejano 2001) precisamente para resolver esta situación.

Twproject nacía con el propósito de:

• ser una herramienta para toda la empresa
• poder recopilar la información allí donde se llevan a cabo las actividades, es decir, a nivel operativo
• proporcionar datos actualizados y herramientas de gestión al director de proyecto
• presentar análisis y datos agregados para la alta dirección

Sin la ayuda de un software de gestión de proyectos como Twproject, el director de proyecto, una vez recopilados los datos y actualizado el Gantt, debía realizar una estimación manual del porcentaje de avance del proyecto, la máxima síntesis.

66.6%

Consideramos «diabólico» sintetizar una infinidad de parámetros en una única cifra, pero en el fondo esto es lo que se nos solicita.

Contar con el porcentaje de avance del proyecto significa poseer un indicador visual e intuitivo que facilita la comunicación con los miembros del equipo, los clientes y las partes interesadas.

En otras palabras, se ofrece un punto de referencia común y comprensible, para compartir durante las reuniones sobre el estado de avance del trabajo (SAL).

Pero para calcularlo con precisión, ¿qué tan útil puede ser un software que nos ayude a evaluarlo, quizás ofreciéndonos varios puntos de vista?

Datos sobre el estado de avance en el panel del proyecto

En Twproject creemos que tener siempre a mano este dato es muy útil, y por eso hemos incluido el avance en una posición central en la visión general del proyecto.

De hecho, ver el porcentaje expresado numéricamente es muy útil para tener de un vistazo el estado de salud del proyecto.

Además, hemos incluido algunos gráficos circulares que muestran el porcentaje de los distintos aspectos del proyecto, entre ellos:

• Trabajo realizado / estimado: muestra los porcentajes de trabajo realizado por cada miembro del equipo, en comparación con lo que queda por hacer según la planificación.

• Fases cerradas / total: (si corresponde, es decir, si hay subfases) indica el porcentaje de fases cerradas o suspendidas en relación con el total.

• Cronología de las fases: ofrece el porcentaje de los plazos de las subfases del proyecto, que presentan un rango de puntualidad.

• Estado de las tareas pendientes: muestra la situación de completitud de las tareas pendientes ingresadas.

• Prioridad de las tareas pendientes: indica los distintos niveles de urgencia de las tareas pendientes actualmente activas en el proyecto.

• Costos incurridos / estimados: presenta la división de los costos por tipo (adicionales o derivados del trabajo de los empleados) en comparación con lo presupuestado en el presupuesto del proyecto.

Estos gráficos se muestran o no según los tipos de progreso que decidas monitorear.

De hecho, al editar los datos del proyecto, puedes configurar el tipo de progreso para indicar el estado actual del desarrollo del proyecto.

Veamos ahora qué criterios y cuántos podemos configurar para monitorear el estado de avance del proyecto.

Todos los tipos de progreso del proyecto

Twproject ofrece varias formas de monitorear y actualizar el estado de avance de los proyectos, permitiendo a los gerentes de proyecto elegir el método más adecuado para las necesidades específicas del proyecto.

A continuación te mostramos cuáles son. Gracias a ellas, siempre tendrás una visión actualizada y flexible de tus proyectos.

1. Cálculo manual del progreso

En este caso, el PM podrá simplemente actualizar manualmente el porcentaje de completitud del proyecto o de las tareas individuales.

Como hemos visto, Twproject proporciona una vista de los parámetros clave, para que el PM pueda basar sus consideraciones y luego ingresar manualmente el progreso.

Veamos como ejemplo los datos de la fase de desarrollo de Twproject 7.0.007.

Sin entrar demasiado en detalles, el proyecto se gestiona en modo similar a Scrum; tenemos un backlog donde recopilamos todas las ideas, mejoras y errores en forma de ToDo. Los Sprints, con una duración de 20 días, representan las versiones de Twproject.

Para cada sprint/versión, movemos desde el Backlog los ToDo que vamos a desarrollar.

Esta es la estructura que utilizamos actualmente:

En cada sprint se asignan recursos (equipo Scrum) con las horas estimadas para completar los ToDo.

Así es como Twproject resume los datos útiles para determinar el avance.

Al observar las cifras, vemos que para este proyecto ha transcurrido el 69% del tiempo, se han cerrado el 82% de las tareas pendientes y se han trabajado el 84% de las horas.

Sin duda, un proyecto en buen estado que podría estimarse con un 80% de avance.

Dejar esta tarea en manos del PM tiene, sin embargo, dos aspectos negativos:

• la alta dirección no dispone de esta información en tiempo real y, por lo tanto, el PM debe actualizar la evaluación cuando sea necesario
• la subjetividad de la evaluación genera discusiones y solicitudes de aclaración

2. Cálculo automático del avance

Para resolver estos dos problemas, la solución fue introducir un mecanismo de cálculo automático del avance del proyecto.

Para lograrlo, identificamos las situaciones más comunes y las combinamos para permitir modelar, con facilidad, el comportamiento incluso de proyectos complejos.

Veamos en detalle los otros tipos de cálculo además del manual:

2.1. Desde worklog / estimado

Twproject puede calcular automáticamente el avance en función del tiempo realmente registrado frente al tiempo planificado.

Se ad esempio abbiamo stimato di lavorare 100 ore e ne abbiamo lavorate 45, saremo al 45%.

Si, por ejemplo, estimamos trabajar 100 horas y hemos trabajado 45, estaremos al 45%.

Este es un cálculo útil, por ejemplo, para un tipo de trabajos que contemplan un contrato por consumo o para las fases de presupuestación y estudio.

Questo è un tipo di calcolo utile per chi si basa fortemente sulla WBS, come ad esempio le aziende di produzione che articolano la loro attività in tante fasi del ciclo produttivo.

2.2. Por fases (ponderadas)

Podemos tener, por ejemplo, una empresa de fabricación de automóviles que divide el proceso productivo en varias fases:

• Diseño (peso: 40%)
• Producción de los componentes principales (peso: 30%)
• Ensamblaje final (peso: 20%)
• Control de calidad (peso: 10%)

Cada fase contribuye al avance general del proyecto de manera proporcional a su relevancia. Si:

• El diseño está completado al 100%,
• La producción de los componentes principales está completada al 50%,
• Las otras dos fases aún no han comenzado

El avance del proyecto se calculará como:
(40% × 100%) + (30% × 50%) + (20% × 0%) + (10% × 0%) = 55% de completitud.

Si te parece complicado asignar un porcentaje de relevancia, no te preocupes, Twproject nivela todos los valores aunque el total no sea igual a 100.

2.3. Por fases completadas / totales

En este otro caso, el avance se calcula en función del número de subproyectos cerrados con respecto al total.

Supongamos que el proyecto se compone de 3 fases; una vez terminadas las dos primeras, estarás al 66%.

Un cálculo bastante rudimentario, pero de fácil comprensión, que puede ser útil en el caso de proyectos compuestos por muchas fases repetitivas, por ejemplo: la instalación de 200 equipos idénticos.

2.4. ToDo cerrados / total

Aquí el avance se determina en función del número de ToDo completados con respecto al total.

Si tienes 100 ToDo en el proyecto/fase y has cerrado 50, estarás al 50%.
Este es un dato interesante cuando las actividades del proyecto se pueden resumir en listas de ToDo.

El tipo de cálculo es especialmente adecuado para quienes trabajan con metodología Agile.

2.5. Peso de los ToDo cerrados / total

Es un refinamiento del anterior en el que se considera la «gravedad» del ToDo.

Si tenemos 80 ToDo, de los cuales 40 son «bloqueantes» y 40 de «baja prioridad», si cerramos los 40 bloqueantes tendremos un mayor avance que si cerramos los de baja prioridad.

Este método de trabajo es un estímulo para inducir a seguir buenas prácticas.

2.6. Por costos incurridos sobre estimado o presupuesto

Twproject ofrece una gestión de los costos de proyecto muy refinada y es por esto que el avance del proyecto también puede evaluarse sobre la base de diferentes criterios relacionados con el comportamiento de los costos.

Si, por ejemplo, tenemos una previsión de gasto (o de presupuesto) de 100, si hemos gastado 30, estaremos al 30%.

Este tipo de análisis de datos es útil para quienes operan en diferentes tipos de contratos vinculados a los certificados de avance de obra.

Pero también funciona para algunas metodologías Ágiles iterativas sin estimación.

2.7. Por fecha

Por último, el modelo de cálculo más simple, aquel en el que siempre todo va bien 😉

Si ha transcurrido el 90% del tiempo previsto, estamos al 90%.

Lamentablemente, no se puede aplicar a menudo en proyectos reales. Es típico su uso en la construcción durante algunas fases de «espera», como asentamiento, secado y similares.

Sin embargo, puede ser muy útil para modelar contratos de soporte anuales o escenarios similares.

Conclusiones

Volviendo a nuestro ejemplo del sprint Twproject 7.0.007, la fórmula automática más adecuada es la de «Peso total cerrado/total», porque el sprint está completamente determinado por el conjunto de los ToDo que lo componen.

Si editas el proyecto y cambias el tipo de cálculo, verás inmediatamente el efecto:

Por lo tanto, ligeramente mejor que el 80% previsto a primera vista.

Twproject permite utilizar reglas de cálculo del avance no solo en el proyecto, sino también en cada fase, subfase, y así sucesivamente.

De esta manera, podrás modelar fácilmente incluso comportamientos complejos y heterogéneos.

Para el proyecto Twproject 7.0 contamos con socios de desarrollo; en su caso, hemos adquirido paquetes de jornadas y para el seguimiento utilizamos el «worklog real/estimado»

Por lo tanto, podríamos tener un proyecto cuya fase de estudio avanza con el trabajo realizado, una fase de desarrollo Agile que avanza con las ToDo completadas y una fase de mantenimiento que avanza con el tiempo.

Fácil, potente, intuitivo, automático, objetivo y, sobre todo, sin demasiado esfuerzo para el PM.

La información relativa al progreso es visible en Twproject no solo en las listas resumidas, sino también en paneles específicos que los usuarios de alto nivel pueden consultar de forma autónoma sin molestar al equipo.

En conclusión, estas diferentes modalidades de monitoreo permiten una gestión flexible y precisa del avance de los proyectos, adaptándose a las diferentes metodologías de trabajo y a las necesidades específicas de seguimiento.

Como siempre, en Twproject la flexibilidad es todo. Pruébalo gratis por 14 días y verifica de inmediato cuánto puede simplificarte los cálculos y la vida de manera eficaz.