La Declaración del Alcance y su importancia para el Gerente de Proyecto

La Declaración del Alcance es un documento extremadamente importante para el éxito de un proyecto. El gerente de proyecto elaborará la declaración del alcance procesando el documento de inicio del proyecto (o project charter) producido por el patrocinador del proyecto.

El gerente de proyecto será responsable de definir el alcance del proyecto en este documento, proporcionando metas y objetivos medibles. Este documento debe redactarse con cuidado y atención para evitar errores.

Veamos qué es, por qué es esencial y cómo escribir una que alinee a los equipos y las partes interesadas.

Guardar un proyecto con la declaración del alcance

¿Alguna vez has gestionado un proyecto que excedió su tiempo, costo y objetivos? En la mayoría de los casos, el problema no es el presupuesto… sino una Declaración del Alcance débil o ausente.

También puede ocurrir que formes parte de un proyecto que, por diferentes razones, se retrasa o excede el presupuesto. En estos casos, la declaración del alcance se vuelve vital. El director del proyecto pedirá al equipo del proyecto que explique las razones por las cuales el proyecto no está respetando el cronograma.

Una vez que se ha recopilado la información adecuada, es obvio que el director del proyecto tendrá que tomar decisiones. A menudo, un cambio real del plan será indispensable junto con la aprobación de un posible nuevo presupuesto para, en el mejor de los casos, volver a encarrilar todo.

Estas situaciones pueden ocurrir especialmente cuando el alcance del proyecto no se ha definido eficazmente. En estos casos, si la Declaración del Alcance no se implementa o no se gestiona adecuadamente, el proyecto correrá seriamente el riesgo de desviarse respecto a la planificación inicial.

Qué es y por qué es importante la declaración del alcance

Dado que un proyecto se define como un esfuerzo temporal que crea un producto, un servicio o un resultado, el alcance del proyecto es fundamental. El alcance de un proyecto, de hecho, define qué actividades forman parte del proyecto y cuáles no, qué llevará a cabo el proyecto y qué no, definiendo así los límites del proyecto.

En resumen: La declaración del alcance define el proyecto. La creación de una declaración del alcance detallada ayudará por lo tanto al director del proyecto a liderar el camino hacia el éxito del proyecto.

En particular, la declaración del alcance es fundamental para estas tres situaciones:

• Definir los límites del proyecto. La declaración del alcance garantiza una comprensión común y clara del proyecto entre las partes interesadas y ayuda a gestionar la llamada deriva del alcance. En otras palabras, describe qué está incluido en el proyecto y qué está excluido y, por lo tanto, forma la base del plan del proyecto.
• Asegurar una comprensión común del proyecto entre las partes interesadas. Además de ser la base del plan del proyecto, la declaración del alcance también ayudará a asegurar que todas las partes interesadas estén alineadas. Al establecer las expectativas correctas con las partes interesadas, el director del proyecto puede reducir las posibilidades de malentendidos que podrían surgir más tarde y que podrían descarrilar el proyecto.
• Ayudar a gestionar las solicitudes de cambio. Otra forma en que la descripción del alcance puede ayudar al director del proyecto a gestionar el proyecto eficazmente es utilizarla como guía para evaluar todas las solicitudes de modificación que se presenten. Si la solicitud de cambio no cae dentro de los límites definidos en el proyecto, esta necesariamente debe ser rechazada.

Según el Project Management Institute, los cambios en el alcance, debido a la poca claridad en la etapa inicial, son la principal causa del fracaso de un proyecto.

Esto es bastante común en casi todos los sectores, y por esta razón los gerentes de proyecto deben aprender a definir, comunicar y controlar el alcance del proyecto.

Para evitar las posibilidades desagradables que se derivan de un alcance de proyecto mal definido, los gerentes de proyecto deben escribir una buena declaración de alcance.

Esto facilitará la aceptación del alcance del proyecto por parte de los stakeholders, alineará al equipo del proyecto y evitará el inicio de actividades no autorizadas.

Una declaración de alcance es una herramienta útil para describir los resultados del proyecto e identificar las restricciones, suposiciones y factores clave para el éxito.

La declaración bien redactada define claramente los límites de un proyecto.

El alcance de un proyecto tiene un impacto directo en los otros dos elementos de la triple restricción del proyecto, es decir, el tiempo y los recursos.

Además, el gerente de proyecto puede considerar la declaración de alcance como una documentación formal del alcance del proyecto.

Por lo tanto, un alcance bien redactado debe contener los criterios de aceptación del proyecto y convertirse en una parte integral del plan de gestión del alcance.

El gerente de proyecto también debe asegurarse de que el alcance esté incluido en la documentación del proyecto, es decir, en los documentos oficiales de gestión de proyectos.

Cómo escribir una declaración de alcance

Las instrucciones en la declaración de alcance deben contener tantos detalles como sea posible, pero solo hasta cierto punto y sin exagerar.

La longitud mínima de una declaración de alcance es aquella que describe los riesgos principales del proyecto.

Por ejemplo, afirmar que el proyecto consiste en «construir una valla» comunicará información básica, pero esto ciertamente no es suficiente. Todos ya lo saben y no hay valor añadido. Por lo tanto, sería preferible, en este ejemplo específico, definir los puntos de inicio y fin del proyecto, la altura de la valla, el tipo de valla, las hipótesis meteorológicas, etc.

No hay una longitud predeterminada ni máxima para una declaración de alcance, pero esta debe ser específica y reportar los riesgos principales.

Una buena declaración de alcance incluye los siguientes elementos:

• Descripción general del trabajo. Volviendo al ejemplo anterior, aquí es donde se indica que el proyecto es «construir una valla».
• Resultados finales del proyecto. ¿Qué producirá el proyecto y cuáles son sus características principales? ¿Qué cliente debe quedar satisfecho con el resultado del proyecto?
• Justificación del proyecto. Para proporcionar una comprensión completa del propósito, a veces es necesario profundizar en la justificación de por qué se inició el proyecto en primer lugar.
• Si el proyecto enfrenta ciertos límites físicos, legislativos, etc., estos pueden ser una fuente de riesgo y, por lo tanto, deben definirse.
• Hipótesis. Todos los proyectos han asumido ciertas condiciones como parte de su existencia. Por ejemplo, el proyecto de construcción de vallas ha asumido buenas condiciones climáticas, disponibilidad de herramientas, etc. ¿Cuáles son estas hipótesis y cuál es el impacto en el caso de una inexactitud de estas hipótesis sobre el proyecto?

Una sugerencia es redactar una declaración de alcance siguiendo los llamados objetivos SMART.

Por supuesto, predecir el futuro es imposible. Sin embargo, la Declaración de Alcance representa un compromiso con el proyecto basado en lo que se conoce «hoy» y lo que se espera realisticamente que ocurra en el futuro.

Si y cuando las situaciones cambian, es necesario evaluar el efecto de los cambios en todos los aspectos del proyecto y proponer los cambios necesarios en línea con la Declaración de Alcance para asegurar el éxito del proyecto.

Todo esto, sin embargo, siempre que la declaración de alcance haya sido redactada óptimamente, compartida con los miembros del equipo y actualizada con el tiempo.

Twproject te ayuda a hacer esto de manera simple y práctica: puedes crear, editar y rastrear la Declaración de Alcance directamente dentro de tu plan de proyecto, con vistas compartidas, historial de cambios y enlaces a objetivos reales.

Comienza tu prueba gratuita ahora y aporta más claridad (y control) a tus proyectos.