Estamos seguros de que este último lanzamiento de Twproject no pasará desapercibido y que cambiará significativamente (para mejor, por supuesto) la forma en que trabajas.
Hablamos de una optimización total de la gestión de actividades laborales: con esta nueva función, podrás integrar actividades en proyectos aún más fácilmente y sincronizar varias operaciones de una sola vez.
En términos simples, hablamos de una integración inteligente y en tiempo real con Google Calendar y Outlook Calendar, que esencialmente permite tres avances fundamentales:
CONTENIDO
- La Agenda de Twproject: qué cambios trae la sincronización de calendarios externos
- 1. Configuración de calendarios para gestión unificada
- 2. Vinculación a proyectos e impacto en la carga de trabajo
- 3. Transferencia automática a horas trabajadas
- Otra novedad: Asistente de IA
- ¡Prueba ya las funciones del nuevo lanzamiento!
- Gestión unificada de todos los calendarios externos
- Vinculación a múltiples proyectos
- Sincronización de eventos con la carga de trabajo y el worklog
Este es solo un breve resumen, pero ahora queremos guiarte y mostrarte en detalle qué cambios hay en la Agenda de Twproject a partir de hoy.
Al final del artículo, conocerás otra interesante característica nueva (adelanto: implica un servicio integrado que también puede ahorrarte mucho tiempo).
La Agenda de Twproject: qué cambia con la sincronización de calendarios externos
Como probablemente ya sabes si eres usuario de Twproject, el Calendario integrado en el software te permite gestionar las actividades del proyecto de forma más clara y organizada, planificando reuniones y eventos, invitando a miembros del equipo y teniendo una visión general de las actividades y fechas límite.
Aunque la Agenda de Twproject ya incluía algunas funciones de integración con calendarios externos y clientes de correo electrónico, a partir de hoy, la sincronización entre eventos en los distintos calendarios es completa y se comunica con las actividades del proyecto y las cargas de trabajo.
Veremos cómo la agenda y los calendarios externos pueden sincronizarse en tiempo real, en ambas direcciones, reduciendo significativamente el tiempo necesario para registrar eventos, actividades, horas de trabajo, etc., y permitiéndote monitorear tu carga de trabajo de manera más realista.
Twproject también se compromete a simplificar la planificación de proyectos y el seguimiento de actividades, centrándose en un concepto clave que guía su desarrollo: centralización.
Ahora analicemos los pasos principales que debes seguir para aprovechar al máximo las funciones introducidas en esta versión.
1. Configuración de calendarios para gestión unificada
Desde las opciones de Agenda de Twproject, puedes configurar la Configuración del calendario.
Luego sigue estos sencillos pasos:
- Selecciona qué calendarios externos vincular a la Agenda en Twproject: actualmente, están disponibles Google Calendar y Office365.
- Selecciona el servicio que deseas sincronizar e inicia sesión. Verás cómo el calendario externo se integra en la Agenda semanal o mensual de Twproject en tiempo real.
- Es posible agregar más de un calendario externo, de uno o ambos tipos (Google y Office365), con el fin de coordinar actividades registradas en múltiples sistemas digitales.
- A continuación, puedes seleccionar cuál calendario externo será el calendario predeterminado, al cual se enviarán las actividades registradas en la Agenda de Twproject.
En este sentido, es importante reiterar que no solo los eventos de los calendarios externos aparecen en la Agenda de Twproject, sino que, por el contrario, las actividades programadas en Twproject también se transfieren automáticamente al calendario externo predeterminado.
La sincronización es bilateral, optimizando los tiempos de planificación del trabajo y asegurando que ningún compromiso se pase por alto o se olvide.
2. Vinculación a proyectos e impacto en la carga de trabajo
Demos ahora un paso más.
¿Cuántos de nosotros usamos calendarios diferentes, quizás vinculados a cuentas de correo separadas, para gestionar múltiples proyectos o trabajos distintos?
Si también tú te encuentras con varios calendarios, cada uno de los cuales recopila y gestiona compromisos relacionados con un proyecto laboral diferente, gracias a Twproject puedes vincular estos calendarios externos a los proyectos en la plataforma.
Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Desde la configuración, selecciona un calendario específico y asígnalo al proyecto al que se refiere.
- Al hacerlo, asignarás las actividades de un área específica a su proyecto de referencia.
- Esto transformará un simple calendario de tareas por completar en un verdadero calendario de proyecto, gracias a la integración con funciones del software de gestión de proyectos.
De hecho, aquí viene la mejor parte: una actividad marcada en un calendario externo asociado con Twproject (por ejemplo: una cita, una llamada a la que has sido invitado, un seminario web al que te has inscrito…) se transfiere automáticamente a la carga de trabajo de ese día.
Si la reunión del proyecto requiere tres horas de asistencia, la carga de trabajo se recalculará en función de esa información, con la clásica optimización de tiempo garantizada por Twproject.
Un paso más hacia la optimización de los procesos de planificación: los datos se ingresan solo una vez y toda la plataforma se actualiza.
Finalmente, no olvidemos que Twproject también se utiliza a menudo para planificar proyectos personales y ajenos al trabajo.
Entonces, ¿por qué no vincular tu calendario personal a un proyecto fuera del trabajo? En la Agenda de Twproject, todo está centralizado, y al mismo tiempo, puedes separar los diferentes planes para enfocarte en un área específica a la vez.
3. Transferencia automática a horas trabajadas
Otra estrategia para simplificar el registro de actividades de trabajo es la opción de integrar eventos del calendario en las hojas de asistencia, también conocidas como timesheets.
Si hemos planeado algún evento con una duración específica dentro de un calendario (piensa, por ejemplo, en una llamada o una reunión programada), ¿por qué no transferir estas actividades directamente a la hoja de tiempos?
Dado que los calendarios externos, una vez integrados en Twproject, están vinculados a un proyecto específico, las horas de los eventos marcados en un calendario pueden registrarse automáticamente como un worklog en ese proyecto.
Esta última es una opción predeterminada que puedes configurar muy fácilmente:
- Ve a las opciones personales del usuario actual.
- En la línea «Generar worklogs a partir de eventos completados», selecciona «siempre» o «solo eventos creados por mí».
- Esto permitirá el registro automático de los eventos del calendario como worklogs en tus proyectos.
Es fácil entender por qué esta opción puede ser útil para muchos. Consideremos un ejemplo práctico.
Imagina, por ejemplo, un consultor empresarial. Su calendario sin duda estará lleno de talleres o cursos de formación, seminarios, reuniones de planificación con empresas clientes, etc.
Si el calendario con estos eventos se integra en el worklog, la tarea de registrar las actividades de trabajo se facilitará enormemente y el consultor en cuestión ahorrará tiempo valioso.
Este es un ejemplo práctico de cómo Twproject, con sus innovaciones continuas, mejora la vida empresarial de las empresas de consultoría y todas las demás empresas.
Otra nueva característica: Asistente de IA
Este es el segundo punto de esta versión, que realmente está llena de innovaciones: un asistente de IA integrado en todas las secciones de Twproject.
De qué se trata: un asistente de IA integrado en un software de gestión de proyectos es una guía inteligente y siempre disponible que simplifica enormemente la experiencia del usuario.
El asistente de inteligencia artificial de Twproject no solo da respuestas genéricas, sino que ofrece soporte contextual en tiempo real. Puedes preguntar sobre cualquier detalle relacionado con el uso de Twproject y obtener más información sobre todas sus funciones.
De esta manera, los usuarios no tienen que interrumpir su flujo de trabajo para buscar documentación o contactar al soporte: reciben respuestas claras e inmediatas directamente dentro de la plataforma.
Esto mejora la curva de aprendizaje, reduce la frustración entre los usuarios menos experimentados y aumenta la productividad general, haciendo que Twproject sea aún más fluido y accesible para todos.
P.D. Una pequeña adelanto: el asistente de IA es solo el primer paso hacia la integración completa de la inteligencia artificial; pronto, el chatbot podrá interactuar con los datos ingresados por los usuarios, ayudándote a mantenerte informado sobre el estado de las actividades y señalando posibles problemas.
¡Prueba ahora las funciones de la nueva versión!
Como con cada lanzamiento de Twproject, será gratuito para todos los usuarios.
Los usuarios de la nube recibirán la actualización en las próximas semanas.
Si deseas conocer en detalle todos los avances que esta versión y las anteriores han incorporado a nuestro software, puedes consultar la página del changelog.
Y si estás aquí por casualidad y deseas conocer las innumerables funciones de Twproject para simplificar los procesos empresariales, puedes realizar una prueba gratuita hoy mismo y aprovechar la asistencia de nuestro equipo de soporte incluida en la oferta.
