Sin un plan de gestión de proyectos adecuado, tu empresa será vulnerable a una gestión caótica, objetivos vagos, recursos inadecuados y empleados frustrados.
De hecho, una planificación poco realista genera altos riesgos que producen resultados de baja calidad y altos costos.
Por eso es tan importante elaborar un plan de gestión de proyectos completo antes de comenzar el trabajo.
En este artículo veremos qué es un plan de gestión, para qué sirve y cómo implementarlo.
CONTENIDO
¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
El gerente de proyecto crea el plan de gestión de proyectos basándose en la información recopilada del equipo del proyecto y de los interesados clave.
Un plan de gestión de proyectos es un documento formal que describe cómo se ejecutará, monitoreará y controlará un proyecto.
A medida que avanza el trabajo, el desempeño del proyecto se compara con la línea base de medición del desempeño incluida en el plan de gestión de proyectos.
Si durante la ejecución del trabajo ocurre una desviación respecto a la línea base, el gerente de proyecto debe abordarla realizando ajustes para corregirla.
Si estos ajustes no logran corregir las desviaciones, se requiere formalmente presentar solicitudes de cambio de la línea base.
Los gerentes de proyecto dedican mucho tiempo a garantizar el logro de los objetivos, asegurándose de que todos los interesados obtengan los beneficios esperados.
Además de una planificación adecuada, las habilidades del gerente de proyecto también incluyen controlar eficientemente el proyecto y asegurar que los entregables estén a tiempo y que el proyecto avance según lo establecido en el plan de gestión de proyectos.
Cómo hacer un plan de gestión de proyectos
No existe un modelo único que funcione para todos los proyectos.
Cada plan de gestión debe ajustarse al sector y a las circunstancias del proyecto.
Sin embargo, normalmente así es como se elabora un plan de gestión:
1. Identifica el objetivo de tu proyecto
Para construir algo significativo, el primer paso es establecer una base sólida. Estas son las preguntas que debes hacerte:
- ¿Por qué se está creando este proyecto?
- ¿Cuál es el objetivo?
- ¿Cómo se medirá?
- ¿Qué constituye un escenario exitoso?
- ¿Cómo afectará esto a las partes interesadas?
2. Define el marco de trabajo
Este siguiente paso debe detallar cómo avanzarán las cosas y cómo será el proyecto una vez que haya comenzado.
Es fundamental que un proyecto no se sobreextienda, de lo contrario el equipo nunca alcanzará sus objetivos.
El alcance del proyecto debería incluir entregables y la programación de los resultados; de hecho, todos los miembros del equipo deben saber qué se debe entregar y cuándo.
3. Haz un seguimiento visual de tu proyecto
Un cronograma de proyecto cuidadosamente elaborado es la clave del éxito.
Sin esto, tu proyecto probablemente colapsará en un caos de fechas límite incumplidas, mala gestión y frustración.
En este caso, herramientas de planificación como la gráfica de Gantt y las secuencias temporales pueden agilizar la creación de un plan de gestión.
Al delinear visualmente cada actividad del proyecto, se facilitará la adición rápida de hitos importantes y la búsqueda de dependencias o conflictos.
4. Identifica la estructura de tu equipo de proyecto
Armar un equipo y alinearlo con la visión de tu proyecto no es tan sencillo.
Esto solo se puede lograr mediante una buena comunicación, por eso una buena documentación del proyecto es fundamental.
Un organigrama puede ayudar a incluir información necesaria como la jerarquía del equipo, las responsabilidades de cada persona y la información de contacto de cada miembro.
5. Gestión de riesgos
Una tarea clave de un gerente de proyectos es identificar los factores que podrían poner en peligro potencialmente tu proyecto y elaborar soluciones para abordarlos.
Un plan de gestión de riesgos generalmente comienza listando todos los elementos de un proyecto, y luego una estructura de desglose de riesgos permite organizarlos tanto jerárquicamente como por categoría.
Con una herramienta dinámica y siempre actualizada de monitoreo de proyectos como Twproject, el gerente del proyecto podrá supervisar cualquier aspecto crítico del avance del proyecto.
Esto facilitará encontrarlos, gestionarlos y determinar una solución más rápida.
6. Planificar la comunicación
Una cosa que los gerentes de proyecto a menudo pasan por alto es tener un plan de gestión de la comunicación. Esto describe cómo el equipo del proyecto se comunicará con las partes interesadas.
Demasiado a menudo, por defecto, la comunicación del proyecto consiste en correos electrónicos ad hoc o reuniones de último momento, pero podemos evitarlo planificando con anticipación y redactando un plan de comunicación estructurado.
Esta forma de informe es útil para proporcionar comunicaciones regulares con actualizaciones claras y coherentes sobre el progreso del proyecto.
Esto también puede ayudar a detectar y señalar problemas antes de que surjan, fomentar la confianza con las partes interesadas y facilitar la reflexión sobre el desempeño del proyecto.
Por lo tanto, queda claro cómo un plan de gestión de proyectos es clave para un proyecto exitoso, ya que podrá impulsar el trabajo y mantenerlo en curso.
Quién puede ayudarte a hacer un buen plan de gestión de proyectos
Como se mencionó anteriormente, existen varias plantillas de planes de gestión según tu industria, cultura empresarial y tipo de proyecto.
En este caso, una buena herramienta de gestión de proyectos, completa y rica en funciones, puede ayudar a elegir la mejor plantilla de plan y redactar un documento completo y detallado.
De esta manera, el gerente del proyecto podrá asegurarse de que el progreso real se mantenga alineado con el progreso planeado.
Si eliges Twproject, la planificación será mucho más sencilla, gracias a sus herramientas dinámicas para calcular riesgos, carga de trabajo y presupuesto.
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