Gráficos de Gantt para un proyecto: ¿ventaja o desventaja productiva?

Los gráficos de Gantt para proyectos son el arma esencial del gerente de proyectos, pero pueden ser extremadamente útiles y efectivos incluso para cualquier persona que quiera organizar sus actividades de forma estructurada.

Esta herramienta de planificación apareció a principios del siglo veinte y desde entonces se ha utilizado ampliamente para la planificación de proyectos.

La razón principal del éxito de los gráficos de Gantt es su simplicidad y el enfoque en la visualización rápida de las actividades.

Los gráficos de Gantt también son una excelente manera de planificar el proyecto de forma temporal, permitiendo definir roles, responsabilidades y el uso eficaz de los recursos.

De hecho, ofrecen una visión inmediata de cómo desarrollar y estructurar el proyecto y actúan como una guía hasta el final.

¿Qué es un gráfico de Gantt?

El gráfico de Gantt, también llamado diagrama de barras programado, es una herramienta para planificar un conjunto de actividades que, generalmente, forman parte de un único proyecto más complejo.

En el eje horizontal se encuentra el período de tiempo, cuya unidad de medida depende del calendario del proyecto —días, semanas, meses, etc.— mientras que en el eje vertical se encuentra la lista de las distintas actividades.

Cada tarea forma una barra de color que va desde la fecha de inicio hasta la finalización de la actividad.

Una vez insertadas todas las actividades, se obtiene un esquema visual de cómo está estructurado el proyecto, qué tareas vienen primero, cuáles se superponen y cuáles ocurren después.

Los recursos que realizan cada actividad individual son fácilmente identificables.

Con una estructura gráfica como esta, es fácil entender, a primera vista, si los procesos están ocurriendo según lo programado y si el avance del proyecto está alineado con la fecha límite programada.

Muchos programas tienen, en el Gantt, su punto débil porque el Gantt no es muy eficaz o incluso inexistente.

Solo algunos software, incluido Twproject, permiten no solo obtener un gráfico de Gantt del proyecto que sea fácil de leer, sino también obtener detalles aún más precisos, indicando por ejemplo:

• el recurso asignado a una actividad determinada;
• si el recurso trabaja a tiempo completo o parcial;
• cuánto trabajo se ha realizado y cuánto queda por hacer;
• el costo asociado con cada actividad.

¿Cuáles son las ventajas del gráfico de Gantt?

Como empresa consideramos que el gráfico de Gantt, si está bien estructurado y gestionado, puede aportar diversos beneficios para la gestión de un proyecto.

A continuación se presenta una lista de ventajas que este sistema inevitablemente ofrece.

Las ventajas de Gantt: Visualización

El diagrama de Gantt permite visualizar claramente el flujo de trabajo y la estructura del proyecto.

Cuando insertamos las diversas tareas, o analizamos el esquema después de insertarlas, podemos detectar inmediatamente cualquier inconsistencia.

El esquema lineal te permite anticipar si enfrentarás problemas organizativos o técnicos potenciales y te permite prepararte con anticipación.

La distribución de las actividades permite identificar los objetivos intermedios y comprender si el proyecto sigue el cronograma previsto o no.

Las ventajas del Gantt: Flexibilidad

Como ya se mencionó, unaventaja del diagrama de Gantt es mostrar claramente la fecha de inicio y finalización de una actividad determinada.

La duración de cada tarea se establecerá tras una comparación directa con los responsables de cada área, para obtener un valor realista.

Por este motivo, el diagrama de Gantt también resulta útil para el análisis de viabilidad de un proyecto.

Una vez configurada toda la estructura del proyecto, no tiene sentido apresurarse a completar ciertos pasos antes de la fecha establecida, salvo que exista realmente una razón válida, ya que esto podría reflejarse en la falta de integridad y/o precisión.

Si has acordado una fecha determinada con la persona directamente responsable, significa que este es el tiempo necesario para realizar el trabajo correctamente y completamente.

Forzar el tiempo afectaría la calidad del trabajo.

Las ventajas del Gantt: Eficiencia

Estos gráficos permiten un uso inteligente y eficaz de los recursos.

Resulta realmente difícil que los recursos sean confiables cuando están lidiando con demasiados procesos y se ven sobrepasados.

Todos los conflictos y problemas derivados de una sobrecarga de tareas pueden provocar un bloqueo definitivo de todo el proyecto y, inevitablemente, su fracaso.

Usar diagramas de Gantt como herramienta de planificación de proyectos te ofrece una visión general de la línea de tiempo del proyecto para que puedas ver fácilmente dónde y cuándo está ocupado un recurso determinado.

Por lo tanto, es posible asignar recursos de manera que no se ralenticen ni bloqueen las actividades.

Una vez que un proceso finaliza, puedes transferir el recurso a otra actividad.

Las ventajas del Gantt: motivación

Los gráficos de Gantt son excelentes para la moral!

Probablemente todos hayamos tenido esos días en los que nos sentimos completamente perdidos y abrumados por el trabajo y los proyectos, y ya no podíamos ver la dirección hacia la que íbamos.

En este caso, el gráfico de Gantt puede ser una ayuda psicológica válida.

Al observar el diagrama, de hecho, puedes ver inmediatamente cómo se están desarrollando las actividades y cómo cada proceso conduce a la finalización de todo el proyecto.

Es un método muy efectivo para elevar la moral y motivar al equipo.

Además, ver el logro de una meta, por pequeña que sea, sigue siendo una satisfacción. Permite concentrarse, paso a paso, en los diferentes bloques de actividad sin sentirse desorientado por un proyecto que puede ser largo y complejo.

Las ventajas del Gantt: comunicación

Los gráficos de Gantt no son solo una herramienta útil para planificar el proyecto.

Los miembros del equipo pueden usar estos diagramas para ver en qué punto del proyecto se encuentran, qué necesitan para completar ciertas tareas y qué insumos requieren.

El diagrama del proyecto les muestra exactamente con quién deben contactar y con quién deben colaborar en cada fase.

Esto les permite comunicarse mejor no solo entre ellos, sino también con el Project Manager.

Gracias a los Gantt charts, también es posible ayudar a mejorar la cohesión, la comunicación y la comprensión dentro del equipo.

¡Los aspectos (desventajas) del gráfico de Gantt que debes mantener bajo control!

Como con cualquier herramienta de alto rendimiento, incluso para el Gráfico de Gantt existen algunos aspectos que monitorear.

Aspectos que, si no se gestionan adecuadamente, podrían convertirse en desventajas reales.

Enumeremos brevemente los aspectos a los que prestar atención, para que cada uno pueda hacer sus propias evaluaciones:

• Puede volverse extraordinariamente complejo. Excepto en los proyectos más simples, un gráfico de Gantt presentará una gran cantidad de actividades y recursos utilizados para completar el proyecto. Existen software especializados que pueden manejar toda esta complejidad. Sin embargo, cuando el proyecto alcanza este nivel, debe ser gestionado por un pequeño número de personas, o a menudo por una sola persona, capaz de manejar todos los detalles. Las grandes empresas suelen emplear uno o más Project Managers capacitados. En empresas que no están acostumbradas a este tipo de gestión, esto puede no funcionar como debería.
• El tamaño de la barra no indica la cantidad de trabajo. Cada barra en el gráfico indica el período de tiempo en el que se completará una actividad determinada. Sin embargo, al observar la barra, no es posible determinar qué nivel de esfuerzo se necesita para completar estas tareas. Por ejemplo, una barra corta podría requerir 500 horas, mientras que una barra más larga podría requerir solo 20 horas.
• La longitud de una barra indica en realidad la duración de una actividad determinada y no su complejidad en términos de horas de trabajo.
• Necesita actualizaciones constantes. Después de iniciar el proyecto, las cosas pueden cambiar. Si usas un gráfico de Gantt, debes poder modificarlo fácilmente y con frecuencia.
• Difícil de ver en una sola hoja de papel. El software que permite gestionar estos gráficos está mayormente adaptado a la pantalla de una computadora y no está pensado para imprimirse. Por lo tanto, resulta difícil mostrar los detalles del plan a un público amplio. Es ciertamente posible imprimir el gráfico, pero normalmente esto implica un trabajo de «cortar y pegar» las piezas individuales, bastante costoso en términos de tiempo.

En resumen

Para resumir, en el contexto de la gestión de proyectos es esencial tener una visión clara del inicio de las actividades y de cómo evolucionan conforme avanza el proyecto.

Hemos visto cómo el uso de un gráfico de Gantt ayuda a los miembros del equipo a visualizar no solo cuándo comienzan y terminan las actividades individuales, sino también cómo se cruzan e influyen en el resultado final del proyecto.

En conjunto, la mayor ventaja del gráfico de Gantt es su simplicidad absoluta y la visión clara de las actividades y su duración.

Esto lo hace ideal para proyectos en los que se requiere un acceso facilitado a toda la información relevante y en los que esta debe ser fácilmente comprendida por todos los involucrados en el proyecto.

Por eso pensamos en una evolución del Gantt de Twproject.

De hecho, hemos creado una herramienta que puede moldear situaciones en tiempo real y que se puede modificar fácilmente con el tiempo.

El enfoque de Twproject es capturar el trabajo realizado en tiempo real, para guiar al Gerente del Proyecto durante todo el desarrollo del proyecto.

La experiencia de nuestros clientes en esta dirección nos impulsa y nos brinda orientación para futuros desarrollos.

Ahora te toca a ti, crea tu Gantt con Twproject y obtén una prueba gratuita de 15 días!