Es mucho más fácil de lo que piensas gestionar proyectos con WBS si utilizas las herramientas adecuadas.
La WBS (Work Breakdown Structure) es una «descomposición jerárquica orientada a entregables del trabajo a ejecutar por el equipo», al menos así lo define PMBOK.
Este enfoque te permite esquematizar proyectos complejos partiendo de un nivel «macro» y desglosando gradualmente cada fase del proyecto en elementos más simples. Los elementos más simples permiten una mayor precisión en la estimación, gestión, control y verificación.
No queremos entrar aquí en las buenas prácticas relacionadas con la WBS, sino que nos centraremos en cómo utilizarla en Twproject. Encontrarás varios artículos sobre este tema en nuestro blog; un buen punto de partida es Cómo desglosar un proyecto: Ejemplos de WBS.
Cómo crear un proyecto con la WBS
Crearemos un proyecto de ejemplo: «Mi bicicleta»; en esta etapa no nos preocuparemos por fechas, recursos, tipos, etc. Twproject nos permite crear un nuevo proyecto con dos clics:
Twproject asignará automáticamente un código al proyecto y definirá al usuario actual como ‘gerente de proyecto’.
El área resaltada en amarillo contendrá nuestra WBS.
Todo comienza haciendo clic en el «+» circulado en naranja; con unos pocos clics nuestra estructura estará lista:
Podemos desglosar nuestro proyecto sin un límite predefinido. Por lo general, 4 o 5 niveles son suficientes incluso para proyectos muy complejos.
Estas capas pueden representar los Work Packages que componen nuestro proyecto.
La WBS nos permite «contraer», como se resalta, las fases del proyecto o work packages en los que no estamos trabajando, para centrarnos en las fases de interés.
La WBS también nos permite eliminar fases creadas por error.
Como se mencionó anteriormente, en esta etapa no hemos tratado con fechas, sino con la descomposición lógica.
El uso de WBS para gestionar y navegar por proyectos
El WBS puede organizar documentos, costos, microactividades (ToDo’s). La configuración de seguridad del proyecto también utilizará la estructura de WBS.
¡El WBS es el esqueleto del proyecto!
El WBS en Twproject funciona como un menú para navegar dentro del proyecto, con una practicidad inigualable.
Pero el WBS no es solo una herramienta de definición del proyecto, también es una herramienta de control rápido.
De hecho, una vez que nuestro proyecto ha comenzado y se ha alimentado con datos de planificación, trabajo realizado, costos y documentación, nuestro WBS se enriquece con información.
Por ejemplo, si nuestro proyecto no respeta las fechas, tendremos alertas en las fases afectadas.
Observa el color de las alertas: para la fase «Frame set» es gris, mientras que para la fase «Braking system» es rojo.
Esto significa que «Frame set» no está retrasado, pero mantiene una o más fases que están
La misma lógica de alertas se aplica a:
- costos: en caso de exceder el presupuesto o la estimación
- ingresos: en caso de que las facturas sean inferiores a lo estimado
- asignaciones: en caso de exceder la capacidad de trabajo de los recursos
- Tareas pendientes: en caso de exceder las fechas planificadas
La WBS de Twproject es una potente herramienta de definición, edición y control para proyectos de cualquier tamaño.
Puedes probar a gestionar tus proyectos con la WBS de Twproject hoy mismo: obtienes una prueba gratuita de 14 días y asistencia de nuestro equipo de soporte.
