Un proyecto exitoso no solo debe entregarse a tiempo, sino también dentro de tu presupuesto.
En este artículo veremos cómo Twproject gestiona los costos del proyecto.
El costo total de un proyecto depende principalmente de su alcance; la lista de elementos que contribuyen al total será muy diferente entre un proyecto de consultoría, un proyecto de construcción o un proyecto de I+D.
Podemos identificar dos categorías de costos: aquellos relacionados con las personas involucradas (recursos) y aquellos relacionados con bienes materiales (o servicios de «suma alzada») necesarios para la ejecución del proyecto.
Para los recursos tendremos tanto los costos del trabajo realizado (simplificando: horas trabajadas x costo por hora) como cualquier gasto incurrido por el recurso para llevar a cabo el trabajo (notas de gastos).
Para todas estas partidas, Twproject recopila tanto los valores estimados como los valores reales. Estos datos, comparados con el presupuesto esperado, ofrecerán una visión completa del progreso del proyecto desde el punto de vista económico.
Una gestión sencilla de los ingresos esperados y reales también permitirá estimar el flujo de caja.
Veamos en detalle cómo funciona.
Recursos: el costo por hora
Cada recurso tiene su propio costo por hora, el cual depende de muchos factores (funciones, antigüedad, etc.). Su definición está más allá de las tareas del PM.
Una vez determinado este costo, se puede ingresar en la ficha del usuario:
Es bastante común insertar un costo «estandarizado» en lugar del costo real del recurso, para resolver el problema del cálculo exacto, que podría ser complejo.
En este editor también puedes asignar el recurso a un centro de costos para realizar análisis entre proyectos.
Para simplificar la entrada de datos, en Twproject, tanto el costo por hora como el centro de costos (pero también el tiempo de trabajo) se pueden definir a nivel de recurso, departamento o empresa; de esta manera, el valor se heredará a menos que se especifique lo contrario.
El costo del recurso se ingresará solo una vez, ya que representa el «costo empresarial» y será el mismo en todos los proyectos en los que participe este recurso.
Costos de recursos: el costo del trabajo
En cada proyecto, fase, subfase, etc., puedes indicar los recursos involucrados mediante la asignación.
La estimación del proyecto se especifica durante la fase de asignación (100 horas en el ejemplo siguiente).
Al ingresar las horas esperadas, el costo estimado de esta asignación se calculará utilizando el costo horario real del recurso.
Cada vez que un recurso ingresa las horas trabajadas en el proyecto, una fase o una tarea pendiente, el total se actualizará en el proyecto, generando así un costo real que luego podríamos comparar con el ingresado en la fase de estimación.
En Twproject hay muchas formas de ingresar las horas trabajadas; la hoja de tiempos (semanal, quincenal, mensual), los botones de inicio/detención en proyectos y tareas pendientes, al cerrar una tarea pendiente, etc.
Es una operación muy rápida y sencilla.
Un registro de «hora de trabajo» incluye el costo horario y el centro de costos del recurso en la fecha de ingreso.
Costos de recursos: informes de gastos
Un elemento de gasto relacionado con los recursos es el informe de gastos.
Para algunos proyectos es un ítem de costo no despreciable y Twproject lo tiene en cuenta; tanto en las fases de estimación como de reporting.
Los informes de gastos y los costos laborales cierran los costos relacionados con los recursos.
El panel de resumen se ve así:
Para cada recurso encontramos las horas estimadas, las horas trabajadas, el costo horario, los montos equivalentes, el presupuesto personal y los gastos totales incurridos. Al final, el costo total estimado y el costo real.
Cada exceso es claramente visible y está marcado en rojo.
Si el proyecto se divide en fases, la última línea reportará las estimaciones y los costos de todo el árbol subyacente.
Las estimaciones y los costos pueden estructurarse a lo largo de la WBS (Work Break-down Structure), simplificando su análisis.
Al navegar por la WBS se mostrará de un vistazo dónde existen discrepancias entre la estimación y lo real:
Twproject fue nuestra opción número 1 como herramienta de gestión de proyectos, porque ofreció una excelente combinación entre la gestión pura de proyectos y la visión de control de presupuesto y costos
Costos adicionales del proyecto
Esta categoría incluye todos aquellos costos que no dependen de las actividades de los recursos.
Ejemplos típicos: materiales, costos de licencias, consultoría externa, proveedores, tarifas de alquiler, etc.
Para cada uno de estos elementos, puedes ingresar el valor estimado y real, la clasificación, el centro de costos, cualquier archivo adjunto, etc.:
También en este caso, una tabla resumirá los valores para este proyecto/fase y una fila de resumen para los datos de las subfases:
Presupuesto del proyecto
Hasta ahora hemos comparado los valores estimados con los reales.
Twproject nos permite agregar una dimensión, el presupuesto del proyecto.
El presupuesto del proyecto puede tener diferentes significados y usos dependiendo del objetivo que busquemos alcanzar.
Un uso muy común, adoptado por empresas que trabajan bajo pedido, es que el «presupuesto» representa el «costo para el cliente». En este sentido, la tabla resumen es bastante clara:
En la línea «Previsión» leeremos el margen esperado para todo el pedido. Este es el dato que recibe el gerente de proyecto de la negociación comercial.
En la línea «Estimado» leeremos cuánto margen nos queda para mantenernos dentro de lo estimado: dependiendo de la fase del proyecto (inicio, en curso o completado), puede utilizarse de diferentes maneras, pero en cualquier caso depende de la calidad de las estimaciones realizadas por el gerente de proyecto (o por el equipo del proyecto).
La última línea «Real» también adquiere diferentes significados dependiendo de la fase, pero al finalizar nos indicará la ganancia que «nos llevamos» con el proyecto.
Incluso en lo que respecta al presupuesto, es posible indicarlo tanto a nivel de proyecto como de fases/subfases.
Este enfoque, especialmente en proyectos muy complejos, junto con la refinada gestión de seguridad de Twproject, te permite implementar un mecanismo de delegación, en el cual los gerentes de proyecto de las fases subordinadas pueden gestionar su propio presupuesto.
Con Twproject puedes analizar costos, informes de gastos y horas trabajadas entre proyectos con herramientas dedicadas. Por supuesto, también hay exportación a Excel para los aficionados 🙂
Recuerda que todos los cambios en costos, presupuestos, horas ingresadas, informes de gastos, etc. se registran diariamente en las estadísticas del proyecto, por lo que siempre es posible ir a ver cuál era la situación en una fecha determinada:
Para contextualizar los costos con los demás parámetros del proyecto (fechas, progreso, tareas pendientes, horas trabajadas, etc.), la página de estadísticas con el uso del control deslizante te permitirá tener una visión completa en cualquier punto del pasado:
Como complemento a la gestión de costos, Twproject también ofrece herramientas para la gestión de ingresos, pero abordaremos esta parte en una publicación dedicada.
Prueba Twproject gratis y descubre lo fácil que es tener los costos del proyecto bajo control sin complicaciones.
