El diagrama SIPOC es una de las herramientas más utilizadas cuando se trabaja en el área de mejora de procesos.
Este diagrama es, de hecho, una herramienta simple que proporciona una visión general de alto nivel de un proceso o producto utilizando una forma visual que puede ayudar al equipo de varias maneras.
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Ya sea que intentes comprender mejor un proceso en curso en su estado actual o que estés tratando de definir un nuevo producto o proceso, la implementación de un diagrama SIPOC es una solución simple y efectiva, por un aspecto clave.
El valor real de un diagrama SIPOC radica en la relación entre el tiempo y la información obtenida.
La completación del diagrama toma muy poco tiempo, desde un promedio de 30 minutos hasta una hora, y, una vez completado, proporciona una enorme cantidad de información. Pero sobre todo, indica el alcance del proyecto o del proceso en el que estás trabajando.
Por cierto… SIPOC significa:
- Proveedor
- Entradas
- Proceso
- Salidas
- Clientes
Los elementos clave de un diagrama SIPOC
Es fundamental entender que todas las actividades de la empresa constituyen un proceso. Un proceso se define al tomar una o más entradas de los proveedores y crear salidas, independientemente de si se trata de un servicio o un producto.
La visualización gráfica de un diagrama SIPOC simplifica enormemente la comprensión de estos procesos empresariales, identificando los componentes clave, a saber: proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes.
Específicamente:
- El proveedor es quien proporciona un insumo al proceso.
- Los insumos son los recursos necesarios para ejecutar el proceso.
- El proceso indica las acciones reales necesarias para transformar los insumos en los resultados deseados.
- El resultado es el producto o servicio real que recibe el cliente.
- El cliente es quien recibe el resultado del proceso.
¿Cuándo se debe utilizar el diagrama SIPOC?
Ahora veamos cuándo es recomendable utilizar el diagrama SIPOC.
Esta herramienta es útil para enfocar una discusión y ayudar a los miembros del equipo a acordar un lenguaje común y la comprensión de un proceso para la mejora continua.
Este diagrama debe utilizarse cuando se está gestionando el proceso o cuando hay una actividad de mejora en curso, ya que es importante obtener, ante todo, una comprensión de alto nivel del alcance del proceso.
El diagrama SIPOC es particularmente útil cuando no están claros los siguientes aspectos:
- ¿Quién proporciona la entrada al proceso?
- ¿Qué especificaciones se establecen para las entradas?
- ¿Quiénes son los clientes reales de la prueba?
- ¿Cuáles son los requisitos de los clientes?
Cómo generar un diagrama SIPOC efectivo
Para generar un diagrama SIPOC efectivo, se requiere una sesión de lluvia de ideas.
Durante una sesión de lluvia de ideas, se puede pedir a los participantes que completen el diagrama SIPOC, comenzando con la columna central, la del proceso.
La columna del proceso funciona de manera sencilla: idealmente, no enumera más de cinco etapas y cada una de ellas consiste en una acción y un sujeto.
Una vez que el grupo se pone de acuerdo sobre cómo se lleva a cabo el proceso, pasa a la lista de resultados y clientes del proceso.
Luego, el grupo trabaja «hacia atrás» desde el centro del diagrama para identificar las entradas y los proveedores.
Dado que los diagramas SIPOC a menudo se abordan de esta manera, a veces se les denomina diagramas POCIS, en el orden en que se analizan los distintos puntos.
Pero, ¿por qué se trabaja en el diagrama de esta manera?
El diagrama SIPOC es una visión general avanzada del proceso existente y de forma estática.
El diagrama POCIS, por otro lado, es una visión general de nivel avanzado de un proceso optimizado.
A menudo se utiliza en proyectos para visualizar, y posiblemente racionalizar, un proceso empresarial desde la perspectiva del cliente.
Este enfoque suele limitarse al alcance de un único proyecto y, típicamente, también a un único proceso.
Las etapas para crear el diagrama SIPOC
- La primera etapa es establecer el nombre o título del proceso. El nombre o título elegido debe ser descriptivo y específico del contexto, de modo que quede claro inmediatamente de qué trata el proceso.
- La segunda etapa consiste en definir el punto de inicio y el punto final del proceso que se va a mejorar. El punto de inicio (disparador) podría ser la llegada de una entrada de un proveedor, mientras que el punto final representa el momento en que el cliente recibe el resultado. Establecer estos extremos con precisión garantiza una visión clara del flujo de trabajo.
- La tercera etapa consiste en establecer las etapas de nivel superior del proceso. Se recomienda mantener la lista dentro de los cuatro a ocho pasos principales.
- La cuarta etapa consiste en enumerar los resultados clave del proceso. Aquí identificamos los resultados finales que produce el proceso. Por lo general, esta lista incluye hasta tres o cuatro resultados principales, aunque el proceso puede generar más.
- La quinta etapa consiste en definir quién recibe estos resultados o productos, es decir, los clientes. Estos clientes pueden ser internos o externos a la organización. En esta etapa, también se deben evaluar los requisitos específicos que tienen los clientes y cómo el proceso puede responder a ellos.
- La sexta etapa consiste en enumerar las entradas que deben procesarse. Las entradas son los recursos necesarios para iniciar el proceso. Una lista detallada de las entradas ayuda a identificar qué se debe proporcionar para lograr el resultado deseado. Es importante llevar un registro no solo de las entradas tangibles, como las materias primas, sino también de las entradas intangibles, como la información o los permisos.
- En la séptima etapa se define quién proporciona las entradas al proceso.
Para aclarar aún más el uso del diagrama SIPOC, consideremos un ejemplo sencillo, fuera de los procesos empresariales normales y con un enfoque fácil: la creación de un batido ?
La creación práctica de un diagrama SIPOC
Para comenzar, crea una tabla con cinco columnas correspondientes a las cinco palabras que componen el acrónimo SIPOC, como se muestra en la tabla anterior.
Primero, tenemos al proveedor que tiene la tarea de preparar un batido para un cliente. Para ello, se necesita una licuadora, el dueño de la tienda donde trabaja esa persona, un encargado de cocina y alguien a cargo de los pedidos.
Esto conduce a las entradas, es decir, primero la solicitud o el pedido del batido. Después de recibir el pedido, está la receta necesaria para prepararlo, el recibo para certificar legalmente la venta, el mostrador para interactuar con el cliente y, por supuesto, cada ingrediente necesario para crear el batido.
Ahora llegamos a la parte dedicada al proceso: el proceso comienza con la recepción y preparación del pedido y de los ingredientes, que deben limpiarse, cortarse y clasificarse. Luego, los ingredientes se mezclan según lo requiera la receta.
El resultado de este proceso es la compra completada y, con suerte, un batido delicioso y un cliente satisfecho.
Esto finalmente nos lleva al cliente que entró en la tienda con una necesidad: en este caso, el hambre. Sin embargo, los clientes también son la licuadora e incluso el dueño de la tienda, quien se convierte en cliente cuando compra los ingredientes.
Para gestionar un proyecto de este tipo, que requiere la coordinación de varias fases y actores, el uso de una herramienta de gestión de proyectos como Twproject puede ser extremadamente útil.
Twproject permite organizar y supervisar en detalle cada paso del proceso, llevando un registro de los proveedores, las entradas y los recursos involucrados, hasta el resultado final, asegurando que todo funcione sin problemas.
Como puedes ver en el ejemplo, todos los elementos relevantes del diagrama SIPOC (proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes) se han considerado a un nivel muy general.
Este es el propósito final de un diagrama SIPOC, que puede aplicarse en cualquier industria y a cualquier proceso, convirtiéndolo en una verdadera guía estratégica.
