La estructura organizativa del proyecto es una herramienta esencial para determinar la jerarquía de las personas, su función, el flujo de trabajo y el sistema de informes.
Es un factor en la gestión de proyectos que desempeña un papel fundamental al guiar y definir la forma en que la organización lleva a cabo sus operaciones.
Existen diferentes estructuras organizativas de proyectos definidas según el área en la que opera la organización: dependen de las actividades relacionadas con el negocio principal.
Si una organización se ocupa de trabajos temporales, por ejemplo, la estructura probablemente gestionará mejor la contratación y el despido de empleados según sea necesario.
Por otro lado, si la organización gestiona una cadena de producción que requiere operación continua, tendrá una estructura diferente. En este caso, las tareas asignadas mantendrán a los empleados ocupados durante más tiempo para lograr los objetivos de la organización.
A medida que las organizaciones crecen o sus necesidades cambian, la estructura organizativa debe adaptarse para apoyar los nuevos objetivos.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- ¿Por qué es necesaria una estructura organizativa del proyecto?
- Tipos de estructura organizativa del proyecto
- Organización orgánica o simple
- Organización funcional o centralizada
- Organización multidivisional
- Organización matricial
- Organización orientada a proyectos (compuesta o híbrida)
- Organización virtual
- Híbrida
- PMO
- Las ventajas de contar con una estructura organizativa eficaz
- Las herramientas de trabajo
¿Por qué es necesaria una estructura organizativa del proyecto?
Toda organización debe tener una estructura organizativa bien definida para trabajar de manera eficiente y lograr sus objetivos con menos riesgos.
En el mercado moderno, las organizaciones deben ser muy competitivas, eficientes y dinámicas para sobrevivir y crecer. De hecho, los Stakeholders son cada vez más conscientes y exigentes, y quieren respuestas rápidas.
Por lo tanto, para satisfacer las necesidades del cliente y sobrevivir en el mercado, cada organización debe construir una estructura organizativa capaz de apoyar mejor sus objetivos.
Tipos de estructura organizativa del proyecto
La estructura organizativa depende de muchos factores, como el estilo de gobierno, el estilo de liderazgo, el tipo de organización, el flujo de trabajo, la jerarquía, etc.
El PMBOK clasifica las estructuras organizativas en ocho tipos:
- Organización orgánica o simple
- Organización funcional o centralizada
- Organización multidivisional
- Organización matricial: fuerte, débil o equilibrada
- Organización orientada a proyectos (compuesta o híbrida)
- Organización virtual híbrida
- PMO
En realidad, existen muchas otras clasificaciones, pero preferimos presentar la oficial, mencionada en la sexta edición del PMBOK.
La siguiente tabla muestra las funciones y características de cada tipo de estructura organizativa:
Ahora, veámoslas con más detalle.
Organización orgánica o simple
Este tipo de estructura organizativa es la más simple. Las empresas compuestas por una sola persona también se incluyen en esta categoría.
Este tipo de organización también incluye a trabajadores independientes. Por supuesto, el rol del gerente de proyecto es cubierto parcialmente por el propietario o el profesional, quienes gestionan personalmente los flujos de trabajo.
Organización funcional o centralizada
Este tipo de estructura organizativa es la más utilizada.
De hecho, en una estructura organizativa funcional, la organización consta de varios departamentos donde se reúnen personas con habilidades similares.
Es el entorno clásico en el que el personal está estructurado en áreas y departamentos como el departamento de ventas, el departamento de marketing, el departamento de finanzas, etc.
En resumen, esta estructura es funcional ya que mejora la eficiencia de cada grupo de trabajo.
Organización multidivisional
En una organización de este tipo, puedes tener muchas divisiones funcionales con una pequeña centralización.
La mayoría de las veces, estas divisiones son independientes entre sí.
Aquí, una organización está estructurada en varias divisiones en las que las personas, con diferentes habilidades, se agrupan según un producto, servicio o área geográfica similar.
En conclusión, cada división tiene los recursos necesarios para trabajar y puede llevar a cabo la tarea de forma independiente.
Organización matricial
Una estructura organizativa matricial es un híbrido entre la organización funcional y la organización orientada a proyectos.
Más específicamente, en una organización matricial puede haber dos estructuras principales: vertical y horizontal.
Aquí, un empleado puede ser parte de un grupo funcional, pero también puede trabajar en un proyecto.
A su vez, una organización matricial puede ser de tres tipos:
- Una matriz fuerte
- Una matriz débil
- Una matriz equilibrada
Las organizaciones más fuertes se acercan más a una organización orientada a proyectos y aquí el gerente de proyecto tiene la mayor parte de la autoridad y cuenta con un equipo a tiempo completo.
Por otro lado, las organizaciones de matriz débil se acercan más a una estructura funcional. En este caso, el gerente de proyecto tiene poca autoridad, sin control del presupuesto, y a menudo dirige un equipo de proyecto a tiempo parcial.
En cambio, las organizaciones de matriz equilibrada combinan las propiedades de los dos tipos anteriores. Aquí, el gerente de proyecto tiene una autoridad media-baja y un equipo a tiempo parcial; el presupuesto, en cambio, es gestionado tanto directamente por el gerente de proyecto como por el gerente funcional.
Organización orientada a proyectos (compuesta o híbrida)
Una organización de este tipo considera cada trabajo como un proyecto. Aquí, el gerente de proyecto tiene plena autoridad para completar el proyecto con éxito, tiene un rol a tiempo completo, control del presupuesto y un equipo disponible a tiempo completo.
En otras palabras, una organización basada en equipos es otro nombre para una organización orientada a proyectos.
Organización Virtual
Otro nombre para esta estructura es sociedad virtual. Aquí, la organización central se conecta con empresas externas (como proveedores, clientes, asociados) mediante una conexión de red que permite lograr el crecimiento empresarial y la rentabilidad. Esta estructura permite que la organización funcione como una unidad.
En una estructura virtual, la organización mantiene su negocio principal, mientras que el resto de los procesos se externalizan. A veces, este tipo de organización también se conoce como organización vacía.
Aquí, el gerente de proyecto tiene una autoridad baja-moderada y poder mixto sobre el presupuesto. El equipo del proyecto puede ser a tiempo completo o parcial dependiendo de la situación.
Híbrido
En una organización híbrida, se puede utilizar una combinación de los tipos de estructuras mencionados anteriormente.
La responsabilidad, la autoridad y otros factores también pueden variar según la estructura.
PMO
La PMO es también un tipo mixto de estructura organizativa, pero aquí el gerente de proyecto tiene la máxima autoridad, controla el presupuesto y cuenta con un equipo completamente a su disposición.
Las ventajas de contar con una estructura organizativa eficaz
Una estructura organizativa es un marco que ayuda a una organización a gestionar eficazmente sus operaciones y alcanzar sus objetivos con el mínimo esfuerzo.
Esta estructura define la relación entre los distintos departamentos y equipos de la organización. Además, ayuda a las organizaciones a delegar autoridad, poder y responsabilidad.
Pero la estructura organizativa del proyecto también define cómo se relacionan los empleados con sus superiores o con el Gerente de Proyecto; por lo tanto, se convierte en algo estratégico para la coordinación y la cooperación entre los miembros del grupo.
La principal ventaja de contar con una estructura organizativa eficaz es la reducción de fricciones y discusiones entre los empleados, ya que los roles, las responsabilidades y la estructura de reporting son muy claros.
Contar con un modelo organizativo adecuado puede aportar grandes beneficios a cualquier organización. Algunas de estas ventajas son:
- Permitir el crecimiento de una organización.
- Mantener la atención en los objetivos estratégicos, en lugar de tener cada departamento enfocado y limitado en su propia agenda.
- Unir a un grupo de personas y dirigirlas hacia un objetivo común.
- Permitir que los empleados mejoren sus habilidades.
- Hacer que el proceso de toma de decisiones sea más eficiente, fluido y rápido.
- Facilitar la especialización de los empleados.
- Permitir un mejor control y uso de los recursos.
- Facilitar una comunicación más fácil y efectiva, lo que ayuda a reducir conflictos.
- Permitir que los empleados tengan un mejor comportamiento.
- Ayudar a los empleados a crecer profesionalmente, a desarrollar una carrera y a simplificar la incorporación de nuevos colegas.
- Ayudar a identificar roles y responsabilidades de manera clara y precisa.
Por lo tanto, cada organización necesita una estructura organizativa; de lo contrario, el caos prevalecería.
En resumen, una estructura organizativa es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Cada empresa debe elegir su estructura organizativa según sus necesidades y requisitos específicos, ya que esto también depende del logro de los resultados previstos.
Las herramientas de trabajo
Entonces, si, como hemos visto, las estructuras organizativas son múltiples y complejas, ¿existen instrumentos que tengan en cuenta esta diversidad?
La respuesta es Twproject. Este software de gestión de proyectos destaca por su gran flexibilidad, y no es una excepción incluso en la gestión de roles.
Habiendo trabajado con empresas y gerentes de proyectos de todos los sectores durante más de veinte años, Twproject ha desarrollado un sistema que permite gestionar cualquier estructura organizativa, y decimos literalmente cualquiera. De esta manera, el gerente de proyecto asignará tareas y permisos de acuerdo con la configuración de la empresa.
Quienes utilizan software de gestión de proyectos (aquí, por ejemplo, explicamos por qué es una buena idea para gestionar la carga de trabajo de los recursos) pueden, sin embargo, tener la impresión de que deben adaptar sus procesos y estructuras internas de la empresa.
Con Twproject, evitarás la improvisación, ya que reflejarás mejor las relaciones dentro de tu equipo, sean cuales sean.
Por ejemplo, Twproject te permite gestionar la complejidad de la carga de trabajo del proyecto, distinguiendo entre actividades de proyecto, puntuales o rutinarias.
Pero hay mucho más: todo lo que necesitas para gestionar tu flujo de trabajo, sea cual sea.
Para saber más, visita este enlace y obtén tu prueba gratuita. ¡Estamos seguros de que no querrás volver atrás!
