Los conflictos y la forma en que se gestionan son elementos con los que todo Project Manager debe enfrentarse, eventualmente.
Cada proyecto involucra necesariamente a diferentes individuos que trabajan juntos para completar una tarea compleja.
Veamos, entonces, cómo podemos manejarlos de la mejor manera.
CONTENIDO
La fuente del conflicto en la gestión de equipos que trabajan en un proyecto puede estar relacionada con varios factores: valores, actitudes, necesidades, expectativas, percepciones, recursos y personalidad.
Las habilidades adecuadas para gestionar conflictos pueden ayudar a los gerentes de proyecto y a otros miembros de la organización a administrar y resolver conflictos de manera efectiva.
Resolver conflictos significa, por lo tanto, hacer que una empresa sea más productiva en su conjunto.
¿Qué es un conflicto?
El término conflicto tiene varias definiciones.
La definición más común está relacionada con el aspecto sociológico, que define el conflicto como «un tipo particular de interacción social en el que uno o más individuos involucrados experimentan una incompatibilidad en el propósito o en el comportamiento«.
Esencialmente, es un escenario competitivo en el que las partes son conscientes de la incompatibilidad de posiciones futuras potenciales y en el que cada parte desea ocupar una posición desalineada con los deseos de la otra.
La situación de conflicto debe incluir elementos de interdependencia, emociones, percepciones y comportamientos.
Sin embargo, el conflicto puede ser realmente constructivo y saludable para una organización, y puede ayudar a empoderar a las personas y mejorar la organización.
El conflicto puede llevar a problemas más profundos, obligando a las personas a tratar posibles deficiencias en una solución y elegir una mejor.
Se mejora la comprensión de los intereses, objetivos y necesidades reales, y se fomenta la comunicación continua sobre estos temas.
El conflicto constructivo ocurre cuando las personas cambian y crecen personalmente, se forma cohesión entre los miembros del equipo y se encuentra una solución al problema.
Sin embargo, si el conflicto no se aborda correctamente, puede ser perjudicial para una organización al amenazar la unidad, las alianzas comerciales, las relaciones del equipo y las conexiones interpersonales.
El conflicto destructivo ocurre cuando no se ha encontrado una decisión y el problema permanece, se resta energía a actividades o temas más importantes, se destruye la moral del equipo o individual, y se polarizan grupos de personas.
Dinámica del conflicto
Cuando estalla un conflicto, la primera reacción es intentar resolverlo, sumergiéndose en la situación que se ha creado.
En cambio, en este momento específico es estratégico detenerse y escuchar.
Es importante que el gerente de proyecto entienda la dinámica del conflicto antes de poder solucionarlo.
Las motivaciones que dan lugar al conflicto incluyen la percepción del objetivo, la percepción del otro, la visión de las acciones del otro, la definición del problema, la comunicación y la dinámica interna del grupo.
La percepción del objetivo se convierte en un problema cuando el éxito se vuelve excesivamente competitivo.
La percepción del otro puede crear conflicto cuando la actitud se convierte en «nosotros contra ellos». En este caso, se enfatizan las similitudes y diferencias, causando divisiones dentro de un grupo.
La percepción de las acciones de otras personas puede ser un problema cuando la situación es competitiva en lugar de cooperativa. Cualquier comportamiento puede ser sospechoso en un entorno competitivo.
La definición del problema puede conducir a un conflicto cuando la escala del problema se aumenta o se interpreta incorrectamente.
La comunicación en un entorno competitivo puede causar desconfianza y la información puede estar oculta o ausente.
La dinámica interna del grupo puede ser negativa cuando la estructura del equipo es centralizada y rígida en lugar de flexible y abierta. Se enfatiza el cumplimiento y las actividades dominan las necesidades individuales de los miembros del equipo.
Enfoques de resolución de conflictos
Aquí hay cinco formas de resolver conflictos y las situaciones específicas en las que se usan mejor.
1. Confrontación
Esto incluye que las partes en conflicto se reúnan cara a cara y trabajen juntas para alcanzar un acuerdo que satisfaga los intereses de ambos lados. Esto significa tener una comunicación abierta y directa que debería allanar el camino para la resolución de problemas. La comparación debe usarse cuando:
- Ambas partes deben ganar
- Los costos deben reducirse.
- Necesita crearse una base de poder común.
- Le competenze sono complementari.
- Hay tiempo suficiente.
- Hay confianza.
- La educación es el objetivo final.
2. Compromiso
También se le conoce como estilo de «dar y tomar». Las partes en conflicto negocian para lograr una solución mutuamente aceptable. Ambas partes sacrifican algo para llegar a un acuerdo y se van con cierto grado de satisfacción. El compromiso debe usarse cuando:
- Ambos lados deben ganar.
- No hay tiempo suficiente.
- Deseas mantener la relación entre las partes involucradas.
- No obtendrás nada si no te comprometes.
- Lo que está en juego es modesto.
3. Suavización
También se describe como estilo de obligación o cooperación. Con este enfoque, se enfatizan las áreas de acuerdo y se minimizan las áreas de desacuerdo. Los conflictos no siempre se resuelven usando este enfoque, pero una parte puede sacrificar sus propias preocupaciones o metas para satisfacer las preocupaciones o metas de la otra parte. La suavización debe usarse cuando:
- El objetivo a alcanzar es global.
- Deseas hacer una obligación para un compromiso en una fecha posterior.
- Lo que está en juego es bajo.
- La responsabilidad es limitada.
- Cualquier solución es adecuada.
- Deseas ser armonioso y crear disposición.
- Deseas ganar tiempo.
4. Imposición
También se conoce como estilo de competencia, control o dominio. La imposición ocurre cuando una parte hace todo lo posible para lograr el dominio mientras ignora las necesidades y preocupaciones de la otra parte. Esto resulta en una situación de ganar-perder donde una parte gana a expensas de la otra. La imposición debe usarse cuando:
- Hay una situación de «todo o nada».
- Lo que está en juego es alto.
- Principios importantes están en juego.
- La relación entre las partes no es importante.
- Debe tomarse una decisión rápida.
5. Anulación
También se le refiere como estilo de retirada. Este enfoque se considera posponer un problema para después o retirarse por completo de la situación. Se considera una solución temporal porque el problema, y el conflicto como resultado, continuará reapareciendo una y otra vez. La anulación debe usarse cuando:
- No se puede lograr una victoria.
- Lo que está en juego es bajo.
- Lo que está en juego es alto, pero no estás preparado.
- Deseas ganar tiempo.
- Deseas preservar la neutralidad o la reputación.
- Se cree que el problema desaparecerá.
Conclusión
Los conflictos en la gestión de proyectos no son necesariamente desfavorables ni negativos si se manejan adecuadamente.
Los beneficios son diversos y relevantes, como aumentar el crecimiento personal y la moral, mejorar la comunicación y producir mejores resultados de proyecto.
Sin embargo, el conflicto también puede representar el declive de un proyecto o, en situaciones más graves, de toda una organización si no se gestiona de manera efectiva.
El desafío para los gerentes de proyecto es, por lo tanto, intentar mantener el equilibrio adecuado y la intensidad del conflicto en la gestión de proyectos.
Al emplear principios de gestión de proyectos, entender la dinámica del conflicto y aprender enfoques de resolución de conflictos, los gerentes de proyecto pueden crear un entorno donde se fomente la creatividad y la innovación y se logren exitosamente los objetivos del proyecto.
