Gestión de configuración

Gestión de configuración es una disciplina de gestión técnica que se utiliza para hacer seguimiento de cambios en el desarrollo de sistemas complejos, y fue introducida originalmente durante la década de 1950 por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos.

Este sistema recibió varios nombres altamente técnicos a lo largo de los años, hasta que se publicó una guía consolidada en 2001 que estableció el sistema de gestión técnica ahora conocido como gestión de configuración.

La gestión de configuración del proyecto es el proceso de seguimiento y control de cambios en documentos y productos importantes del proyecto. Esto incluye entregables del proyecto y documentos de gestión de proyectos, como el documento de cronograma del proyecto.

Todo lo que requiere seguimiento a través del sistema de control de cambios del proyecto se identifica específicamente en el plan de gestión de configuración del proyecto.

Estos documentos generalmente no están abiertos a cambios por parte de cualquier persona en cualquier momento.

En su lugar, todos los cambios se documentan y aprueban, solo cuando sea estrictamente necesario, dentro del plan de gestión de configuración del proyecto.

La gestión de configuración proporciona documentación que explica por qué ocurrieron cambios en el proyecto, quién aprobó esos cambios y quién es el propietario asignado del cambio.

¿Cuál es el objetivo de la gestión de configuración del proyecto?

El objetivo de la gestión de configuración en un proyecto es, por lo tanto, gestionar las restricciones fundamentales del proyecto en cuanto a alcance, tiempo, costo y calidad.

Dentro de un proyecto, el propósito de la gestión de configuración es identificar, monitorear y proteger los entregables del proyecto de cambios no autorizados.

La gestión de configuración es una práctica que proporciona un control preciso sobre los recursos del proyecto al permitirle al gerente de proyecto:

• Especificar versiones de producto en uso y existentes, y almacenar información sobre su estado, quién las posee y las relaciones entre ellas
• Mantener un registro actualizado que contenga esta información
• Monitorear cambios en el producto, asegurándose de que las modificaciones se implementen solo con la aprobación previa de las autoridades designadas
• Verificar registros para asegurar que contienen los productos autorizados

Dentro de un proyecto, el rol de la gestión de configuración es proporcionar:

• Mecanismos de gestión, trazabilidad y control de todos los productos del proyecto; mantener los archivos de cada producto de un proyecto una vez que hayan sido verificados por su calidad, controlando su acceso y manteniendo registros de su estado
• Almacenar cada producto de manera segura y confiable de la forma más apropiada, esto incluirá gestionar el acceso al producto de tal manera que prevenga daños y lo proteja de accesos inadecuados
• Un sistema para registrar, hacer seguimiento y archivar cada problema relacionado con el proyecto

Cómo ejecutar la gestión de configuración del proyecto

Ahora veamos los 5 pasos para ejecutar adecuadamente la gestión de configuración de un proyecto.

Cómo ejecutar la gestión de configuración: Estar preparado desde el inicio

La directriz más importante es comenzar la configuración temprano en el ciclo de vida del proyecto. El gerente de proyecto debe evaluar el potencial de fluidez en las etapas iniciales y crear el sistema de gestión de configuración escalado apropiado durante la planificación del proyecto, en lugar de a mitad de la ejecución.

Cómo ejecutar la gestión de configuración: Establecer una línea base clara

Es muy importante establecer un plan de línea base claro, es decir, la descripción del proyecto tal como se definió al inicio del proyecto, así como documentar las diferentes versiones durante el desarrollo y la fase final cuando el proyecto será liberado.

Cómo ejecutar la gestión de configuración: Considerar la configuración del diseño y del producto

Debes considerar la gestión de configuración para dos áreas:

• cambios en la gestión del proyecto
• cambios de contenido o producto.

Cómo ejecutar la gestión de configuración: Registrar al propietario de los documentos

Otra mejor práctica es documentar quién posee las diferentes partes del proyecto. Cuando estos propietarios cambian y la siguiente persona trae una nueva perspectiva al proyecto, normalmente hay un aumento temporal en la tasa de cambios. Por lo tanto, el apoyo de las partes interesadas a los cambios del proyecto y al proceso de gestión de configuración es crucial para el éxito del sistema. Con los procesos de GC, las decisiones de aceptación de cambios deben tomarse a nivel del comité de control de cambios designado y reconocido.

Cómo ejecutar la gestión de configuración: Registrar el cambio de plan

Documentar los cambios de plan puede hacerse con herramientas simples en el caso de los proyectos más simples o con software específico de gestión de proyectos. Para que esto funcione efectivamente, el documento del plan debe crearse con consideración particular.

Donde este sea el método de GC, la regla general es que nada en el plan debe cambiarse a menos que se registre en la documentación de cambios, haciendo así seguimiento de toda la gestión del proyecto y de cualquier cambio.

A cada modificación se le asigna un ID único, se registra la fecha de la modificación, una referencia al número de sección y una descripción. Finalmente, el cambio al proyecto o producto se describe con todos los detalles necesarios.

 

En conclusión, podemos decir que los cambios son y continuarán siendo una parte inevitable del diseño e implementación de cualquier proyecto.

Incluso la mejor serie de planes de diseño no garantiza que un proyecto particular no experimente numerosos cambios.

Esto es particularmente cierto cuando el alcance involucra un proyecto complejo a gran escala, con múltiples contratos y múltiples fases.

Las causas principales de los cambios en el proyecto involucran cambios en estándares de diseño, cambios en el alcance del proyecto, complejidades imprevistas, o dificultades y retrasos en la implementación del proyecto.

Los gerentes de proyecto, para ayudar a controlar el impacto que estos cambios pueden tener en el costo, el cronograma y el rendimiento, están comenzando a ver el valor en usar principios de gestión de configuración.