Resolución de problemas: una habilidad del Project Manager

Resolución de problemas es una habilidad del gerente de proyectos que facilita la resolución efectiva de problemas al combinar el pensamiento creativo y sólidas habilidades analíticas.

Esta es una habilidad que proporciona la capacidad de aportar una perspectiva diferente a los problemas, ayudando a diseñar e implementar soluciones efectivas.

Es fácil darse cuenta de cómo en la resolución de problemas la identificación de soluciones simples a grandes problemas puede proporcionar beneficios al proyecto y a la empresa, pero no siempre hay Gerentes de Proyectos exitosos capaces de encontrarlas.

En este artículo intentaremos ayudar a las mentes menos creativas y más acostumbradas a los patrones sugiriendo algunas técnicas que, si se implementan correctamente, pueden ser extremadamente beneficiosas.

Técnicas de resolución de problemas: un enfoque de 5 pasos

Comencemos con la premisa de que algunos problemas son pequeños y se pueden resolver rápidamente, mientras que otros pueden involucrar tiempo y esfuerzo considerables.

Sin importar si el problema en el que te estás enfocando es pequeño o grande, utilizar un enfoque sistémico para resolverlo sin duda te ayudará a ser un gerente de proyectos más efectivo.

Aquí están los cinco pasos de la resolución de problemas que puedes usar para la mayoría de los problemas.

Paso 1 de la resolución de problemas: Definición del problema

El paso más importante en la resolución de problemas es definir adecuadamente el problema.

Cómo definas el problema determinará cómo intentarás resolverlo.

Por ejemplo, si recibes una queja sobre uno de tus miembros del equipo del proyecto por parte de un cliente, las soluciones que evaluarás serán diferentes según cómo definas el problema.

Si eliges un enfoque de bajo rendimiento para el miembro del equipo, surgirán diferentes soluciones en comparación con un enfoque donde le des poca consideración a lo que dijo el cliente.

Paso 2 de la resolución de problemas: Determinación de las causas

Después de haber definido el problema, puedes proceder a profundizar y comenzar a determinar qué lo está causando.

Este nivel de análisis es importante para asegurarse de que las soluciones aborden las causas reales del problema y no los síntomas del mismo.

Si la solución resuelve un síntoma en lugar de una causa real, de hecho, es probable que el problema vuelva a ocurrir porque nunca se resolvió verdaderamente.

Paso 3 de la resolución de problemas: Generación de ideas

Después de que el trabajo duro de definir el problema y determinar sus causas esté completo, entonces es momento de ser creativo y desarrollar posibles soluciones al problema.

Dos grandes métodos de resolución de problemas que puedes usar para llegar a soluciones son el brainstorming y el mapa mental.

Paso 4 de la resolución de problemas: Selección de la mejor solución

Después de idear varias ideas que podrían resolver el problema, una forma de decidir cuál es la mejor solución es un simple análisis de compensaciones.

Podemos encontrar este análisis también al realizar un estudio de viabilidad del proyecto.

Para llevar a cabo el análisis de compensaciones, primero debes definir los criterios críticos del problema que puedes usar para evaluar la comparación entre cada solución.

La evaluación se puede realizar usando una matriz simple, donde la solución con la puntuación más alta será la mejor para el problema en cuestión.

Paso 5 de la resolución de problemas: Actuar

Después de haber establecido la solución a implementar, es momento de tomar acción.

Si la solución requiere varias acciones o necesita un esfuerzo por parte de otros, es buena idea hacer un plan y tratarlo como un mini-proyecto.

 

Sin embargo, la resolución de problemas como habilidad del gerente de proyectos no se limita solo a este proceso tangible para resolver problemas.

Veamos qué otras habilidades son clave para la resolución de problemas.

Resolución de problemas: Creatividad

Esto no es algo relacionado solo con los artistas.

La creatividad se trata de poder simplemente llegar a una solución única y pensar «fuera de la caja».

Esto significa no responder a los problemas con una reacción impulsiva o una solución segura que podría conducir a malos resultados.

Lo que la creatividad requiere es poder realmente mirar un problema desde múltiples perspectivas, no solo la típica.

Salir de tu zona de confort, pensar fuera de la caja, ir más allá. De eso se trata la creatividad en la resolución de problemas.

Las soluciones a problemas serios de hecho pueden no encontrarse dentro de procesos estándar.

Resolución de problemas: Comunicación

Como con casi todo, nada se puede lograr sin las habilidades de comunicación para proporcionar la solución a quienes deben resolverla.

Incluso las ideas simples a menudo se enturbian por una retórica deficiente, por no hablar de los intentos fallidos de transmitir ideas complejas y resolver problemas.

Y no nos referimos solo a la capacidad de impartir órdenes claramente; también es importante conocer el canal adecuado para entregar tu mensaje.

Ese mensaje debe llegar a las personas correctas, de la manera correcta, y llegarles lo más rápido posible.

Encontrar una solución a un problema es solo un eslabón en una cadena más grande.

Si esa solución no se entrega a las partes que la necesitan para corregir el problema a fin de que el proyecto avance, entonces todo es en vano.

No todas las personas nacen grandes comunicadores, pero hay formas de aprender a comunicarse mejor, especialmente con los miembros del equipo.

Se necesita empatía y escucha activa para desarrollar confianza y lealtad, y sin esta conexión, no importa cuán explícitamente comuniques un mensaje, será malinterpretado o incluso ignorado.

Resolución de problemas: Fuerza de voluntad

Todo lo anterior puede ser bastante fascinante, pero si el gerente de proyectos no está comprometido con su trabajo y con mejorar en la resolución de problemas, todo es inútil.

Hay ejercicios que puedes hacer para dominar las habilidades de resolución de problemas que te ayudan a responder mejor a los problemas y resolverlos rápidamente.

Por ejemplo, hay pruebas de razonamiento lógico que te ayudan a organizar tus pensamientos claramente, analizarlos y elegir rápidamente el mejor curso de acción.

Sin embargo, todo esto requiere fuerza de voluntad; el gerente de proyectos debe ser consciente de lo que está haciendo y debe querer hacerlo.

Solo de esta manera será posible desarrollar las mejores habilidades de resolución de problemas.

 

Cuando se presenta un problema, algunos gerentes de proyectos pueden estar inclinados a procrastinar o evitar el problema por completo.

Sin embargo, evitar los problemas es una solución a corto plazo. Es la resolución de problemas lo que mantiene las cosas avanzando.

Por lo tanto, cuanto más rápido y efectivo seas resolviendo un problema, más rápido podrás completar el trabajo y finalizar un proyecto con éxito.