Aumentando la productividad del equipo: 7 consejos a considerar

Gestionar y aumentar la productividad del equipo no es una tarea fácil.

Por un lado, deseas mantener niveles de motivación saludables dentro del equipo, pero por el otro, aún necesitas trabajar duro hacia los objetivos organizacionales.

A veces, no importa cuánto trabajes, los resultados simplemente nunca parecen llegar.

Sin embargo, ser productivo no significa simplemente trabajar horas extra; de hecho, saber que trabajarás tarde puede ser incluso una excusa para procrastinar y retrasar las tareas.

¡Pero no temas! De todas formas, puedes aumentar la productividad de tu equipo y obtener las recompensas, también gracias a los 7 consejos incluidos en este artículo.

Aumentar la productividad del equipo: Sé realista con tu cronograma

¿Cuánto tiempo tienes disponible?

• ¿Qué es alcanzable durante este tiempo establecido?
• ¿Cuánto tiempo toma completar las diferentes tareas?

Responder estas preguntas es el primer paso para aumentar la productividad. A veces, fallarás simplemente porque no eres realista con tu cronograma.

Saber cuánto tiempo toma hacer algo y cuánto tiempo tienes es crítico.

También, ten en cuenta que la productividad no es estática y cada día puedes ser más o menos eficiente y enfocado en tu trabajo.

Por eso es importante asignarte algo de tiempo libre en el que puedas puesta al día con las tareas que no han sido completadas.

Un ejemplo es dejar libres las tardes de viernes para que tengas margen para terminar tu trabajo.

Aumentar la productividad del equipo: Evalúa los procesos

De manera similar a como reevalúas y mides el tiempo necesario para cada tarea, así debes evaluar y medir la eficiencia de los procesos (que son diferentes de los proyectos).

A veces, la forma en que se hacen las cosas está dictada por personas que no realizan ese trabajo o quizás esos procesos se basan en tecnología antigua y viejas formas de trabajar.

Todo esto puede tener un gran impacto en la productividad del equipo.

Al reevaluar cada proceso, es importante asegurarse de reconsiderar cómo se hacen las cosas y no temer al cambio.

También, es crítico involucrar a esas personas que están usando activamente esos procesos.

Aumentar la productividad del equipo: Evita el multitasking

Todos nos encontramos con una multitud de distracciones durante nuestra jornada laboral que nos hacen perder el enfoque.

Un ejemplo típico: pierdes el enfoque incluso al responder a un correo de 2 minutos en medio de otra tarea.

Recuperar ese enfoque es lo que toma más tiempo y, a su vez, te hace menos productivo.

Necesitas enseñar a tu equipo a enfocar toda su energía y atención en la tarea en curso, olvidando, por el momento, sobre el resto.

Aumentar la productividad del equipo: Prioriza y organiza la carga de trabajo eficientemente

Estar bien organizado es clave para el éxito, y tener listas de tareas pendientes es una técnica organizacional sólida.

El gerente de proyecto puede ayudar a los miembros del equipo a organizar su carga de trabajo destacando y estableciendo prioridades.

Siempre habrá muchas cosas diferentes por hacer, pero el truco es priorizar y organizar el calendario en consecuencia.

La forma en que se crea el equipo de proyecto jugará un papel significativo en esto. Si has elegido a las personas equivocadas, será muy difícil organizarlos adecuadamente. Sobre este tema, podría interesarte este artículo sobre cómo crear un equipo de proyecto.

Aumentar la productividad del equipo: Ten autoconciencia

Ser productivo depende de la autoconciencia.

Es crítico enseñar a los miembros del equipo a reconocer cuándo son más productivos y cuándo están haciendo el mejor trabajo.

Con esta conciencia, es posible organizar el trabajo, tanto individual como de equipo, de manera más eficiente.

En este sentido, el gerente de proyecto debe ser más flexible, lo que significa que no todas las tareas necesariamente tienen que completarse mientras se está sentado en la oficina.

Algunas personas, por ejemplo, cuando necesitan escuchar un video o necesitan hacer llamadas telefónicas, podrían hacerlo de manera más productiva mientras caminan.

Cada miembro del equipo rinde mejor cuando se le da un entorno donde se les permite hacer las cosas «a su manera», obviamente dentro de ciertos límites.

Aumentar la productividad del equipo: Da retroalimentación constructiva

También es importante que los miembros del equipo reciban retroalimentación constante sobre su trabajo.

Los verdaderos líderes entienden cuán importante es la retroalimentación, sabiendo cómo proporcionarla de manera efectiva y constructiva.

Ya sea positiva o negativa, esto siempre debe ser honesto.

El gerente de proyecto debe ser directo sobre qué y por qué, proporcionando ejemplos objetivos y ayudando a visualizar el futuro posterior al cambio.

De manera similar, la retroalimentación también debe ser positiva en el caso de tareas bien hechas y pequeñas victorias.

La apreciación es una necesidad humana fundamental y es crítica en cualquier lugar de trabajo exitoso.

Todo esto ayudará a establecer una cultura de confianza y crecimiento personal a medida que los empleados se sienten valorados.

Aumentar la productividad del equipo: Escucha y comprensión

Aunque esto debería ser un asunto automático en cada organización, en realidad sigue siendo un problema con el que los empleados se enfrentan constantemente.

Como gerente, es crucial promover la comunicación bidireccional, trabajando para entender las necesidades de los miembros del equipo.

También es útil escuchar cualquier idea que puedan tener, porque si los empleados se sienten marginados, afectará sus niveles de motivación al tener un impacto negativo en la productividad y eficiencia del equipo.

Usar estos 7 consejos significa estar consciente de qué enfocarse y saber cuándo es el momento de relajarse.

La productividad del equipo es como hornear un pastel donde los ingredientes correctos – los miembros del equipo – deben ser cuidadosamente elegidos y mezclados de la manera correcta.

En general, no hay una única forma de hacer que tu equipo sea más productivo; por el contrario, con pequeños pasos consistentes puedes sentar las bases para un entorno productivo.