El documento de iniciación del proyecto

A menudo, la redacción de un documento de iniciación del proyecto puede parecer superflua cuando ya se ha recibido la aprobación del cliente, se ha completado la planificación y se han asegurado los recursos.

Sin embargo, este documento es fundamental para iniciar correctamente un proyecto y para llevarlo más fácilmente hacia el éxito.

Veamos por qué en este artículo.

¿Qué es un documento de iniciación del proyecto?

 

Un documento de iniciación del proyecto contiene la información básica del proyecto como contexto, alcance y otros criterios generales cruciales a los que el equipo y los stakeholder pueden hacer referencia durante todo el proyecto.

Un sólido inicio es siempre fundamental, no importa cuán simple o complejo sea el trabajo.

El propósito de un documento de inicio del proyecto es recopilar información clave de planificación que ayudará a guiar el proyecto en la dirección correcta, obtener la aprobación de las partes interesadas y los tomadores de decisiones y establecer un plan claro para la entrega de los deliverables.

Además, un documento de inicio del proyecto ayuda a guiar al equipo en la fase inicial para asegurar un inicio exitoso sin crear demasiado trabajo extra.

Sin este tipo de documento, un proyecto corre el riesgo de desviarse debido a la falta de dirección y a la falta de participación por parte de las partes interesadas.

No olvides además que se trata de un documento “vivo”, lo que significa que puede ser actualizado y modificado durante el ciclo de vida del proyecto, si es necesario.

Cómo crear un documento de inicio del proyecto en 6 pasos

La tarea del project manager no es solo gestionar un proyecto hasta su finalización, sino también garantizar que el equipo y las partes interesadas estén alineados sobre qué debe hacerse, quién lo hará y cuándo.

El porqué es igualmente importante, para que todos puedan tener una idea de la misión y tener en cuenta los criterios generales de éxito.

A continuación, te mostramos cómo crear un documento de inicio del proyecto en 6 simples pasos.

1. Proporcionar el contexto

Aquí tienes algunas preguntas importantes a las que debes responder en esta primera etapa:

• ¿Por qué el cliente está llevando a cabo este proyecto?
• ¿Cuál es el problema que hay que resolver?
• ¿De qué trata el proyecto?
• ¿Cuáles son los objetivos empresariales?
• ¿Cómo se define el éxito?
• ¿Hay métricas definidas que medirán el éxito al final?

De esta manera, se delimitan claramente la visión estratégica y los objetivos, lo cual ayudará a mantener al equipo enfocado en los resultados esperados.

2. Definir los parámetros del proyecto

Debes incluir información como:

• ¿Cuál es el presupuesto para este proyecto?
• ¿Cómo se divide el presupuesto?
• ¿Cómo es la cronología?
• ¿Cómo imaginas la colaboración y la comunicación con el cliente?
• ¿Cuál es el primer objetivo hacia el que trabajará el equipo?

3. Definir las especificaciones

En este caso, el equipo debe entender exactamente qué debe hacerse y entregarse para que el proyecto tenga éxito.

Estos son los puntos que debes aclarar en esta etapa:

• ¿Qué entra en el alcance del proyecto y qué no?
• ¿Hay algunos requisitos iniciales del proyecto que ya estén definidos?
• ¿Cuáles son los límites del proyecto que el equipo no debe cruzar?

4. Definir la estructura de descomposición del proyecto y el plan de recursos

Para garantizar que el equipo entienda claramente cómo se crean los resultados finales, es esencial dividir el trabajo en bloques más pequeños y mostrar cómo se combinan los resultados finales, quién trabajará en qué y con quién.

De esta manera, las dependencias serán claras y el equipo podrá comprender la responsabilidad general del proyecto.

En otras palabras, en este paso se realiza una Work Breakdown Structure.

5. Definir quién hace qué y los procesos

Un aspecto importante del documento de inicio del proyecto es la estructura general del equipo de proyecto, tanto interno como externo. En particular:

• ¿Quién está trabajando en el equipo de proyecto?
• ¿A quién hay que consultar en determinadas situaciones?
• ¿Quién puede dar la aprobación final antes de contactar al cliente?

Establecer esto ayudará a evitar malentendidos y dará una idea de cómo funcionan los procesos.

Una excelente manera de aclarar estas dependencias en el proyecto es un gráfico RACI, que permite identificar claramente «responsible, accountable, consulted, informed» en cada situación.

La matriz RACI permite dar estructura y claridad a los roles que las partes interesadas tienen dentro de un proyecto.

6. Identificar riesgos, supuestos, problemas y dependencias

El último punto, pero no menos importante, es asegurarse de incluir una visión general de los riesgos y de las restricciones conocidas en el momento en que se redacta el documento de inicio del proyecto.

Los proyectos pueden ser complejos por varias razones y siempre es útil reflexionar y anticipar algunos de los riesgos y problemas que podrían presentarse, así como elaborar estrategias de mitigación.

Algunos ejemplos son:

• Cronogramas demasiado cortos o demasiado largos;
• Límites de gasto;
• Técnicas de estimación;
• Panorama complejo de las partes interesadas.

Una vez creado el documento de inicio del proyecto, es importante compartirlo con los miembros del equipo y todas las partes interesadas, incluidos aquellos que se unirán al proyecto más adelante.

Este tipo de documento también es un excelente punto de partida para las reuniones de seguimiento y para garantizar que el equipo no se desvíe del rumbo.

Un software de gestión de proyectos puede ayudarte

Un documento de inicio del proyecto es como una guía que ayuda al project manager y al equipo a ir en la dirección correcta, garantizando que ninguna información se descubra posteriormente causando problemas. Sin embargo, toda esta información que hemos analizado no puede escribirse en una hoja de papel.

La redacción de este documento es, en esencia, la planificación del proyecto en fase inicial (o de presupuesto), que debería facilitarse con una herramienta de gestión de proyectos que, al mismo tiempo, apoye al project manager en la creación del proyecto propiamente dicho.

Con Twproject puedes crear un proyecto con estimaciones de costos, uso de recursos, especificaciones predefinidas y todo lo necesario para la redacción del documento, que permanezca «oculto» de los cálculos generales, pero que te dé al mismo tiempo información de viabilidad en términos de tiempos y recursos. ¿Cuánto sería útil, en fase de presupuesto, saber si tienes los recursos para ejecutar el proyecto en los plazos establecidos?

Twproject puede hacer esto por ti.

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