Cómo elegir un software de gestión de proyectos para el tercer sector

Elegir un software de gestión de proyectos nunca es fácil, especialmente si hablamos de sectores específicos.

De hecho, la oferta de softwares para la gestión de proyectos en el mercado ha explotado exponencialmente en los últimos años.

Estos programas están diseñados específicamente para mejorar la colaboración entre los miembros del equipo y el gerente de proyecto. Ofrecen una variedad de funcionalidades necesarias para el éxito de un proyecto y no es tan fácil elegir las que mejor se adapten a la situación.

Un software de gestión de proyectos confiable ofrecerá, de hecho, la oportunidad de compartir todo sobre el proceso en tiempo real. La interacción del equipo y los resultados mejorarán en consecuencia, pero si no hay funciones específicas indispensables para el proyecto, puede que no produzca ninguna ventaja concreta.

Con una oferta tan amplia en el mercado, surge la pregunta: «¿Qué software es adecuado para mi proyecto / organización?» Intentemos construir un camino coherente de elección.

Para elegir un software de gestión de proyectos, necesitas estar claro sobre por qué lo necesitas

Un software de gestión de proyectos bien diseñado mantendrá a todos al día sobre el progreso del trabajo y asegurará que el proyecto avance según lo planeado.

Muchos gerentes de proyecto, incluso hoy en día, siguen el seguimiento de los proyectos usando Excel, hojas de cálculo de Google u otros programas de hojas de cálculo.

Estas herramientas funcionan bien hasta cierto punto y son aceptables para proyectos relativamente simples que requieren pocos recursos.

Sin embargo, por elaboradas que sean, estas herramientas tienen un rendimiento significativamente inferior en comparación con un software de gestión de proyectos dedicado.

Aquí están las señales evidentes que indican la necesidad de usar software de gestión de proyectos:

• El equipo está usando demasiadas herramientas para rastrear diferentes aspectos del proyecto.
• El equipo pierde demasiado tiempo escribiendo correos electrónicos y realizando reuniones y no tiene suficiente tiempo para generar resultados.
• Deseas mover el sistema de gestión de proyectos a la nube para que todos puedan acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Las necesidades comerciales y organizacionales han superado la capacidad del software actual.
• Alguien no recibe actualizaciones adecuadas o visibilidad suficiente a través del software actual.
• Los problemas no se rastrean correctamente y los riesgos no se reportan a tiempo.
• El software es demasiado complejo, al punto de que está creando ineficiencias, en lugar de aumentar la productividad.
• La colaboración entre los miembros del equipo no es eficiente ni efectiva.
• Se gasta demasiado tiempo analizando datos y generando informes.

Es precisamente el Gerente de Proyecto quien debe identificar estas deficiencias y decidir si y cuándo ha llegado el momento de dar el salto cualitativo.

10 características esenciales en un software de gestión de proyectos

Muchas soluciones de gestión de proyectos tienen características similares, pero pueden abordarse de diferentes maneras. En nuestra opinión, aquí están las 10 características esenciales para un software de PM respetable.

1. Un buen software de gestión de proyectos debe ser fácil de usar

El software de gestión de proyectos no será útil a menos que el equipo lo use.

Algunas herramientas de gestión de proyectos son muy complejas y pueden requerir unos días de capacitación.

Es importante elegir un software que ofrezca la mezcla adecuada de funciones proporcionadas a través de una interfaz intuitiva. Cuanto más fácil sea de usar, más miembros del equipo estarán convencidos de utilizarlo.

2. Debe permitir una gestión completa y correcta de las actividades

Esta función no solo debería permitirte listar todas las actividades, sino también asignarlas al miembro del equipo correcto, para que todos sepan qué necesita hacerse y por quién.

Algunas herramientas de gestión de proyectos te permiten ordenar tareas usando diferentes filtros, como por recurso, departamento, día de finalización, etc., para que puedas ubicar y organizar la información rápidamente.

La mayoría de los softwares avisan al miembro responsable del equipo cuando se acerca una fecha límite para asegurarse de que las tareas se completen a tiempo. Si faltara alguna de estas funciones, el software en cuestión debería descartarse a priori.

3. La planificación como prioridad de un software de gestión de proyectos respetable

Puede que seas capaz de gestionar un pequeño proyecto gracias a una lista simple de actividades en una hoja de cálculo; sin embargo, las cosas pueden volverse muy complicadas en el caso de un gran proyecto.

Si no tienes la oportunidad de ver el historial y entender cómo las diversas actividades son dependientes e influyen entre sí, puede ser prácticamente imposible planificarlas correctamente.

Por lo tanto, un diagrama Gantt es una función que no solo es importante, sino indispensable para permitir la visualización de las actividades, las interdependencias entre ellas y, en consecuencia, toda la planificación del proyecto.

Elige solo software que tenga una función Gantt extremadamente clara y fácil de configurar.

4. El intercambio de archivos como elemento de interacción y aceleración de los pasos

La mayoría de los softwares ofrece la posibilidad de compartir archivos internamente. Esto permite a los miembros del equipo tener acceso rápido a la información que necesitan para hacer el trabajo.

Sin embargo, es útil verificar si el software de Gestión de Proyectos ofrece la posibilidad de compartir archivos incluso con personas fuera de la organización, como proveedores, contratistas o clientes. A veces, compartir esto podría ser indispensable para no verse obligado a recurrir a herramientas adicionales.

5. Comunicación instantánea dentro del equipo

Una buena comunicación es esencial para facilitar la colaboración y asegurar que las actividades se lleven a cabo de manera eficiente y oportuna.

La necesidad de una comunicación simplificada se está volviendo cada vez más importante. En la mayoría de los grandes proyectos, de hecho, un número creciente de personas trabaja de forma remota o está distribuida entre oficinas en diferentes lugares, también en el tercer sector.

Por lo tanto, una función integrada de mensajería ayuda a los miembros del equipo a comunicarse rápidamente en tiempo real sin tener que intercambiar cientos de correos electrónicos diarios.

Además, otros miembros del equipo pueden echar un vistazo rápido a una discusión.

Hoy en día, elegir un software de PM con la función de Chat Instantáneo integrado se ha vuelto esencial.

6. Herramientas de informes en un software eficiente que permite la creación de Informes en tiempo real

Las herramientas de informes recopilan los datos del proyecto ingresados previamente y crean informes sobre presupuestos del proyecto, gastos, asignación de recursos, desempeño de los miembros del equipo y más.

La mayoría de los softwares de gestión de proyectos tiene un conjunto predefinido de informes que pueden generarse y algunos también incluyen informes personalizados. Antes de elegir el software para un proyecto determinado, es esencial verificar a fondo la eficiencia de estas funciones.

7. Un buen software debe proporcionar un panel de control simple e intuitivo

Esta función te permite tener una vista del estado del proyecto a través de un panel de control con gráficos, métricas visuales e indicadores clave.

Un Panel de Control simple e intuitivo, no solo para el Gerente de Proyecto, sino para todos los miembros del equipo, es ciertamente una ayuda para centrarse en las actividades a realizar e identificar prioridades.

El Panel de Control debe poder, cuando sea necesario, compartirse también con stakeholders. De hecho, estos informes gráficos comunican instantáneamente el estado del proyecto y algunas partes interesadas podrían estar interesadas en ver los datos generales del proyecto, pero no necesitan ver todos los detalles presentados en un informe escrito.

8. Interfaz de usuario amigable

Aunque el diseño visual puede no parecer una prioridad máxima, tiene cierta importancia de todos modos.

Una interfaz pobre y desordenada podría dificultar que los usuarios encuentren lo que necesitan, obstaculizando así la productividad.

Una interfaz limpia, simple y profesional hace que la experiencia del usuario sea más agradable e incluso puede ayudar a que los miembros del equipo estén entusiasmados con el uso del software.

Además, una interfaz bien diseñada es aún más importante si la herramienta de gestión de proyectos también es utilizada por un cliente final.

De hecho, un diseño moderno y profesional mejorará la imagen de la organización en general.

9. Elige software para la gestión de proyectos que permita la personalización de entornos de trabajo e informes

La personalización permite crear un «entorno de trabajo» que refleje las preferencias y necesidades de una organización: desde el logotipo hasta el esquema de colores, desde informes personalizados hasta la forma en que se organizan los datos.

Además, la personalización de informes y columnas de datos te permite mostrar información selectivamente. Esto permite mostrar rápidamente datos y métricas relevantes a diferentes stakeholders.

Las posibilidades de personalizar estos aspectos al elegir un software a menudo se subestiman, pero no tenerlos en cuenta definitivamente puede ser un error.

10. Gestión del tiempo, presupuesto y recursos

Estos tres aspectos a menudo se solapan. Lo ideal es tenerlos todos juntos en un único software de gestión de proyectos. Esto seguramente representaría una ayuda válida para la asignación del equipo y los recursos de una manera más eficiente.

Características avanzadas opcionales

Dependiendo de la naturaleza de la actividad de la organización y la complejidad del proyecto, un gerente de proyecto también podría gustarle tener funciones que generalmente no se encuentran en los softwares de gestión de proyectos predeterminados. Veamos juntos cuáles son:

1. Herramientas adicionales de visualización para simplificar la comunicación

Si a menudo manejas datos complejos e informes relevantes, el diagrama Gantt puede no ser suficiente para dar una vista completa. Puede que necesites usar herramientas adicionales de visualización para simplificar la comunicación de los diversos datos y métricas involucradas en el proyecto.

2. Posibilidad de integrar análisis de riesgos

Si trabajas con proyectos complejos con muchas piezas móviles, una función de análisis de riesgos integrada puede ser muy útil.

Esta función permite identificar, analizar y reaccionar rápidamente a los factores de riesgo durante toda la duración de un proyecto.

Las ventajas, como bien puedes entender, pueden ser enormes no solo desde el punto de vista financiero, sino también para el propósito del propio proyecto.

3. Informe de gastos y facturación

Algunos softwares avanzados de gestión de proyectos (pero no todos) ofrecen funciones de gestión de relaciones con el cliente, llamadas CRMs, y automatización de facturas. Esto permite que las interacciones e información del cliente se sincronicen automáticamente.

La función de facturación se sincroniza con el seguimiento del tiempo y el informe de gastos para que toda la información pueda consolidarse antes de que se cree una factura.

 

Después de comprender las diversas funciones ofrecidas por las herramientas de gestión de proyectos en el mercado, es necesario aclarar tus necesidades.

Deben tenerse en cuenta varios factores basados en las circunstancias específicas de una organización para garantizar que el software de gestión de proyectos seleccionado cumpla con las necesidades. No solo eso, también será necesario elegir el que mejor se adapte a la naturaleza de los proyectos y la estructura de la empresa, considerando las necesidades de crecimiento actuales y futuras.

Al elegir un software de gestión de proyectos, es importante asegurarse de combinar las diversas funciones con los requisitos de la organización y el equipo para elegir la herramienta que mejor se ajuste a los objetivos.