La definición de prioridades es una de las principales tareas de los gerentes de proyectos y es un área donde siempre existe incertidumbre.
La necesidad de establecer prioridades surge del hecho de que no dispones de recursos suficientes para trabajar en todo lo que deseas durante el tiempo que quieres.
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Por lo tanto, es necesario tener un proceso que determine las secuencias de actividades que deben realizarse para ofrecer el máximo valor en todo momento, dadas las restricciones a las que nos enfrentamos.
En pocas palabras, la establecimiento de prioridades es un proceso que establece qué proyectos son más importantes para que los recursos puedan enfocarse en la entrega correcta.
Es el primer paso crucial para construir una cartera de proyectos sólida y equilibrada y tomar decisiones efectivas sobre la asignación de recursos.
¿Por qué dar prioridad a los proyectos?
Muchas organizaciones consideran la priorización de proyectos como un proceso de presupuestación, sin embargo, dar prioridad a los proyectos es mucho más que eso.
Si mejoras el proceso de priorización de tu proyecto y seleccionas una cartera que refleje mejor tus objetivos organizacionales, obtendrás beneficios en las siguientes áreas:
- Aumento de la tasa de éxito de los proyectos. Una buena priorización garantiza la alineación de los proyectos y reduce los errores.
- Mayor retorno de la inversión (ROI) (enlace al artículo anterior). Los proyectos que están mejor alineados con los objetivos comerciales proporcionarán más valor a la organización. Naturalmente, el valor no significa solo dinero y puede expresarse en todas las formas; para cada organización, el valor tiene su propio significado.
- Mejora de la calidad de las solicitudes de proyecto. Cuando se reconocen los objetivos estratégicos, las iniciativas se alinean en consecuencia. Esto permite a las partes interesadas del proyecto mejorar su desempeño en relación con los impulsores estratégicos específicos, aumentando así la calidad de sus demandas.
- Eliminación de proyectos obsoletos. Un proceso estructurado de priorización de proyectos garantizará que solo se aprueben proyectos bien alineados y que los obsoletos se identifiquen con antelación.
- Asignación de recursos. Un buen proceso de priorización de proyectos permitirá escalar adecuadamente la cartera. Por lo tanto, los recursos pueden asignarse de manera más efectiva.
Resumen de las técnicas para establecer prioridades de proyecto
Aquí tienes algunas de las técnicas más utilizadas para establecer prioridades de proyecto.
1. MoScoW
El método MoSCoW es una técnica de establecimiento de prioridades empleada en múltiples campos de gestión para alcanzar un consenso sobre lo que es más importante para las partes interesadas y los clientes.
El término es un acrónimo que representa las diferentes categorías posibles de priorización – en inglés. Los requisitos se clasifican así:
- “Must have”: requisitos esenciales que deben incluirse absolutamente en el producto. Si falta incluso uno de estos, la emisión del producto se considera un error.
- “Should have”: estos requisitos son importantes pero no cruciales. Generalmente comparten la importancia de los requisitos del primer punto, pero no son tan necesarios.
- “Could have”: estos requisitos son deseables pero no necesarios para la emisión. Normalmente son mejoras de bajo costo del producto.
- “Won’t have”: estos requisitos son los menos críticos o incluso aquellos no alineados con la estrategia del producto. Deben descartarse permanentemente o posiblemente reconsiderarse para versiones futuras.
Este método ofrece una solución rápida y simple de priorización. El problema, sin embargo, es: ¿cómo es posible saber qué requisitos deberían o podrían ser más importantes que otros?
Como resultado de esta limitación, el método MoSCoW es probablemente más adecuado para proyectos internos que para productos que involucran a muchos clientes.
Hablar con unas pocas partes interesadas sobre los matices de las prioridades siempre será más fácil que contactar a los clientes finales a gran escala.
2. Análisis financiero
Las iniciativas y proyectos a menudo se llevan a cabo con el objetivo específico de aumentar los ingresos o reducir los costos.
Para estas situaciones, se requiere un análisis financiero y, para aquellos con los mejores resultados, se asignará prioridad.
Hay 4 tipos de objetivos financieros que pueden abordarse:
- Nuevos ingresos que deberían generarse;
- Ingresos incrementales, es decir, ingresos adicionales de clientes existentes que ahora pueden comprar una actualización o servicios adicionales;
- Ingresos retenidos, es decir, ingresos no perdidos debido a la reducción de la cuota de retiro del cliente;
- Ahorros en costos, es decir, cualquier tipo de eficiencia operativa que se logre dentro de la empresa.
Estas metas pueden estimarse durante un período de tiempo dado, proporcionando así una visión general de los ingresos y/o reducciones de costos que generarán.
Al analizar estas métricas en combinación, los equipos pueden luego tomar decisiones de inversión basadas en las prioridades financieras de la organización y los resultados deseados.
Sin embargo, todos estos métodos cuantitativos se basan en estimaciones de ingresos y costos, y se sabe que estas pueden ser fácilmente incorrectas.
3. Valor Presente Neto (NPV)
“¿Cuánto dinero debes guardar en el banco para terminar el año con 10 euros extra?”
Esto se llama valor presente de una cierta cantidad y depende de la tasa de interés. Aquí está su fórmula:
PV = C x (1 – i)-t
C= flujo de efectivo, i = tasa de interés y t = tiempo
Con una tasa de interés del 5% hoy, tendríamos que invertir 9.52 euros en el banco para obtener 10 euros en un año.
Al evaluar proyectos alternativos en los que invertir, las empresas consideran un costo de oportunidad en lugar de una tasa de interés.
Esto es lo que no se gana como resultado de invertir en otra cosa.
Si una empresa suele obtener un retorno del 15% en sus proyectos, este es el costo de oportunidad con el que debe compararse un proyecto alternativo.
Una iniciativa de producto producirá una serie de flujos de efectivo durante períodos de tiempo (por ejemplo, meses o trimestres) y cada uno debe descontarse a su valor presente (PV).
El valor presente neto es la suma de estos elementos durante un cierto período de tiempo y se determina por esta fórmula:
Este método permite a una empresa priorizar proyectos al proporcionar una respuesta a esta pregunta: «¿Cuánto dinero de hoy tendremos después de X tiempo, si invertimos en el Proyecto A o en el Proyecto B?»
4. Tasa interna de retorno
La tasa interna de retorno es una métrica que expresa el rendimiento de un proyecto en términos porcentuales. En otras palabras, muestra la velocidad con la que una inversión aumentará en valor.
Es difícil calcular este valor manualmente, sin embargo, el software de hojas de cálculo ofrece esta fórmula.
A partir de este valor, puedes derivar un retorno de un proyecto y compararlo con otros.
Sin embargo, esto no debe considerarse por separado al tomar decisiones, ya que el tiempo de inversión necesario, por ejemplo, puede ser un factor importante en la toma de decisiones.
Cuanto más tarde se recupere el dinero, más riesgosa es la inversión.
Dependiendo de la situación financiera de la organización y la tolerancia al riesgo, esto podría ser un factor clave.
5. Valor vs. Riesgo
Una forma clásica de priorizar proyectos es comparar el valor de lo que necesita hacerse con alguna otra medida de compensación: generalmente esa medida es el costo.
Sin embargo, hay otro método que sugiere considerar el riesgo como un factor de prioridad.
No hay formas establecidas de estimar el valor, y para esto es necesario usar una de las otras técnicas; sin embargo, en cuanto al riesgo, estos son los criterios:
- Riesgo de planificación: el riesgo de no finalizar un proyecto dentro del plazo.
- Riesgo de costo: el riesgo de que el proyecto cueste más de lo permitido a nivel de empresa.
- Riesgo de funcionalidad: el riesgo de no poder ejecutar un proyecto.
Existe una lucha constante entre el alto riesgo y el alto valor. ¿Qué debería hacerse primero? No hay una respuesta definitiva y todo depende de la elección de la organización.
En última instancia, la parte más difícil del proceso de establecimiento de prioridades es entender cuánto vale el tiempo del equipo y, por lo tanto, comprometerse solo con los proyectos más preciados, urgentes e importantes.
Una vez que se decide dónde enfocar la energía, el gerente de proyecto estará listo para elaborar un plan y comenzar a trabajar.
