Marco de gestión de proyectos

¿Qué es un marco de proyecto? Intentemos aprenderlo juntos.

Una razón fuerte por la que la gestión de proyectos está aumentando en prácticamente todos los sectores es porque la economía mundial se ha centrado en los proyectos.

Básicamente, todo lo que no se considera una operación rutinaria es un proyecto.

Por lo tanto, al adoptar marcos de gestión de proyectos y estrategias, como el establecimiento de resultados claros y la definición de un programa de trabajo, las operaciones pueden gestionarse de manera más efectiva.

La gestión de proyectos en las organizaciones ya no es un extra, sino una prioridad y, en algunos casos, una parte esencial.

Mientras que el rol del gerente de proyecto ha cambiado radicalmente en la última década, en gran parte debido a las tecnologías emergentes, las bases siguen siendo las mismas.

Las seis etapas del marco de proyecto

Un ejemplo de una de las principales herramientas que utiliza cada gerente de proyecto es el marco de gestión de proyectos.

Este marco integra una serie de herramientas y procesos para garantizar que un proyecto se desarrolle sin problemas desde el inicio hasta el final.

Dependiendo de la empresa, este marco puede tener diferentes nombres para diferentes fases, pero las seis fases que comprenden todos los elementos básicos son:

Marco de proyecto 1. Fase de iniciación

Esta fase se refiere al lanzamiento de un proyecto.

Aquí se definen los stakeholders, el alcance y los objetivos, y se establecen los requisitos del proyecto. Es durante esta fase cuando se mide la viabilidad del proyecto.

El resultado principal de esta fase es el inicio del proyecto.

Marco de proyecto 2. Fase de planificación

Este es el momento en que todas las decisiones se finalizan y se desarrolla la hoja de ruta del proyecto.

El equipo desarrolla un plan de proyecto y una línea de tiempo correspondiente, y determina qué materiales y recursos serán necesarios para concluir exitosamente el proyecto.

También identifica posibles amenazas que podrían retrasar el final del proyecto o impedir que las actividades se completen dentro del presupuesto.

El resultado final en esta fase es el desarrollo de un plan de proyecto.

Marco de proyecto 3. Fase de ejecución

El proyecto avanza aquí desde el diseño hasta el desarrollo.

A menudo es la fase más larga del marco e implica desarrollar los resultados según el plan de proyecto.

Aquí, el equipo a menudo utilizará informes de estado y celebrará reuniones regulares con patrocinadores y stakeholders clave para evaluar el progreso.

El resultado principal en esta etapa es obtener la aprobación del producto o servicio planificado.

Marco de proyecto 4. Fase de control

Esta es la fase de ajuste en la que los stakeholders del proyecto tomarán medidas correctivas ante desviaciones del presupuesto, los plazos y el alcance.

El gerente de proyecto podría reevaluar los niveles de recursos, monitorear los objetivos del proyecto y organizar reuniones con los stakeholders para aprobar cambios.

El resultado principal en esta etapa es el informe de progreso.

Marco de proyecto 5. Fase de evaluación

Es en esta fase del Marco donde se revisa el desempeño del proyecto en su conjunto.

El gerente de proyecto utilizará indicadores clave de rendimiento para determinar si el proyecto va bien encaminado o no.

Los factores que se monitorearán incluyen, pero no se limitan a:

• si el proyecto está dentro del presupuesto;
• si el proyecto sigue el cronograma establecido;
• cualquier cambio en el alcance del proyecto.

El resultado principal en esta fase es la medición del desempeño y el progreso del proyecto.

Marco de proyecto 6. Fase de resolución

Un proyecto exitoso termina -exitosamente- cuando logra todos los resultados esperados.

Entonces, las lecciones aprendidas se recopilarán y documentarán en un documento especial.

Este documento ofrece la oportunidad de aprender de los errores del pasado (lección aprendida) e implementar procesos exitosos para futuros proyectos.

Así, estas son las seis fases básicas de un marco de gestión de proyectos.

Claramente, los procesos tradicionales de gestión de proyectos están evolucionando constantemente con la adopción de nuevas prácticas.

Encontrar el equilibrio adecuado entre la adopción de nuevas herramientas modernas y las metodologías clásicas establecidas es y será un gran desafío para los gerentes de proyecto.

El marco de gestión de proyectos a fondo

La Guía PMBOK describe un marco de gestión de proyectos como una estructura básica para entender la gestión de proyectos.

Están disponibles diferentes marcos y los gerentes de proyecto elegirán el que mejor funcione para el proyecto dentro de su organización.

En algunos casos, las organizaciones aprovechan múltiples marcos dependiendo de la unidad departamental o el tipo de proyecto.

Veamos cuáles son algunos de los marcos de proyecto más populares.

Gestión de Proyectos con Cadena Crítica (CCPM)

El CCPM está diseñado para abordar las incertidumbres inherentes a la gestión de proyectos.

Este método se centra en la asignación de recursos, incluyendo personal, habilidades, gestión y capacidades durante el proyecto.

El objetivo es mantener el nivel de carga de trabajo para todos los recursos.

Lean

El concepto clave de la gestión de proyectos Lean es entregar alto valor con desperdicio mínimo.

El método Lean busca lograr esto mediante la estandarización, la máxima compatibilidad, la seguridad, la repetibilidad, la interoperabilidad y la calidad.

Lean a menudo emplea la metodología Six Sigma, que está orientada a mejorar la calidad eliminando defectos, estandarizando y formalizando procesos.

Gestión Extrema de Proyectos / Megaproyecto (XPM)

La Gestión Extrema de Proyectos (XPM) es un marco diseñado para satisfacer las necesidades de proyectos muy complejos y a menudo altamente flexibles.

XPM se trata más de la gestión de stakeholders que de la temporalidad de las actividades.

En un proyecto tradicional, el resultado es mucho menos complejo, el cambio es costoso y por lo tanto minimizado, se asume que la tecnología permanecerá en gran parte inalterada y el proyecto está impulsado por el plan de proyecto.

Esto no es particularmente adecuado en entornos de alta tecnología donde el cambio es constante porque la tecnología está evolucionando constantemente.

Por lo tanto, XPM se caracteriza por períodos de desarrollo (sprint) muy cortos de dos semanas o menos.

Scrum

El método Scrum también se basa en sprints cortos, aunque los sprints de Scrum son más largos que los de XPM y generalmente duran de dos a cuatro semanas.

Waterfall

La metodología Waterfall generalmente se reconoce como un enfoque tradicional de la gestión de proyectos.

Waterfall se basa en la idea de que todo sucede en secuencia, con una fase del proyecto terminando antes del inicio de otra.

¿Por qué hay tantos marcos de gestión de proyectos?

Cada marco tiene sus propias fortalezas y debilidades, pero, sobre todo, cada proyecto tiene sus propias necesidades y requiere recursos específicos.

Algunos elementos que pueden determinar qué marco usar son el tipo de actividad, la naturaleza única de los proyectos y los diferentes departamentos involucrados.

Un gerente de proyecto debe ser consciente de cuáles son los marcos de gestión de proyectos y debe poder identificar cuál es el más adecuado para cada ocasión.

Solo eligiendo el marco correcto se puede llevar a cabo un proyecto con éxito, respetando la cultura corporativa y el objetivo final de la organización.