La estructura organizacional funcional es un tipo particular de organización en el que una empresa puede decidir organizarse.
La estructura de una organización determina cómo se organizan los empleados, los equipos y las responsabilidades laborales para satisfacer las necesidades y objetivos finales.
En una estructura organizacional funcional, los empleados se dividen en departamentos caracterizados por la similitud de las tareas y los proyectos se llevan a cabo dentro de las unidades departamentales individuales.
ÍNDICE
¿Qué es una estructura organizacional funcional?
Una estructura organizacional funcional está compuesta por miembros del equipo de proyecto asignados según las diferentes unidades funcionales de una organización.
Una organización típica tiene diferentes unidades funcionales, como Recursos Humanos, Finanzas, Marketing, Ventas, Operaciones, TI, Administración, etc.
Cada unidad es gestionada por un gerente funcional que rinde cuentas ante la dirección estratégica de la organización.
En una gran organización, los jefes de las unidades funcionales individuales pueden tener otros gerentes operativos trabajando bajo su supervisión y reportando directamente a ellos. Cuanto mayor sea la organización, más niveles tendrá la unidad funcional.
Por ejemplo, el departamento de RRHH puede tener un jefe de RRHH, bajo el cual encontramos gerentes adicionales de RRHH. Cada subresponsable se ocupará de diferentes aspectos de este mismo departamento, como contratación, gestión de nómina, capacitación del personal, etc.
Todos estos gerentes trabajan en armonía con el jefe del departamento de recursos humanos para lograr los objetivos generales del departamento de RRHH.
Por lo tanto, las estructuras organizacionales funcionales deben gestionarse utilizando una estructura jerárquica.
En una organización de este tipo, la ejecución de un proyecto significa el nacimiento de un equipo temporal. El equipo de proyecto estará compuesto por miembros provenientes de diferentes unidades funcionales.
Por lo tanto, los miembros de las diferentes unidades funcionales se ocuparán de la parte del proyecto que les concierne más de cerca y de la cual son directamente responsables.
No es obligatorio que todas las unidades de una organización estén presentes en un proyecto. De hecho, los empleados serán asignados solo sobre la base de los requisitos del proyecto dado. Para algunos proyectos, por ejemplo, puede no ser necesario ningún miembro del departamento de Marketing, mientras que se pueden requerir más especialistas del departamento de RRHH.
Las ventajas de una estructura organizacional funcional
Cuando una organización está estructurada de manera funcional, es importante conocer cuáles son las ventajas y desventajas de esta elección. Intentemos aclarar las ideas enumerando las ventajas y desventajas de esta organización. Comencemos con las ventajas:
- Sin cambios. Los proyectos se completan dentro de la estructura funcional básica de la organización. No hay cambios radicales en las operaciones y la estructura de la organización.
- Flexibilidad. Hay flexibilidad máxima respecto al uso de los miembros del equipo. Los especialistas de diferentes unidades funcionales pueden ser asignados temporalmente al proyecto, después de lo cual regresan a su trabajo normal. Con muchos especialistas disponibles dentro de cada departamento funcional, las personas pueden intercambiarse entre diferentes proyectos con relativa facilidad.
- Experiencia profunda. Si la responsabilidad principal del proyecto se asigna a la unidad funcional correcta, es posible hacer uso de una experiencia profunda en los aspectos más cruciales del proyecto.
- Fácil transición posterior al proyecto. Las rutas de carrera normales se mantienen dentro de un departamento funcional. Si bien los especialistas pueden hacer una contribución significativa a los proyectos, su unidad funcional es su hogar profesional, por lo tanto, el foco de su crecimiento y avance profesional. El proyecto se convierte en algo así como un hogar temporal para el miembro del personal y, una vez que se completa, el empleado regresa a su «real» hogar permanente, que es el departamento funcional.
Una estructura organizacional funcional es – en general – más adecuada para proyectos que requieren mayor experiencia técnica.
Desventajas de una estructura organizacional funcional
- Falta de atención. Cada unidad funcional tiene su propio trabajo básico que realizar y sucede que las responsabilidades del proyecto se dejan de lado para cumplir estas obligaciones primarias. Esto se vuelve aún más difícil cuando el proyecto tiene diferentes prioridades para diferentes unidades. Por ejemplo, el departamento de marketing puede considerar un proyecto urgente, mientras que otros departamentos lo consideran de importancia secundaria, si no una verdadera pérdida de tiempo. Esto puede llevar a retrasos y problemas de calidad.
- Mala integración. Puede haber una mala integración entre las unidades funcionales. Los especialistas funcionales tienden a preocuparse solo por su propio segmento del proyecto y no por lo que es mejor para el proyecto en general.
- Lento. En general, se necesita más tiempo para completar proyectos dentro de una estructura organizacional funcional. Esto se atribuye en parte a tiempos de respuesta lentos. La información sobre el proyecto y las decisiones debe difundirse a través de los canales de gestión normales que no consideran la comunicación horizontal entre departamentos. Por ejemplo, si un miembro del personal de la unidad funcional A necesita resolver un problema que involucra a un miembro del equipo de la unidad funcional C, el problema primero debe ser asumido por el gerente de A, quien luego debe coordinarse con el gerente de C, que luego puede llegar al miembro del equipo C para obtener la información relevante y luego retransmitirla por el mismo camino de vuelta al miembro del personal de A. Esto, como es fácil deducir, es un proceso complicado y puede causar retrasos y estrés.
- Falta de sentido de pertenencia. La motivación de las personas asignadas al proyecto puede ser débil. El proyecto puede verse como trabajo adicional no directamente relacionado con el desarrollo profesional de uno. Además, ya que los miembros del proyecto solo trabajan en una parte del proyecto, no se identifican con el proyecto en su conjunto. La falta de sentido de pertenencia desalienta a los miembros del equipo que pueden no comprometerse lo suficiente en actividades relacionadas con el proyecto. El resultado, incluso en este caso, será un problema de calidad de los resultados.
El rol del gerente de proyecto dentro de una estructura organizacional funcional
Es un hecho: El gerente de proyecto tiene menos autoridad sobre los miembros del equipo de proyecto en la estructura funcional que en cualquier otra forma de estructura organizacional.
De hecho, es más un coordinador de proyecto que un verdadero gerente de proyecto. Esto es precisamente porque los gerentes funcionales mantienen la autoridad completa sobre los miembros del equipo de proyecto y los presupuestos del proyecto.
Aquí están los hechos importantes respecto a el rol del gerente de proyecto dentro de una estructura organizacional funcional:
- La organización funcional es una estructura organizacional tradicional en la que las autoridades – y por lo tanto los verdaderos gerentes – se dividen según las funciones realizadas por un grupo particular de personas, como Finanzas, RRHH, Marketing y Compras, etc.
- El poder y la autoridad están en manos del gerente funcional, no en las del gerente de proyecto.
- El gerente funcional tiene la autoridad de liberar los recursos basándose en su conocimiento y competencia – el gerente de proyecto es por lo tanto siempre dependiente y pendiente de la decisión de los diferentes gerentes funcionales.
- El recurso regresa al gerente funcional después de completar el proyecto – y en cualquier caso nunca está «completamente» separado.
- Los recursos que trabajan en este tipo de organización siempre están bajo la autoridad del gerente funcional, en cualquier situación.
- El gerente de proyecto generalmente tiene mucho menos poder en este tipo de organización.
- Las habilidades del gerente de proyecto se utilizan mucho menos en este tipo de organización.
- El recurso asignado al rol de «gerente de proyecto» suele ser un miembro del equipo dentro de un área funcional y no tiene un título real de gerente de proyecto ni formación.
- El gerente funcional controlará el presupuesto y el «gerente de proyecto» actuará más como coordinador de las actividades del proyecto en lugar de tener responsabilidades reales de gestión de proyectos.
- Los recursos para el proyecto deben negociarse con los gerentes funcionales y la accesibilidad de estos recursos se basará en las condiciones comerciales.
- Cualquier tipo de escalado de problemas debe informarse al gerente funcional.
- Dado que el «gerente de proyecto» tiene poca o ninguna autoridad, el proyecto puede durar más tiempo en comparación con otras estructuras organizacionales. Generalmente, no se utiliza ninguna metodología de gestión de proyectos reconocida ni mejores prácticas.
- El gerente de proyecto asiste prácticamente al gerente funcional.
- El gerente de proyecto pasa mucho tiempo realizando tareas administrativas y a menudo trabaja como PM solo a tiempo parcial.
En conclusión, en una organización funcional, los gerentes de proyecto tienen poco o ningún rol cuando se trata de asignar recursos y deben confiar completamente y esperar la cooperación de los gerentes funcionales para obtener los recursos que necesitan para completar los proyectos.
Los gerentes funcionales tienen el control completo sobre los departamentos especializados de la empresa y son responsables de la productividad y los resultados de la unidad.
Para llegar a nuestra conclusión, podemos decir que, en general, la estructura organizacional funcional puede funcionar bien en una empresa que principalmente realiza trabajo repetitivo.
