El análisis de varianzas del proyecto es una técnica importante que permite a los equipos de proyecto comparar constantemente el rendimiento planificado con los datos reales del proyecto.
Este análisis también ayuda al gerente de proyecto y al equipo de proyecto a identificar y comprender las desviaciones en el rendimiento del proyecto.
ÍNDICE
En el contexto de la gestión de proyectos, el concepto de análisis de varianzas es fundamental. Su objetivo es determinar claramente las causas de una variación, que, en términos sencillos, es la diferencia entre un resultado esperado y un resultado real.
Este tipo de análisis puede ayudar al gerente de proyecto a identificar con precisión los factores que influyen en cada elemento del proyecto.
Este análisis también ayuda a identificar aún más las causas y evaluar la gravedad de la desviación.
Los pasos del análisis de varianza
Analizar las desviaciones o varianzas no es difícil, pero requiere una gran disciplina en la recopilación e interpretación de los datos.
En primer lugar, el gerente de proyecto identifica la desviación en el desempeño básico, luego establece las causas de las desviaciones y evalúa la gravedad del impacto.
El siguiente paso para el gerente de proyecto es implementar acciones correctivas para restablecer el desempeño del proyecto. Por último, otra tarea consiste en proponer acciones preventivas para evitar eventos similares en el futuro.
Un análisis de varianza bien estructurado debe incluir los siguientes aspectos:
- Identificar los indicadores clave de desempeño relevantes.
- Evaluar la magnitud de la desviación.
- Evaluar el grado de impacto en el desempeño del proyecto.
- Identificar las causas del cambio de varianza.
- Establecer la acción correctiva.
- Estima los recursos necesarios para implementar la acción correctiva.
- Establece un cronograma para implementar la acción correctiva.
- Recomienda una acción preventiva.
Análisis de desviaciones en la gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, el análisis de las desviaciones se puede reducir a 4 pasos fundamentales. Estos son:
- Control del alcance
- Control del cronograma
- Control de costos
- Control de riesgos
Control del alcance
La mayoría de los proyectos experimentan cambios frecuentes en su propósito.
A veces, los equipos de proyecto no pueden controlar los cambios y, por lo tanto, no logran verificar su impacto.
Esta expansión descontrolada del alcance del proyecto, sin modificaciones en la planificación, el presupuesto, los riesgos ni los recursos, se conoce como «scope creep«.
Los pasos para controlar los cambios en el alcance del proyecto incluyen principalmente:
- Implementación de procesos de control de cambios.
- Revisión periódica de la estimación básica del proyecto.
- Seguimiento regular del proyecto para visualizar los cambios en su propósito.
Control del programa
El análisis de desviaciones como técnica de control del programa forma parte de la Earned Value Management – EVM.
El EVM utiliza medidas como la variación de cronograma (SV) y el índice de desempeño de cronograma (SPI) para indicar variaciones y eficiencia del desempeño.
Sin embargo, hay muchas organizaciones que no utilizan técnicas de EVM para controlar la planificación del proyecto, sino que aplican técnicas similares para medir desviaciones.
Estas técnicas incluyen principalmente mediciones de cambios en las fechas planificadas de inicio y finalización.
Además, también implican la comparación de la duración empleada para alcanzar los objetivos planificados con respecto al plan base.
Control de costos
Sin dudas, el control de costos del proyecto es un aspecto crucial para supervisar y controlar cualquier proyecto.
Principalmente en este caso, se utilizan la variación de costos (CV), el índice de desempeño de costos (CPI) y la variación de conclusión (VAC) para establecer las variaciones de costos.
Sin embargo, hay organizaciones que no implementan técnicas de EVM.
Por lo tanto, estas organizaciones implementan procedimientos que registran los costos reales esperados en ciertas actividades del proyecto.
Al comparar entonces la previsión real de costos con el presupuesto aprobado, se obtiene la variación en los costos.
Control de riesgos
El análisis de riesgos del proyecto utiliza los datos obtenidos del análisis del alcance, del cronograma y de las variaciones de costos.
Esto no solo ayuda al gerente de proyecto y al equipo de proyecto a establecer umbrales de riesgo, sino también a enfrentar los riesgos existentes.
Si las variaciones de riesgo superan el umbral deseado, se implementan los planes de mitigación de riesgos del proyecto.
Causas de las variaciones del proyecto
Los proyectos brindan un producto o servicio único; sin embargo, están sujetos a diversos cambios durante su ciclo de vida.
Por lo tanto, los indicadores clave de desempeño reales pueden diferir del desempeño deseado del proyecto.
La clave para una gestión exitosa de proyectos radica en gestionar estos cambios y variaciones.
Rechazar los cambios no es una solución. De hecho, los cambios también pueden tener un impacto positivo en los resultados del proyecto. Rechazarlos de antemano sería contraproducente.
Los factores responsables de los cambios en el desempeño del proyecto pueden ser distintos y a continuación se presenta una lista de ellos:
- Cambios dentro del proyecto provocados por el usuario final o por el equipo del proyecto para cumplir con las obligaciones contractuales.
- Falta de recursos, como mano de obra calificada, disponibilidad de equipos y materiales.
- Estimaciones incorrectas de la duración de las actividades.
- Identificación inadecuada de las actividades críticas.
- Revisiones inadecuadas e incorrectas de los proyectos.
- Falta o mala implementación de los procesos de monitoreo y control del proyecto.
- Evaluación deficiente de los riesgos.
- No utilizar los procedimientos de control de cambios.
- Cambios en el marco regulatorio.
- Evolving business needs.
- Changes of the requirements by end users.
- Market factors such as changes in commodity prices, changes in exchange rates, etc.
The analysis of the deviations is therefore fundamental for the success of a project.
It is essential that these data are always monitored during the entire project cycle in order to avoid identifying a problem too late.
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