Estrategias de respuesta ante riesgos: mitigación, transferencia, evitación y aceptación

Al gestionar un proyecto, los riesgos siempre están en la agenda. Incluso el proyecto más cuidadosamente planificado puede enfrentar problemas y eventos inesperados.

Los miembros del equipo pueden enfermarse o renunciar, otros recursos pueden estar indisponibles o ser insuficientes, el presupuesto puede no cubrir un gasto, etc.

¿Significa esto que debemos rendirnos ante problemas inesperados? ¡Absolutamente no!

Aquí es donde entran en juego la planificación y las estrategias de respuesta ante riesgos. Debemos identificar los problemas potenciales que podrían afectar negativamente al proyecto, analizar la probabilidad de que ocurran y tomar medidas para prevenir los riesgos que puedan eliminarse y minimizar aquellos que resulten inevitables.

Definición de riesgo del proyecto

Un riesgo es cualquier evento o condición incierta que podría afectar al proyecto.

Sin embargo, no todos los riesgos son negativos. Algunos eventos, como encontrar un proceso más sencillo para realizar una determinada actividad, por ejemplo, o la disminución de los precios de ciertos materiales, también pueden beneficiar al proyecto.

Esta situación se denomina «oportunidad», pero se gestiona de la misma manera que un riesgo.

No existen garantías absolutas en ningún proyecto; incluso la actividad más sencilla puede enfrentar problemas inesperados.

Un riesgo puede ser un evento o una condición; en cualquier caso, es algo que podría suceder y, si ocurre, obligará a modificar la forma en que el director del proyecto y el equipo trabajan en el proyecto.

Al planificar un proyecto, los riesgos aún son inciertos y aún no han ocurrido, pero es probable que uno o varios de los riesgos identificados efectivamente se materialicen, y aquí es donde el director del proyecto debe ser capaz de gestionarlos.

El plan de gestión de riesgos especifica exactamente cómo se gestionarán los riesgos del proyecto si estos llegan a ocurrir.

Es importante establecer directrices —por ejemplo, mediante una escala de prioridad— que ayuden a comprender la magnitud del impacto potencial de un riesgo sobre el proyecto.

6 pasos clave en el proceso de gestión de riesgos

El proceso de gestión de riesgos puede hacer lo inmanejable manejable y permitir al director del proyecto actuar sobre lo que parece una desventaja para convertirla en una ventaja. Veamos cómo:

1. Identificación de riesgos

No es posible resolver un riesgo si no se conoce. Existen muchas formas de identificar riesgos.

Una forma es mediante lluvia de ideas, una metodología que permite a un grupo examinar un problema.

Otro método son las entrevistas individuales. Consiste en identificar personas con experiencia relevante, para recopilar información que ayude al gerente del proyecto a identificar el riesgo y encontrar una posible solución.

Imaginar el proyecto actual y reflexionar sobre los múltiples factores que podrían fallar es otra técnica. ¿Qué harías si un miembro clave del equipo se enferma? ¿Qué harías si el material no llega dentro del plazo definido? Etc.

También resulta útil en esta fase leer los informes de proyectos similares anteriores, verificando la presencia de problemas encontrados durante su ejecución y cómo se resolvieron.

Aquí, en Twproject, al gestionar todos nuestros proyectos con el software de gestión de proyectos Twproject, podemos revisar fácilmente proyectos anteriores, identificar riesgos ya experimentados junto con sus soluciones y prevenir que ocurran nuevamente.

2. Análisis de riesgos

El siguiente paso es determinar la probabilidad de que cada uno de estos riesgos ocurra. Esta información también debe incluirse en el registro de riesgos.

Al evaluar los riesgos de un proyecto, es posible abordar proactivamente la situación. Por ejemplo, se pueden evitar discusiones potenciales, resolver problemas regulatorios, conocer nueva normativa, etc.

Analizar los riesgos es sin duda difícil. Nunca hay un límite a la información que se puede recopilar en este sentido.

Además, los riesgos deben analizarse basándose en análisis cualitativos y cuantitativos. Esto significa que determinas el factor de riesgo según cómo podría afectar potencialmente al proyecto mediante una variedad de métricas.

3. Priorización de riesgos

No todos los riesgos tienen el mismo nivel de gravedad. Por lo tanto, es necesario evaluar cada riesgo para saber qué recursos se asignarán para resolverlo, cuándo y si ocurre.

Algunos riesgos serán más aceptables; otros incluso podrían poner en peligro la finalización del proyecto, lo que haría que la situación fuera bastante grave.

Tener una larga lista de riesgos puede resultar abrumador, pero el gestor del proyecto puede gestionarlos simplemente clasificando los riesgos como altos, medios o bajos.

Desde esta perspectiva, el gestor del proyecto puede comenzar entonces a planificar cómo y cuándo se abordarán estos riesgos.

Algunos riesgos requieren atención inmediata; estos son los riesgos que podrían descarrilar el proyecto.

Otros riesgos son importantes: probablemente no amenacen el éxito del proyecto, pero sí lo retrasarán.

Luego, hay aquellos riesgos que tienen poco o ningún impacto en el programa y en el presupuesto general del proyecto.

Algunos de estos riesgos de baja prioridad podrían ser importantes, pero no lo suficiente como para abordarlos de forma urgente. De hecho, podrían ignorarse parcialmente y, con el tiempo, desaparecer y mejorar la situación.

Priorizar es sencillo en Twproject, y en el caso de la gestión de riesgos puedes buscar fácilmente proyectos anteriores y verificar los problemas encontrados con su respectiva priorización.

4. Asignar un responsable al riesgo

Todo el esfuerzo realizado para identificar y evaluar los riesgos es inútil a menos que el gerente del proyecto asigne a alguien para supervisar el riesgo.

¿Quién es la persona responsable de ese riesgo que, en caso de que ocurra, se haría cargo de su resolución?

Esta decisión, por lo general, corresponde al gerente del proyecto, quien conoce el nivel de experiencia y capacitación de cada miembro del equipo y, por tanto, puede evaluar qué persona es la más adecuada para hacer frente a un riesgo específico.

Sin duda es importante identificar los riesgos, pero si estos no son gestionados por una persona responsable, todo el trabajo habrá sido completamente inútil y el proyecto no contará con una protección adecuada.

5. Responder al riesgo

Ahora llega el momento en que todo lo planificado debe ponerse en práctica.

Para cada riesgo identificado, según su prioridad, se crea un plan o estrategia de mitigación.

El gerente del proyecto debe coordinar con el responsable del riesgo para decidir juntos qué estrategia implementar con el fin de resolverlo.

6. Monitoreo de riesgos

Obviamente, toda estrategia para responder al riesgo es inútil si no se monitorea su éxito —o su fracaso—.

El responsable del riesgo también es quien monitorea el avance hacia su resolución.

Sin embargo, el gerente del proyecto también debe mantenerse actualizado para tener una visión precisa del progreso general y para identificar y monitorear posibles nuevos riesgos que puedan surgir a partir de la nueva situación.

Es preferible asegurar que se organicen canales de comunicación dedicados para la gestión de riesgos, de modo que no se pierdan elementos ni información importantes.

Es posible realizar reuniones presenciales, pero algunas actualizaciones podrían comunicarse mejor mediante correo electrónico, mensaje de texto o a través de una herramienta de software de gestión de proyectos.

Cómo puede ayudar un software

La identificación de riesgos depende en gran medida del conocimiento y la experiencia en proyectos. Es algo que los gestores de proyectos aprenden con el tiempo y mediante su experiencia. Por eso es tan importante contar con un software de gestión de proyectos que archive toda la historia de tus proyectos para su análisis y aprendizaje futuros.

Un software como Twproject  puede ayudarte con esto, gestionando los riesgos durante el ciclo de vida del proyecto, pero también creando una base de conocimientos para analizar los riesgos en futuros proyectos.

Mitigación de riesgos

Después de que se ha identificado y evaluado el riesgo, el equipo del proyecto elabora un plan de mitigación de riesgos, es decir, un plan para reducir el impacto de un evento inesperado.

Estas son las cuatro formas de gestionar o mitigar un riesgo:

• Evitación de riesgos
• Aceptación y compartición de riesgos
• Mitigación de riesgos
• Transferencia de riesgos

Cada una de estas técnicas de mitigación puede ser una herramienta eficaz para reducir los riesgos individuales y el perfil de riesgo del proyecto.

Veamos estas cuatro técnicas en detalle.

1. Evitación de riesgos

Esta técnica generalmente implica desarrollar una estrategia alternativa que tenga mayores probabilidades de éxito, aunque normalmente está vinculada a costos más altos.

Una técnica muy común de eliminación de riesgos es utilizar tecnologías probadas y existentes en lugar de adoptar tecnologías nuevas, aunque estas últimas podrían ofrecer un mejor desempeño o menores costos.

Un equipo de proyecto puede elegir un proveedor con un historial comprobado en lugar de uno nuevo que ofrezca importantes incentivos de precio; esto, con el fin de evitar el riesgo de trabajar con un proveedor nuevo cuya confiabilidad aún no se ha verificado.

Eliminar un riesgo es definitivamente la mejor técnica que puedes utilizar. Si el gerente de proyecto puede evitarlo, seguramente no tendrá impactos negativos derivados de él sobre el proyecto.

2. Aceptación y compartición de riesgos

Esta técnica implica aceptar el riesgo y colaborar con otras partes para compartir la responsabilidad de las actividades riesgosas.

Muchas organizaciones que trabajan en proyectos internacionales reducirán los riesgos políticos, legales y laborales asociados con dichos proyectos al desarrollar una empresa conjunta con una compañía establecida en un país determinado, por ejemplo.

Asociarse con otra empresa para compartir el riesgo asociado con una parte del proyecto es ventajoso cuando la otra empresa tiene experiencia que el equipo del proyecto no posee. Si ocurre un evento de riesgo, la empresa asociada absorbe la totalidad o una parte del impacto negativo del evento.

3. Mitigación de riesgos

Mitigación de riesgos representa una inversión realizada para reducir el riesgo en un proyecto.

En proyectos internacionales, por ejemplo, las empresas suelen adquirir un tipo de cambio garantizado para reducir el riesgo asociado con las fluctuaciones del tipo de cambio.

Un director de proyecto puede contratar a un experto para revisar los planes técnicos o las estimaciones de costos de un proyecto con el fin de aumentar la confianza en dicho plan.

Asignar actividades de gestión de alto riesgo al personal del proyecto altamente calificado es otro método de reducción de riesgos.

Los expertos que gestionan un negocio de alto riesgo suelen anticipar problemas y encontrar soluciones.

4. Transferencia de riesgos

Transferencia de riesgos es un método de reducción de riesgos que traslada el riesgo desde el proyecto a otra parte.

Un ejemplo clásico de transferencia de riesgos es la compra de un seguro. El riesgo se transfiere desde el proyecto a la compañía de seguros.

Contratar un seguro, especialmente para personas con estilos de vida dinámicos como los nómadas digitales, suele requerir orientación especializada. Un corredor de seguros independiente para nómadas digitales puede ayudarte a encontrar pólizas flexibles y completas.

El clima, la inestabilidad política y las huelgas son ejemplos de eventos que pueden tener un impacto significativo en el proyecto y que están fuera del control del equipo del proyecto.

En términos sencillos, se trata simplemente de pagarle a otra persona para que asuma el riesgo.

La gestión de riesgos puede parecer superflua al inicio del proyecto. Cuando un director de proyectos comienza un nuevo proyecto, efectivamente es difícil pensar en cosas que podrían salir mal, especialmente si está atrapado en el entusiasmo inicial.

Sin embargo, es fundamental recordar que el desarrollo de un plan de gestión —muy probablemente— será útil más adelante durante la ejecución del proyecto.

Por esta razón, la gestión de riesgos debe considerarse una prioridad absoluta desde el inicio.

Algunas herramientas útiles

Si comienzas a gestionar tus proyectos con Twproject, contarás con varias herramientas clave a tu disposición para evaluar los riesgos potenciales de tus proyectos y analizar sus posibles consecuencias posteriormente.

Veamos rápidamente cuáles son.

• La herramienta de análisis de carga de trabajo te resultará útil para determinar a quién asignar las tareas y realizar un cálculo rápido de los plazos, evitando así la sobrecarga y, por ende, retrasos, o, por el contrario, una pérdida del valioso tiempo de tus recursos.

• Las diversas pestañas de gestión de presupuestos, que en nuestro caso es particularmente precisa. De hecho, solo con Twproject podrás planificar tus gastos en detalle y relacionarlos con tu presupuesto, diferenciando entre costos estimados y reales, y entre costos de personal y costos auxiliares.

• Por último, pero no menos importante, con Twproject tendrás la certeza de poder utilizar el mejor diagrama de Gantt del mercado, lo que te permitirá calcular con precisión los tiempos de las fases y los hitos, establecer dependencias (incluso elásticas) entre actividades, para que ningún dato se pierda en el camino y mejorar considerablemente los tiempos de programación y despliegue.

Comienza a aprovechar inmediatamente estas herramientas útiles para la gestión de riesgos, ¡y verás que son exactamente lo que necesitas!