El coordinador de proyectos

Los coordinadores de proyectos son personas que los gerentes de proyectos a veces necesitan para su gestión de proyectos.

Ya existen muchos artículos que explican detalladamente el trabajo de un gerente de proyectos y sus responsabilidades, pero revisemos este artículo para comprender mejor quién es el coordinador de proyectos.

En primer lugar, para tener una idea general de dónde se ubica el coordinador de proyectos dentro de la estructura general de la organización, es importante mapear los distintos roles en la gestión de proyectos.

El coordinador de proyectos es la persona que reporta al gerente de proyectos y se encuentra inmediatamente en el siguiente nivel de la cadena de mando.

Gerente de proyectos frente a coordinador de proyectos

Aunque los gerentes de proyectos y los coordinadores de proyectos suelen trabajar codo con codo, es muy importante diferenciar estos dos roles.

El coordinador de proyectos se encarga de recopilar toda la información necesaria para el equipo y el gerente de proyectos y distribuirla correctamente.

Toda la información o actualización que el equipo necesita debe estar fácilmente accesible, gracias al coordinador de proyectos, durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Mientras tanto, corresponde al gerente de proyectos supervisar la planificación del proyecto hasta su finalización.

Al final, al coordinador de proyectos se le asigna la tarea de optimizar y simplificar algunas funciones del gerente de proyectos para facilitar el trabajo de todos.

Cualidades del coordinador de proyectos

Un coordinador de proyectos coordinará, por supuesto, el programa del proyecto, el presupuesto, los problemas y los riesgos.

Es su responsabilidad asegurarse de que el proyecto esté bien organizado y funcione sin contratiempos, lo que puede incluir comunicarse con diversos departamentos de la organización para garantizar que todos estén alineados.

Los coordinadores de proyectos deben destacar en un entorno laboral acelerado y desafiante y estar preparados para ser el mano derecha del gerente de proyectos.

Además, los coordinadores de proyectos pueden tener experiencia y conocimientos técnicos en áreas específicas y pueden asignarse a departamentos concretos según sus calificaciones.

Existen muchas cualidades que definen a un coordinador de proyectos exitoso; estas son las más importantes:

• Orientado al detalle: la atención al detalle es esencial al supervisar muchos aspectos diferentes del proyecto, todos clave para su finalización exitosa.
• Confiable: el gerente de proyectos confía en el coordinador de proyectos para gestionar los detalles menores de la gestión del proyecto; por lo tanto, es fundamental que el coordinador sea confiable y no actúe en contra de las directrices del gerente de proyectos.
• Buenas habilidades de comunicación: el coordinador de proyectos puede considerarse como un puente que conecta al gerente de proyectos con otros miembros del equipo. Por ende, debe poseer habilidades comunicativas superiores al promedio.
• Productividad: el proyecto requiere productividad del equipo que trabaja en él, y esto es especialmente relevante en el caso del coordinador de proyectos. Los coordinadores son como el aceite que hace girar perfectamente la rueda del proyecto.
• Autonomía: lo último que necesita un gerente de proyectos es un coordinador que no cumpla con las tareas asignadas. El coordinador de proyectos debe ser altamente autónomo y capaz de autorregularse.

Formación, capacitación y certificación del coordinador de proyectos

Generalmente no se requiere un título universitario formal en gestión de proyectos.

Sin embargo, la mayoría de los empleadores buscan varios años de experiencia en su campo específico y, preferiblemente, un título o certificación en ese campo, así como alguna experiencia en trabajos de proyectos.

Por ejemplo, un título en comunicación, administración y gestión empresarial, economía u otras áreas afines puede brindar las competencias requeridas.

Los empleadores también valoran las habilidades en TI, Microsoft Office y, preferiblemente, software de gestión de proyectos.

Para quienes deseen ampliar sus conocimientos, cada año se organizan cursos de capacitación para futuros coordinadores de proyectos.

Responsabilidades del coordinador de proyectos

Algunas responsabilidades del coordinador de proyectos incluyen:

• Asegurar que los equipos cuenten con las herramientas necesarias para ejecutar el proyecto.
• Elaborar un programa del proyecto, con hitos, fechas de vencimiento y estimaciones de los materiales y recursos requeridos, por ejemplo, miembros del equipo, que se presentarán a la dirección para su aprobación.
• Ayudar con la documentación de cada etapa del proyecto, así como redactar informes resumidos.
• Trabajar «en terreno» con los miembros del equipo.
• Mantener alta la moral de los miembros del equipo y construir relaciones con ellos para formar un equipo sólido.

En conclusión, un coordinador de proyectos no solo debe estar familiarizado con un entorno acelerado, sino también adoptarlo.

Se esperan muchas tareas y cualidades distintas de un coordinador de proyectos exitoso.

Como se indicó anteriormente, los coordinadores realizan tareas muy importantes durante todo el ciclo de vida de un proyecto.

Estamos seguros de que, en el futuro, el rol del coordinador de proyectos evolucionará aún más hacia un rol de gestión altamente integrado con el equipo del proyecto y, eventualmente, asumirá responsabilidades adicionales —y cada vez más importantes— durante el ciclo de vida del proyecto.