Implementar un nuevo software de gestión de proyectos no es una tarea trivial.
Es un proceso muy complejo que debe afrontarse de forma metódica y reflexiva.
Debes tener en cuenta que esto representa un verdadero cambio en la empresa. Un cambio profundo, especialmente si involucra a un gran número de trabajadores y equipos.
Como todos los cambios, este también puede generar oposición. Una verdadera resistencia al cambio.
Afortunadamente, existen varias estrategias que puedes seguir para lograr la aceptación entre los empleados.
Hoy veremos algunas de ellas.
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«ÍNDICE DE CONTENIDOS»
- Identificación de la necesidad de cambio
- Realización del análisis de impacto en las partes interesadas
- Definición final de los requisitos
- Capacitación
- Prueba de aceptación por el usuario (UAT)
- Coordinación de la transición entre un software y otro
- Reconocimiento del equipo de implementación
- Medición de los resultados
- Solicitud de comentarios
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En primer lugar, es fundamental contextualizar el momento de intervención.
Esto se debe a que las estrategias que permiten mejorar la implementación del nuevo sistema de gestión pueden aplicarse en dos momentos fundamentales:
- Antes de elegir y comprar el nuevo software
- Después de la compra.
Claramente, es posible tomar medidas en cualquier momento. Veamos cómo:
Actuar antes de seleccionar y comprar el nuevo software de gestión de proyectos
El primer paso para facilitar la adopción por parte del usuario, en este caso del trabajador, de una nueva herramienta de gestión de proyectos es involucrarlo.
Formar un equipo para gestionar los cambios organizacionales es una excelente manera de superar parte de la resistencia al cambio.
Este grupo será responsable de crear un plan de cambio organizacional. El plan se diseñará para involucrar a los interesados durante la implementación.
Por lo tanto, este grupo será responsable de tres aspectos clave:
- Identificación de la necesidad de cambio
- Realización del análisis de impacto en los interesados
- Finalización de los requisitos
Analizaremos cada punto en detalle.
Identificación de la necesidad de cambio
Esto significa adoptar un enfoque proactivo frente al cambio, y no uno pasivo.
La investigación activa de formas y herramientas para mejorar las ineficiencias no solo mejorará los resultados, sino que también será una excelente manera de apoyar la evolución del gestor de proyectos en su rol.
Debe implementarse una estrategia organizacional y las iniciativas deben vincularse con los objetivos comerciales.
También es necesario conocer los objetivos que todos los equipos, o la empresa en general, intentan alcanzar, así como todos los puntos críticos que podrían obstaculizar el éxito.
Una vez identificados los objetivos que los equipos de proyecto intentan alcanzar, es posible trabajar para decidir si una nueva solución de software de gestión de proyectos puede ayudar a lograrlos.
Realización del análisis de impacto en los interesados
Para realizar un análisis de impacto adecuado en las partes interesadas, es fundamental elaborar una lista de cada persona, equipo y departamento que utilizará la nueva herramienta.
No solo es necesario indicar quiénes son los interesados, sino también cómo se verán afectados por el nuevo software.
El consenso de los interesados es clave para una implementación exitosa.
Es importante comunicar, porque el cambio es esencial. Además, deben conocerse los parámetros que se usarán para comparar los productos y quién será responsable de la decisión final.
Cuando los interesados conocen las razones del cambio y cómo les afectará directamente, es más probable que estén motivados y participen en el uso de la nueva herramienta.
De hecho, las mejores implementaciones explican por qué se está adoptando el nuevo software. También se obtienen ventajas al conocer los beneficios para todos y al tener claridad sobre el cronograma de implementación.
Finalización de los requisitos
Después de haber realizado el análisis del impacto en los interesados, es necesario tener una idea de los requisitos exigidos por cada uno de ellos y de la forma en que se traducen en funcionalidad dentro del nuevo software.
Por ejemplo, imagina que el resultado que intentas lograr es una mejor planificación de un proyecto, con lo cual los interesados desean hacer seguimiento de las habilidades del personal, su disponibilidad y su desempeño.
En este caso, las funciones clave esperadas del nuevo software incluirán gestión de recursos con estos criterios específicos.
Después de la adquisición de un nuevo software de gestión de proyectos
Una vez realizada la investigación, comparada con otros productos y teniendo en cuenta las necesidades y los requisitos, se adquiere e instala el nuevo software de gestión de proyectos.
Ahora comienza la fase propiamente dicha de implementación de la nueva herramienta de gestión de proyectos dentro de la organización.
La implementación del software puede requerir un proceso inicial prolongado. Sin embargo, los beneficios que se obtendrán a largo plazo justificarán el compromiso de tiempo.
Al trabajar en la implementación de un nuevo sistema, hay varios factores que debes considerar. Estos factores pueden aportar ventajas indudables. Analicémoslos juntos:
1) Capacitación
Al implementar un nuevo software de gestión de proyectos, es una buena práctica que la empresa proveedora del software capacite a una o varias personas clave que podrán administrar el sistema.
Esa o esas personas se convierten en los «expertos» y, por tanto, serán responsables de capacitar al resto.
En otros casos, puede ser preferible capacitar a todo el personal que tendrá que utilizar el software.
Es importante evitar la falta de alineación respecto al uso del nuevo software. Esta falta de alineación se puede prevenir principalmente mediante la creación de normas, preguntas frecuentes (FAQ) y documentos prácticos. También puedes limitar los permisos y contar con un número reducido de administradores o moderadores.
Para apoyar esta situación delicada, en Twproject hemos previsto dos áreas de intervención capaces de ofrecer múltiples soluciones
- Una área está vinculada a la capacitación directa, mediante cursos y webinarios dedicados a la empresa.
En este enlace encontrarás toda la información: https://twproject.com/it/servizi/
- La otra está siempre disponible en línea (tanto en italiano como en inglés) https://twproject.com/support/it/
Un manual de usuario adecuado, sencillo y siempre accesible, actualizado según las nuevas versiones y las solicitudes de los usuarios.
2) Prueba de aceptación por el usuario (UAT)
Este es un paso importante. El objetivo es garantizar que el software funcione según lo previsto y ayudar a detectar cualquier error.
Será importante probar con pocos datos para verificar si el software procesa correctamente toda la información y para permitir que el personal se acostumbre paso a paso.
Si el sistema se integra con otras herramientas de software, es fundamental asegurar que los sistemas se comuniquen correctamente.
3) Coordinar la transición entre un software y otro
Cuando llegue el momento de comenzar a cambiar al nuevo software, es una buena práctica conservar la información también en el software anterior.
Esto permite que el personal se familiarice con la apariencia general del nuevo software y genera un mayor nivel de confianza antes de pasar a su uso completo.
Durante un breve período, ambos sistemas pueden funcionar simultáneamente.
Puede llevar entre 6 y 12 meses para que los usuarios se sientan completamente cómodos con el nuevo software. Durante este período, la información histórica debe estar siempre accesible.
4) Reconocer al equipo de implementación
Cuando ciertos empleados hayan trabajado con mayor dedicación para implementar el nuevo software, es recomendable reconocer su esfuerzo.
Una celebración, un pequeño bono, un regalo o simplemente un agradecimiento verbal. Estos gestos pueden tener un gran significado. Este tipo de reconocimiento suele valer más que un premio en efectivo.
5) Medir los resultados
Después de implementar el nuevo software, es recomendable analizar y medir los resultados para supervisar la evolución.
Esto puede incluir aspectos como la capacidad de procesar más pedidos por día, la reducción de los salarios pagados por horas extras u otros factores.
Seguir supervisando y midiendo durante el año es una buena práctica para asegurarse de que la inversión haya sido justificada.
6)Solicita comentarios
Siempre surgen problemas durante las fases iniciales de la implementación. Es absolutamente necesario que el equipo exponga los problemas con los que se enfrenta.
Para obtener sugerencias y crear un ciclo positivo de retroalimentación, se recomienda realizar una encuesta interna aproximadamente un mes después de la introducción del nuevo sistema. La encuesta se repetirá nuevamente al cabo de tres meses.
Los miembros del equipo sentirán que los escuchan y el proceso también generará consejos útiles y mejores prácticas para el futuro.
Estos consejos ayudarán tanto al gerente de proyectos como al equipo a planificar adecuadamente el cambio.
Sin embargo, es fundamental asegurar que, en general, las nuevas implementaciones no estén desalineadas con los objetivos de la empresa; de lo contrario, están destinadas al fracaso seguro.
¿Alguna vez has experimentado la implementación de un nuevo software de gestión de proyectos?
¿Cómo fue tu percepción ante este cambio? Cuéntanos tu experiencia y envíanos tus sugerencias.
