Fast Tracking se define como una técnica de compresión del programa del proyecto con el objetivo de concluir el proyecto lo antes posible.
Cuando se trata de gestionar la planificación de proyectos, el Fast Tracking es una técnica bien establecida que se utiliza para reducir el tiempo necesario para completar un proyecto dado.
Las técnicas de compresión del programa del proyecto consisten en dos pasos que deben aplicarse secuencialmente:
- Fast Tracking
- Project Crashing
El segundo paso, project crashing, significa agregar recursos a las actividades de la ruta crítica.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Qué es el Fast Tracking
Fast Tracking es una técnica avanzada de gestión de proyectos.
Para poder utilizarla, es necesario identificar todas las actividades posibles en la ruta crítica que tengan el potencial de realizarse juntas en lugar de secuencialmente.
En otras palabras, la tarea esencial es identificar actividades específicas de la ruta crítica que puedan ejecutarse al mismo tiempo.
Pero ¿qué sucede en concreto? Si dos o más actividades de la ruta crítica se realizan al mismo tiempo, solo la actividad más larga permanecerá en la ruta crítica, en lugar de la suma de la duración de las actividades individuales.
Por ejemplo, al inicio del proyecto del sistema de seguridad de TI, dos de las actividades de la ruta crítica son:
- Contratar un vendedor de software de seguridad de TI en 10 días
- Contratar miembros para el equipo del proyecto en 12 días
Puedes realizar estas dos actividades, consideradas actividades de la ruta crítica, al mismo tiempo.
Esto significa que, en lugar de usar 22 días para realizar ambas actividades, la duración máxima para ambas actividades ahora se reduce a 12 días. Esto se debe a que la actividad más larga de la ruta crítica es la contratación de miembros para el equipo del proyecto.
Así, será posible entregar el proyecto 10 días antes.
Quizás el caso tomado como ejemplo pueda parecer trivial, pero una simplificación era esencial. En realidad, a primera vista, puede parecer que no podemos trabajar en ninguna actividad en paralelo. Por eso, a veces es necesario pensar de manera creativa.
En casos donde los activos tienen diferentes recursos, es posible comenzar uno antes de que termine el otro.
Donde las actividades dependen entre sí, es posible realizar una evaluación de riesgos para ver con qué rapidez es posible comenzar la segunda actividad. Será necesario tener en cuenta el hecho de que la actividad del empleado no ha sido completamente completada.
Donde el riesgo no es demasiado alto, la oportunidad de anticipar el programa por unos pocos días podría gestionarse fácilmente.
Las asignaciones de recursos deben verificarse después de cambiar el horario para asegurarse de que los cambios no sobrecarguen al equipo o a un miembro del equipo.
Los peligros del Fast Tracking
Acelerar el proyecto no está exento de peligros.
Planificar un proyecto inicial es algo que te permite monitorear el progreso por completo, y con Fast Tracking estás intentando hacer algo completamente diferente.
El principal desafío de la gestión de tareas paralelas, aparte del esfuerzo requerido para reprogramar las actividades y los recursos, es que agrega mucho más riesgo al proyecto en general.
Por ejemplo, puedes comprar todos los muebles para una nueva oficina que estás construyendo antes de que esté terminada. Sin embargo, al hacerlo, existe el riesgo de que el tamaño cambie ligeramente durante la preparación y que los artículos comprados, quizás incluso costosos, ya no sean adecuados.
Por lo tanto, existe un riesgo de reprocesamiento al comenzar una actividad por adelantado y, por lo tanto, es necesario tenerlo en cuenta y gestionarlo.
Finalmente, existe el peligro de hacer mucho trabajo para poner en práctica el fast tracking, y al final podría no haber diferencia en la fecha final del proyecto.
En este caso, concéntrate en las actividades del proyecto que caen en la ruta crítica. Este es el camino más largo dentro del proyecto y define su duración.
Las actividades que no se muestran al resaltar la ruta crítica del plan del proyecto no te permiten anticipar la fecha final.
Por lo tanto, es necesario concentrarse en las actividades correctas, para obtener el máximo beneficio de la compresión de la planificación.
¿Cuáles son las ventajas del fast tracking?
- Entrega temprana del proyecto
Poder entregar e implementar el proyecto antes de lo programado es una ventaja para cualquier individuo y para el gerente de proyecto.
Cada patrocinador de proyecto desea ver su proyecto entregado antes de lo esperado. - Volver a poner el proyecto en el rumbo y en el horario.
El proyecto, durante su elaboración, puede sufrir varios retrasos que inducen a posponer la fecha de entrega.
Entregar un proyecto con retraso es perjudicial para la carrera de un gerente de proyecto.
En este caso, al usar técnicas de fast tracking, es posible volver a poner el proyecto dentro del marco de tiempo esperado. - Liberar los recursos del proyecto a tiempo
Cuando se entrega un proyecto por adelantado, significa que los recursos del proyecto están libres para trabajar en otras actividades. Esto te permitirá entregar múltiples proyectos con los mismos recursos.
¿Cuáles son las desventajas del fast tracking?
- Falta de conocimiento de la ruta crítica
Nunca intentes aplicar la técnica de fast tracking si no estás bien informado sobre la ruta crítica o cómo encontrarla.
Si seleccionas las actividades incorrectas, de hecho, no se agrega valor.
Siempre existe el riesgo de que una o más tareas de la ruta crítica estén sujetas a un cambio desconocido hacia el final del proyecto. - Monitorea de cerca la ruta crítica
Será necesario ejercer un esfuerzo extra para monitorear la ruta crítica en detalle.
Puede suceder que una actividad previamente presente en la ruta crítica, debido a cambios, ya no se considere crítica.
Para evitar trabajar innecesariamente, por lo tanto, es necesario monitorear constantemente la ruta crítica, una tarea que requiere tiempo y atención.
Cómo realizar fast tracking
La planificación de Fast tracking comienza con el análisis de cinco suposiciones clave y continúa con el proceso de planificación de siete pasos.
De hecho, es necesario responder las siguientes preguntas:
- ¿Tienes un programa realista con todas las actividades identificadas correctamente?
- ¿Eres suficientemente consciente de todas las dependencias de las actividades, qué actividades deben terminar antes de que otras puedan comenzar?
- ¿Tienes una comprensión sólida de los requisitos, objetivos y prioridades del proyecto?
- ¿Tienes una buena relación de trabajo con las partes interesadas del proyecto?
- ¿Tienes prácticas establecidas y probadas para la gobernanza, la supervisión y la gestión de problemas?
Si respondes sí a estas preguntas, por lo tanto, es posible implementar fast tracking al programa del proyecto, en su totalidad o en parte.
Ahora veamos cuáles son los 7 pasos básicos de la técnica de fast tracking:
- Determinar los objetivos esperados del fast tracking.
- Examinar la planificación del proyecto para identificar dependencias.
- Encontrar oportunidades/actividades críticas en la línea de tiempo del proyecto.
- Identificar todas las alternativas válidas para realizar ajustes al programa.
- Tomar decisiones informadas.
- Monitorear los progresos.
- Mantener un registro de los problemas.
Cuando se trata de gestión de proyectos, se requiere más de un enfoque para lograr el éxito.
La forma en que se gestionan las actividades cuando las condiciones ambientales son buenas no es la misma forma en que se gestionan cuando el tiempo se agota, los recursos se vuelven más escasos y las personas no trabajan juntas.
Es precisamente en estos momentos cuando el fast tracking viene a ayudar.
