El Crashing en la gestión de proyectos tiene como objetivo acortar la duración total del proyecto reduciendo una o más actividades durante el ciclo de vida.
En concreto, se puede dedicar menos tiempo a la finalización del proyecto, pero hacerlo requiere una inversión adicional.
Precisamente por el mayor costo que representa, el crashing de un proyecto se utiliza solo en situaciones de emergencia. La decisión debe tomarse solo después de analizar cuidadosamente todas las alternativas posibles.
El objetivo es, obviamente, obtener la máxima reducción en el tiempo de finalización del proyecto con el menor costo adicional.
El Crashing de proyectos es una técnica avanzada de gestión de proyectos que implica añadir la cantidad adecuada de recursos cualificados a las actividades que se están considerando. Esto inevitablemente tendrá un impacto directo en dos de las tres restricciones, es decir, la planificación y los costos.
El Crashing acelera la entrega y aumenta el gasto; sin embargo, no tendrá ningún efecto en el alcance del proyecto.
Si no es posible añadir recursos a las actividades críticas, no se recomienda implementar el crashing del proyecto.
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¿Qué métodos se pueden usar para el crashing de un proyecto?
Existen varios métodos de crashing de un proyecto. Claramente, la modalidad a elegir será aquella que permita acelerar el final del proyecto al menor costo posible.
Veamos en detalle las dos metodologías:
Método 1: Aumentar el número de recursos
Este es el método más comúnmente utilizado e implica aumentar el número de recursos dedicados a ciertas actividades críticas.
Esto significa esencialmente reducir el tiempo necesario para llevar a cabo actividades individuales aumentando el número de personas que trabajan en ellas.
Por ejemplo, si Luca tarda 4 horas en completar una actividad, por lógica, Luca y Martina tardarán 2 horas cada una en completar esa misma actividad.
Sin embargo, añadir recursos no siempre es la mejor solución. De hecho, a veces es la causa de una pérdida de tiempo a largo plazo. Por lo tanto, debemos considerar lo siguiente:
- Los nuevos recursos pueden no estar familiarizados con las tareas a realizar, por lo que probablemente serán menos productivos que los miembros actuales del equipo.
- Los nuevos miembros probablemente tendrán que ser integrados y dirigidos por los miembros más productivos del equipo, quienes en su lugar podrían dedicar su tiempo por completo a la tarea y completarla más rápidamente.
- Estar disponible no significa estar cualificado. A veces los recursos adicionales están cualificados, pero de manera tangencial con respecto a la actividad, y aunque los nuevos recursos tengan las habilidades adecuadas, pueden no ser de la misma calidad que los miembros actuales del equipo.
- Por el contrario, si los nuevos recursos están sobrecualificados, pueden surgir conflictos dentro del equipo.
Por estas razones, si la incorporación de nuevos recursos resulta ser demasiado problemática, existe una segunda técnica que permite el crashing de un proyecto.
Método 2: Fast Tracking
Esta metodología consiste en superponer actividades que inicialmente estaban programadas en secuencia. Estas actividades se llevarán a cabo, por lo tanto, en paralelo, en lugar de una tras otra.
Por supuesto, la aplicación de esta técnica requiere un análisis previo de la viabilidad y los riesgos potenciales.
Otras alternativas válidas pueden ser:
- dividir actividades más largas en bloques más pequeños para concentrar más trabajo en un período de tiempo más corto;
- reducir los tiempos de latencia entre una actividad y otra;
- revisar el alcance del proyecto para eliminar las tareas consideradas menos importantes.
A veces, el mejor método puede ser incluso una combinación de las diversas técnicas.
Por ejemplo, además de añadir nuevos recursos, se puede reprogramar el proyecto para trabajar en múltiples elementos a la vez en lugar de secuencialmente.
Para cada circunstancia y proyecto específico, es necesario evaluar cuidadosamente la metodología a implementar, ya que no existe un enfoque universal válido para todas las situaciones.
Las 6 razones válidas para elegir el Crashing de proyectos
El Crashing de proyectos es un trabajo duro y no se recomienda en muchos casos. Ahora veamos las 6 razones válidas para optar por el crashing de un proyecto como solución correcta:
1. Obtener la mayor compresión en la duración de un proyecto
La razón principal por la que se elige el crashing de un proyecto es precisamente para acelerar su conclusión.
Si la fecha de finalización del proyecto necesita ser anticipada, el crashing permite obtener la mayor compresión de la planificación con el menor impacto y el menor costo.
2. Cuando el proyecto tiene una fecha final fija
Durante los proyectos, los cambios son inevitables y pueden causar un retraso en el plan del proyecto. Cuando se trata de proyectos con fechas de finalización fijas, esto puede ser un problema.
¿Qué se puede hacer cuando los cambios necesarios y obligatorios en un proyecto causan el posponer su fecha de entrega?
En este caso, tienes dos posibilidades: decir al patrocinador del proyecto que no puedes respetar la fecha de finalización y que debe ser cambiada, o intentar recuperar el tiempo a través del crashing de un proyecto.
La decisión de optar por el crashing de un proyecto o no dependerá en gran medida de la relación con el patrocinador del proyecto y de lo urgente que sea la fecha de finalización.
3. Cuando hay un retraso
Los retrasos que ocurren al inicio y durante un proyecto tienen inevitablemente un impacto en los trabajos posteriores y en la fecha de entrega final.
En estos casos, el crashing de un proyecto puede considerarse como una forma de intentar recuperar parte del tiempo perdido.
4. Cuando el equipo está involucrado en otras actividades
El proyecto puede no ser lo más importante que está ocurriendo dentro de la organización en un momento dado.
Por lo tanto, el equipo, o algunos de sus miembros, pueden ser necesarios para otros proyectos más importantes.
El crashing de un proyecto es, en este caso, una forma de liberar algunos recursos más rápidamente, para que estén disponibles para otras actividades o proyectos.
5. Cuando hay más recursos disponibles
A veces puede ocurrir lo contrario al punto anterior, es decir, que más recursos se vuelvan disponibles de repente.
En este caso, pueden darse dos situaciones:
- Se añade el recurso y una o más actividades se completan más rápidamente;
o - Se añade el recurso, pero le toma mucho tiempo alcanzar el nivel de los otros miembros del equipo. En este caso, se invierte más tiempo del que se ahorra.
Aquí, el crashing de un proyecto ayuda a manejar estas situaciones.
6. Cuando un recurso necesita capacitación
Finalmente, otra situación es aquella en la que un recurso no está contribuyendo efectivamente al proyecto simplemente porque no tiene las habilidades adecuadas o actualizadas.
Por lo tanto, si el recurso se compromete a seguir un curso de capacitación, obviamente no estará disponible para trabajar en el proyecto durante ese período.
Si no hay otros recursos que puedan realizar el trabajo, esto significará posponer las fechas de entrega de estas actividades específicas.
De ahí que el crashing de un proyecto ofrezca más flexibilidad en estos casos. Por ejemplo, los recursos podrían hacer el trabajo antes de comenzar la capacitación o es posible acelerar el tiempo en que volverán a trabajar.
En conclusión, el negocio y su entorno son hoy más complejos que nunca, por lo que los gerentes de proyecto deben ser más racionales al tomar decisiones utilizando las herramientas y técnicas más efectivas.
Antes de decidir usar el crashing de un proyecto, asegúrate de haber examinado todas las opciones posibles y haber evaluado cuidadosamente los modelos de análisis de costos. De esta forma, puedes obtener los mejores resultados por cada esfuerzo.
