No existen dos proyectos idénticos, pero al mismo tiempo todos los proyectos parecen sufrir problemas similares.
Incluso el mejor gestor de proyectos puede, ante tareas importantes, particularmente largas o si está sometido a solicitudes continuas de actualizaciones, cometer errores frecuentes que podrían llevar una tarea al fracaso.
Estos errores frecuentes en la gestión de proyectos se pueden evitar si realizas un análisis continuo de tu forma de trabajar y de la salud de tu equipo.
Los problemas comunes, enfrentados por todo gestor, se pueden agrupar en 5 tipos diferentes:
Error n.º 1: Planificación incorrecta
El error más común en la gestión de un proyecto y, sin duda, el que tiene mayor impacto es la planificación incorrecta.
Partir de un análisis profundo de tus propios procesos internos es fundamental. Una identificación correcta de las actividades, su duración, sus dependencias y el esfuerzo que cada una requiere te ayudará a definir una fecha realista de finalización de la tarea y a evitar etapas críticas. Las tareas que comienzan con una planificación incorrecta, generalmente demasiado optimista, suelen sufrir grandes retrasos y frustración para todo el equipo.
Un ejemplo típico es repetir el error de vender un producto a cierto costo, quizás para ser competitivo, a pesar de que utiliza más recursos de lo esperado, es decir, sin tener una idea clara de cuánto le cuesta a tu empresa. La solución podría ser usar una herramienta de diagrama de Gantt y plantillas que puedas perfeccionar con el tiempo; esto te ayudará a mejorar tu análisis paso a paso. Pide a tus recursos que describan detalladamente el trabajo realizado para crear una base de conocimiento sobre la cual podrás hacer predicciones cada vez más coherentes con la realidad.
Error n.º 2: Prioridad vs. emergencia
Como gestor de proyectos, siempre debes tener claros los avances de tus actividades, cuáles van retrasadas y en cuáles debes concentrar tu energía. Sin embargo, tus recursos suelen verse involucrados en múltiples tareas, con distintos gestores y distintos hábitos, lo que complica enormemente su organización.
Es esencial destacar claramente sus prioridades para asegurarte de que no trabajen por emergencia, simplemente apoyando al gestor de proyectos más exigente o urgente. El análisis de prioridades debe realizarse con todos los gestores que trabajan con tu equipo. La decisión debe tomarse por acuerdo mutuo y respetarse por todos sin interferencias; la lista de prioridades consultada por el equipo debe ser válida y actualizarse constantemente.
Error n.º 3: Comunicación deficiente
Error n.º 4: Es tu responsabilidad
La responsabilidad recae, sin duda, sobre los hombros del gestor de proyectos, y por eso puedes cometer con frecuencia el error de no confiar en tus colaboradores y querer tener siempre la última palabra en cada decisión. De hecho, se sabe que delegar fases y, por tanto, hacer al equipo responsable aumenta significativamente la productividad; la única precaución que debes tomar será mantener una comunicación sólida con reuniones frecuentes para detectar inmediatamente si una fase va retrasada o por un camino equivocado. Confía en tu equipo: es la base del éxito de cualquier proyecto.
Error n.º 5: Gestión en papel
A menudo subestimamos cuánto un software de gestión de proyectos puede ayudar a un grupo de trabajo a gestionar sus actividades. Un error común en la gestión es depender de una simple lista en Excel, quizás no compartida y absolutamente inadecuada para incrementar la productividad de los recursos individuales, una ayuda que, en la práctica, resulta ineficaz y obsoleta. Los últimos softwares de gestión de proyectos incluyen funciones avanzadas que reducen drásticamente la carga de trabajo de las personas. Una herramienta como Twproject, por ejemplo, incluye diagramas interactivos de Gantt, listas de pendientes con priorización, chats por tarea y paneles de control personalizables. Funciones que te ayudarán a resolver cada uno de los problemas mencionados anteriormente.
Probablemente, al leer esta publicación, te has reconocido en alguna de estas descripciones; esperamos que no en todas ellas 🙂 No obstante, no te pierdas las próximas 5 publicaciones profundas, en las que analizaremos uno a uno estos errores con sugerencias prácticas para evitarlos.
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