I livelli di dettaglio di un cronoprogramma

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La creazione di un cronoprogramma completo e dettagliato è una delle attività più difficili da affrontare per un project manager.

Proprio per questo motivo vogliamo riprendere l’argomento per chiarire meglio alcuni punti che riguardano il livello di dettaglio del crono programma, ovvero quanto in profondità si debba scendere nel prevedere i tempi del progetto.

La preparazione di un cronoprogramma dovrebbe essere effettuata all’interno di una struttura formale, in cui dovrebbero essere stabilite linee chiare di autorità e responsabilità. Cominciamo quindi a vedere quali sono i passaggi da fare.

5 passaggi base per la preparazione di un cronoprogramma

Esiste un processo in cinque passaggi per la preparazione del cronoprogramma che viene comunemente usato. Ecco quale:

  1. Definizione dell’attività: comporta l’identificazione e la definizione di quelle attività che devono essere realizzate per raggiungere gli obiettivi.
  2. Sequenziamento delle attività: comporta l’identificazione accurata dei vincoli e delle relazioni tra le attività e stabilisce l’ordine in cui queste verranno svolte.
  3. Stima della durata dell’attività: determinazione del tempo richiesto per completare le attività che compongono il programma.
  4. Pianificazione dello sviluppo: comporta lo sviluppo di date di inizio e fine realistiche per ciascuna attività.
  5. Pianificazione del controllo: identificare le variazioni di programma e gestire le modifiche effettive ai programmi sviluppati.

Il cronoprogramma è quindi fondamentale per la corretta esecuzione delle funzioni di pianificazione e controllo della gestione del progetto.

La fase di pianificazione di un progetto contribuisce allo sviluppo di piani e budget dettagliati e all’identificazione e allocazione delle risorse richieste in tutte le attività del progetto.

Durante questa fase inoltre, vengono sviluppati una serie di programmi integrati a più livelli che collegano tutte le attività del cronoprogramma, mostrando le loro relazioni logiche ed eventuali vincoli.

Il livello di dettaglio sviluppato per questi programmi dipende dalla portata e dal rischio del progetto.

Questo processo fornisce una gerarchia di programmi funzionali e stratificati che possono essere utili per monitorare e controllare l’avanzamento del progetto.

I dettagli di un cronoprogramma

Vediamo quindi quali sono i diversi livelli di dettaglio che un cronoprogramma può presentare.

Livello 1: Il Project Master Schedule (PMS).

Questo di solito è composto solamente da una pagina, in cui vengono evidenziate le principali attività del progetto, le tappe fondamentali – milestone – e i risultati chiave per l’intero progetto.

Viene utilizzato per riepilogare la pianificazione del progetto nei report e altri documenti quando non è richiesta una pianificazione più dettagliata.

Sviluppato frequentemente dal “cliente” come parte dei suoi primi studi di fattibilità per il progetto e poi mantenuto dal contraente; può essere utilizzato per assistere nel processo decisionale.

Livello 2: Summary Master Schedule (SMS).

Descrive il progetto complessivo suddiviso in componenti principali per area e viene utilizzato per report di gestione di livello superiore.

Comprenderà le informazioni di Livello 1 ma più dettagliate, in modo da mostrare le attività per area.

Dovrebbe dimostrare il percorso guida per le strutture e i principali sistemi di processo in base allo scopo del progetto.

Il pubblico di riferimento di questo tipo di programma include – ma non si limita solo – a direttori generali, sponsor e gestori di programmi o project manager.
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Livello 3: Project Coordination Schedule (PCS)

Questo programma rappresenta un riepilogo delle attività di pianificazione e viene generalmente sviluppato dall’appaltatore principale o dal team di progetto durante le fasi iniziali della pianificazione.

La pianificazione di livello 3 copre l’intero progetto e viene utilizzata per supportare il report mensile.

Questo comprende tutte le principali pietre miliari, i principali elementi di progettazione, approvvigionamento, costruzione, verifica ed avviamento.

Durante la fase di esecuzione del progetto, questa pianificazione definisce il percorso critico generale ed è lo strumento di coordinamento principale per il progetto nel suo complesso.

Livello 4: Project Working Level Schedule

Nel Livello 4 viene presentato il piano dettagliato del lavoro che deve essere svolto, in cui ogni parte è un’espansione di parte del programma del Livello 3.

Questo è il programma chiave che mostra le attività che devono essere svolte dalla forza lavoro del progetto.

Le date generate dalle attività incluse in questo programma rappresentano l’inizio e il completamento del progetto previsti.

Il programma di livello 4 può riguardare l’intero progetto o una parte del progetto, a seconda delle dimensioni del progetto e della complessità del lavoro.

Un fattore critico consiste nel mantenere questo tipo di pianificazione in una dimensione ragionevole che possa essere facilmente gestita, aggiornata e convalidata.

I destinatari di questo tipo di programma sono principalmente i project manager con i loro team.

Livello 5: Detail Schedule

Questo programma – letteralmente “programma nei dettagli” – presenta l’ulteriore suddivisione delle attività previste nel livello 4.

In poche parole, un programma a breve termine utilizzato per mappare le attività dettagliate necessarie per coordinare il lavoro quotidiano in aree specifiche.

Le pianificazioni di livello 5 sono sviluppate dai supervisori della forza lavoro per pianificare e coordinare il loro lavoro nei dettagli.

Questi programmi di livello 5 vengono sostituiti generalmente ogni 1 o 2 settimane, a seconda della complessità del lavoro.

Note importanti sul livello di dettaglio in un cronoprogramma

  • I programmi di livello 1 e 2 sono normalmente sviluppati come parte degli studi di pre-fattibilità del progetto.
  • Solamente nel caso di progetti molto complessi, si avrà una pianificazione completa di Livello 1 e Livello 2. In genere, i progetti meno complessi hanno una pianificazione di livello 2.
  • Se il progetto è relativamente piccolo, il programma di livello 3 viene espanso in un programma di livello 4 per coordinare l’esecuzione dei lavori. In progetti di grandi dimensioni con più pianificazioni di Livello 4, la pianificazione di Livello 3 viene mantenuta come pianificazione complessiva del progetto.
  • Ogni progetto richiede un programma di livello 4 per coordinare giorno per giorno il lavoro del progetto. Tuttavia, la dimensione complessiva di questo programma deve essere “gestibile” e focalizzata sul lavoro in un’unica area di gestione. La pianificazione di livello 3 diventa quindi fondamentale per il coordinamento generale del progetto.

Ogni livello di un cronoprogramma ha quindi la sua funzione specifica, anche in base alla complessità che un progetto presenta.

È importante che un project manager riesca a “navigare” fra i differenti livelli e a trovarsi con il livello di dettaglio giusto per portare un progetto al suo successo.È importante che un project manager riesca a “navigare” fra i differenti livelli e a trovarsi con il livello di dettaglio giusto per portare un progetto al suo successo. Per farlo è indispensabile che debba avere a disposizione un software di project management come TWproject con il quale riuscire a gestire ogni livello di crono programma.

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