Lessons learned vuol dire letteralmente “lezioni apprese”. In pratica si parla di imparare dagli errori e non solo del passato.
Si potrebbero applicare infiniti proverbi a questa affermazione, ma vogliamo richiamarne uno solo: “Errare humanum est, perseverare autem diabolicum”
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Lesson Learned: lo studio di Axelos PPM Benchmark
Secondo il recente studio AXELOS PPM Benchmark, quasi la metà dei project manager che effettuano raramente (o mai) revisioni di progetti, sono andati incontro ad un fallimento del progetto negli ultimi 12 mesi.
Dall’altra parte, solamente il 34% di coloro che riesaminano sempre (o quasi sempre) il progetto, hanno riscontrato un fallimento durante l’ultimo anno.
Questi risultati attribuiscono ulteriore importanza all’argomento secondo cui la “lezione appresa” dai progetti passati dovrebbe essere parte integrante della gestione del progetto.
Allora perché questo aspetto è così spesso trascurato?
Apprendere da progetti ed attività passate dovrebbe essere uno sforzo continuo per tutto il ciclo di vita del progetto.
Questa mentalità dovrebbe essere fortemente incoraggiata dal project manager fin dal primo giorno.
Sia che le lezioni apprese vengano utilizzate per preparare i progetti in corso, sia che vengano utilizzate per identificare eventuali miglioramenti ai progetti su cui già si sta lavorando, apprendere dai fallimenti o dai successi dei progetti passati diventa un elemento importantissimo.
D’altronde, non prendere in considerazione ciò che è andato male durante un progetto è stupido. Significa mettersi nelle condizioni di ripetere gli stessi errori.
Al contrario, anche non sottolineare i successi di un progetto e come questi sono stati raggiunti è un errore.
Si perde l’opportunità di implementare buoni processi e best practice che possono contribuire al positivo completamento di un lavoro esistente o futuro.
In breve, le “lezioni apprese” sono le informazioni documentate che riflettono sia le esperienze positive che quelle negative di un progetto.
Rappresentano l’impegno dell’organizzazione verso l’eccellenza nella gestione dei progetti.
Per il project manager è un’opportunità per apprendere dalle esperienze reali degli altri.
L’apprendimento si verifica durante ed al termine di ogni progetto, breve o complesso che sia.
Il modo migliore è tenere una sessione per individuare la “lezione appresa”. Essa dovrebbe essere condotta in tempi diversi in base alla criticità e alla complessità del progetto.
Più il progetto è ampio e più saranno le sessioni previste.
Se si aspetta fino al termine del progetto, soprattutto se lungo e complesso, si potrebbero perdere alcuni punti chiave.
I project manager, i membri del team e gli stakeholder possono tutti essere interessati a rivedere le lezioni apprese e prendere decisioni su come utilizzare le conoscenze acquisite.
Come funziona il processo delle lezioni apprese
Il processo di raccolta e valutazione delle lezioni apprese comprende cinque passaggi:
- Identificazione;
- Documentazione;
- Analisi;
- Archiviazione;
- Recupero.
1) Identificare la lezione appresa
Questa prima fase consiste nell’identificare commenti e raccomandazioni che potrebbero essere utili per i progetti futuri.
Il project manager, o la figura che si occupa di raccogliere i dati, dovrebbe far completare a tutti i collaboratori del progetto, ed eventualmente anche agli stakeholder, un sondaggio sul progetto.
Il sondaggio del progetto aiuterà a fornire input e ad individuare le lezioni apprese.
Grazie al sondaggio verranno raccolti tutti i punti di vista e le varie esperienze.
Tre domande chiave dovrebbero essere incluse come parte del sondaggio:
- Cosa è andato bene;
- Cosa è andato storto;
- Cosa deve essere migliorato.
2) Documentare le lezioni apprese
Il secondo passo del processo delle lezioni apprese è quello di documentare e condividere i risultati.
Dopo che le lezioni apprese sono state acquisite, dovrebbero essere segnalate a tutti gli stakeholder di progetto.
Il report finale deve essere conservato e memorizzato insieme a tutta la documentazione di progetto.
Questo report dovrebbe presentare una panoramica del processo delle lezioni apprese.
Contenere inoltre un riassunto dei punti di forza e delle debolezze del progetto nonché le raccomandazioni per il futuro.
3) Analizzare le lezioni apprese
La fase tre del processo consiste nell’analizzare e organizzare le lezioni apprese per l’applicazione dei risultati.
Le informazioni sono condivise con altri membri del team durante le riunioni organizzative.
I miglioramenti del processo di gestione del progetto o le esigenze di formazione sono spesso identificati come risultato delle lezioni apprese.
4) Archiviare le lezioni apprese
I documenti sulle lezioni apprese sono archiviati insieme ad altri documenti di progetto.
Essi dovranno essere sempre facilmente consultabili.
A tal fine, le organizzazioni spesso impostano una cartella delle lezioni apprese sull’unità condivisa.
Ciò per rendere disponibili i report agli altri team che potrebbero essere interessati.
5) Recuperare le lezioni apprese
Sebbene i report delle lezioni apprese siano archiviati su un’unità condivisa, senza capacità di ricerca di parole chiave, è difficile recuperarle.
E’ importante quindi archiviare le lezioni apprese in modo ordinato e facilmente recuperabile, anche da chi non ha partecipato direttamente al progetto.
Le organizzazioni hanno differenti approcci con cui gestiscono – o non gestiscono – le “lezioni apprese”.
Vediamo questo argomento nel dettaglio.
Gestione delle lezioni apprese: Tipologia 1
Le organizzazioni di questa prima tipologia non acquisiscono le lezioni apprese.
Non le acquisiscono perché quasi sempre non esiste un processo definito per analizzarle e valutarle.
Le lezioni apprese, se prese in considerazione, sono gestite senza strumenti standardizzati o coerenza tra i progetti.
Questo le rende non leggibili o equiparabili.
Ciò di cui le organizzazioni di questa tipologia hanno bisogno è di un processo definito e strumenti e tecniche di base.
In questo tipo di imprese è importante che il project manager veda le lezioni apprese come costruttive.
Dovrà trasmettere questa convinzione anche al team di progetto e agli stakeholder.
Gestione delle lezioni apprese: Tipologia 2
Qui le organizzazioni hanno un processo definito e strumenti di base per identificare e documentare le lezioni apprese.
Il processo è già diventato parte della cultura aziendale.
Viene applicato coerentemente a progetti e documenti di processo che sono stati rivisti per consentire una maggiore efficienza.
Sebbene le organizzazioni di questa tipologia stiano costantemente tenendo conto delle lezioni apprese, non le utilizzano però in un modo corretto, completo ed efficace.
Ciò di cui queste organizzazioni hanno bisogno sono strumenti efficaci.
E’ necessario identificare le azioni che possono essere intraprese all’interno dell’organizzazione per rafforzare le aree deboli.
Bisognerà poi implementare tali azioni durante ogni progetto.
Questo può essere fatto attraverso una migliore formazione del project manager e/o dei membri del team.
Potrebbe anche voler significare procedure o processi aggiunti o migliorati.
Le persone incaricate di analizzare le lezioni apprese dovrebbero trovarsi a un livello aziendale che permetta loro di implementare le soluzioni.
È anche importante che la raccolta dei dati avvenga utilizzando processi e forme coerenti.
La coerenza delle informazioni di input consente un’identificazione più rapida dei problemi ricorrenti e delle risoluzioni proattive.
Esempio di uno strumento efficace per la raccolta delle lezioni apprese è la costruzione ed utilizzo di un modulo di input coerente.
Questo documento consente così una raccolta coerente dei dati oltre a fornire un mezzo per un più facile recupero.
Il modello delle lezioni apprese dovrebbe includere campi come: categoria, lezione appresa, azioni intraprese, come si è arrivati all’azione intrapresa, parole chiave, ecc.
Le parole chiave saranno essenziali per un facile recupero in un secondo momento.
Gestione delle lezioni apprese: Tipologia 3
Questa tipologia di organizzazione normalmente è in grado di eseguire l’analisi completa delle lezioni apprese.
E’ altresì in grado di convertire tali informazioni in azioni concrete importanti.
I report sono ben strutturati, con grafici e schemi, il tutto è coerente e mantenuto in un’unità centralizzata.
Ripetiamo un concetto importante:
raccogliere, analizzare ed imparare dalle lezioni apprese dovrebbe essere uno sforzo continuo per tutta la vita del progetto.
Tutti quanti, dal project manager al team di progetto, dalla dirigenza agli stakeholder, dovrebbero contribuire a raccogliere, documentare e conservare le lezioni apprese per il beneficio dei progetti futuri.
Nella tua azienda si raccolgono ed utilizzano correttamente le “lezioni apprese”?
C’è una lezione appresa che ti è rimasta maggiormente impressa o ti ha lasciato importanti spunti per migliorare il tuo progetto?
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