La preparazione e formazione del team: l’importanza per l’organizzazione

La preparazione e formazione del team per l’organizzazione è una parte importante del lavoro di un project manager e non si applica solo ai nuovi assunti.

Le persone hanno bisogno di formazione e supporto durante tutta la loro carriera, sia come individui che come team, per sviluppare le loro capacità e continuare a lavorare in modo efficace.

La formazione rappresenta un’ottima opportunità per espandere la base di conoscenze di tutti i dipendenti, ma i datori a volte vedono questo come un costo e una perdita di tempo lavorativo che può ritardare il completamento dei progetti.

Tuttavia, nonostante questi potenziali inconvenienti, la formazione e lo sviluppo forniscono, sia all’individuo che alle organizzazioni nel loro complesso, vantaggi che rendono i costi e il tempo un investimento utile.

5 consigli per la preparazione e formazione del team per l’organizzazione

Proprio per l’importanza di formare il team in modo efficace, vogliamo darvi 5 consigli per farlo al meglio. Anche se possono apparire scontati, in realtà non lo sono e non sempre vengono tenuti nella dovuta considerazione. Partiamo!

Preparazione e formazione del team: Concentrarsi in primis sul team building

Per creare una sinergia, il team deve trascorrere del tempo insieme per potersi conoscere.

Le ricerche mostrano che il team building ha un effetto positivo sul posto di lavoro, come nella definizione degli obiettivi, nelle relazioni e nella risoluzione dei problemi.

Invece di concentrarsi sugli obiettivi personali, buone capacità di team building possono unire i dipendenti attorno a un obiettivo comune e aumentare la produttività migliorando l’efficienza del team.

Quindi, prima di iniziare a esaminare i metodi di formazione del team, è importante iniziare con alcune sessioni di team building.

Preparazione e formazione del team: Scoprire come i membri del team preferiscono imparare

La diversità è fondamentale, non solo all’interno della forza lavoro, ma anche nel modo in cui si offrono opportunità di apprendimento al team.

Alcune persone preferiscono la formazione pratica, mentre altre preferiscono la formazione in aula con un insegnante.

Alcuni preferiscono immergersi nella formazione per un’intera giornata, mentre altri preferiscono dedicare un’ora ogni giorno.

Soddisfare, per quanto possibile, le diverse esigenze di apprendimento del team è estremamente importante per il tasso di successo della formazione e per aumentare la conservazione dell’apprendimento.

I quattro stili di apprendimento di Kolb possono essere utili per capire come gli individui del team preferiscono apprendere e quale stile di formazione potrebbe adattarsi meglio a loro.

I quattro stili sono:

• Divergente: Le persone con questo stile di apprendimento preferiscono l’osservazione piuttosto che la pratica, sono interessate al piano relazionale ed emotivo e necessitano di dialogo ed interazione.
• Assimilatore: Questo stile di apprendimento preferisce idee e concetti. Queste persone sono in grado di comprendere informazioni ed organizzarle in modo chiaro e logico, hanno un forte orientamento al compito e sono meno interessate alla relazione.
• Convergente: Le persone con questo stile di apprendimento preferiscono la parte pratica, sono efficienti nell’operatività e amano sperimentare nuove idee.
• Adattivo: Questo stile di apprendimento è pratico e le persone che preferiscono questo stile si affidano all’intuizione più che alla logica. Sono fortemente orientate al risultato.

Preparazione e formazione del team: Offrire diversi metodi di formazione

Una volta compresi quali sono gli obiettivi con la formazione del team e quali sono i diversi stili, è il momento di esaminare i diversi modi in cui è possibile formare la squadra.

Alcuni stili di apprendimento si adattano meglio ad un team rispetto ad altri.

La formazione pratica, ad esempio, può funzionare molto bene per i team se combinata con attività di team building, per consentire alle persone di mettere in pratica ciò che hanno appena appreso in un ambiente controllato e lavorare insieme verso un obiettivo comune.

Lo stesso vale per la formazione interattiva, in cui si possono utilizzare i giochi per guidare il gruppo attraverso diversi scenari di lavoro e convincerli a capire in modo collaborativo come gestirli al meglio.

Un’altra soluzione potrebbe essere quella di offrire un corso online, ma lasciare che i membri del team completino i quiz e gli esercizi individualmente, secondo le tempistiche più adatte ad ognuno di loro.

La scelta del giusto tipo di formazione per il team dipende quindi da molti aspetti, tra cui quali sono le esigenze di formazione, come gli individui apprendono, qual è l’obiettivo della formazione, il budget e quanto tempo si vuole dedicare alla formazione.

Preparazione e formazione del team: Follow up dopo le sessioni di formazione

Una volta terminata la formazione, lo sviluppo del team non è terminato. La continuità è la chiave infatti.

Il manager deve assicurarsi di continuare ad abilitare l’apprendimento, ad esempio attraverso feedback personali o con responsabilità extra dopo la formazione.

Inoltre, si possono creare incentivi per incoraggiare il team a mettere in pratica ciò che ha imparato.

Sottolineando l’importanza dell’apprendimento continuo, si mostra ai dipendenti che il loro sviluppo è una priorità per l’organizzazione.

Seguendo la formazione con nuove attività, incontri regolari o formazione aggiuntiva, si evita che le informazioni appena apprese cadano nel dimenticatoio o vengano sepolte dal lavoro – come succede molto spesso.

Preparazione e formazione del team: Non sottovalutare il potere della formazione informale

È un aspetto trascurato, ma si stima che l’apprendimento informale rappresenti fino al 75% dell’apprendimento all’interno delle organizzazioni.

Con questo si intende l’apprendimento attraverso l’auto-riflessione, l’apprendimento dai colleghi, supervisori e manager e l’apprendimento dalla lettura di articoli, libri e siti specialistici.

È qui che entra in gioco, per tornare al discorso iniziale, anche l’investimento nel team building, perché più il tuo team va d’accordo, maggiori sono le possibilità che apprenda in modo informale l’uno dall’altro.

I vantaggi della preparazione e formazione del team per l’organizzazione

• Migliori prestazioni dei dipendenti: il dipendente che riceve la formazione necessaria è in grado di svolgere meglio il proprio lavoro. La formazione darà al dipendente una maggiore comprensione delle proprie responsabilità all’interno del proprio ruolo.
• Maggiore soddisfazione e morale dei dipendenti: l’investimento nella formazione dimostra ai dipendenti che sono apprezzati da parte dell’azienda. E di conseguenza, dipendenti che si sentono apprezzati e stimolati dalle opportunità di formazione possono provare maggiore soddisfazione per il proprio lavoro.
• Affrontare i punti deboli: tutti hanno alcuni punti deboli su cui lavorare. Un programma di formazione consente di rafforzare quelle competenze che ogni dipendente deve migliorare.
• Coerenza: un solido programma di formazione e sviluppo garantisce ai dipendenti un’esperienza e una conoscenza di base coerenti.
• Aumento della produttività e rispetto degli standard di qualità che a sua volta migliorerà il fatturato dell’azienda e la potenziale quota di mercato.
• Maggiore innovazione in nuove strategie e prodotti: La formazione continua e il miglioramento delle competenze della forza lavoro possono incoraggiare la creatività.
• Riduzione del turnover dei dipendenti: il personale si sente apprezzato ed è quindi meno propenso a cambiare datore di lavoro.

E come può un software di project management aiutarti in questo processo? Attraverso uno strumento come Twproject, il team partecipa allo svolgimento del progetto, cooperando e rendendo le informazioni condivise e condivisibili. Questo permette ai senior di trasmettere la conoscenza anche ai membri junior, portando in evidenza criticità note.

La condivisione del lavoro aiuta il training informale con la gestione del lavoro quotidiano da parte di tutto il team.

Per concludere: più persone nel team sono ben formate, più l’organizzazione sarà efficiente.