Individuare e gestire criticità e rischi progetto (seconda parte)

Riprendiamo il nostro discorso sulla individuazione e gestione delle criticità di progetto già intrapreso con il precedente articolo

Gestione efficace delle criticità

Indipendentemente da quanto bene e nei dettagli si possa pianificare, esiste un numero enorme di variabili sconosciute in qualsiasi progetto.

Sarebbe ingenuo pensare che alcune conversazioni sui potenziali rischi all’inizio del progetto siano sufficienti per assicurarsi di non incontrare ostacoli e criticità durante il percorso.

I project manager devono quindi aspettarsi che sorgano problemi e per questo dovrebbero sviluppare capacità di gestione delle criticità che li aiuteranno ad affrontare queste problematiche in modo tempestivo ed efficace affinché il progetto continui.

Le criticità che sorgono durante un progetto possono essere impreviste, ma possono anche derivare da rischi identificati durante la fase di pianificazione del progetto.

Per ridurre al minimo l’effetto che le criticità hanno sul progetto, è necessario avviare rapidamente un piano d’azione e risolvere il problema prima che si trasformi in qualcosa di veramente serio.

Una volta che si presenta una criticità, il primo passo da fare è capire e comprendere appieno il problema: è necessario capire cosa è successo e cosa o chi è stato “colpito” e in che grado.

Non è possibile affrontare efficacemente una criticità infatti, se prima non si capiscono le potenziali ripercussioni.

È necessario anche verificare se questa criticità è stata segnalata come un potenziale rischio in fase di pianificazione. Se così fosse infatti, dovrebbe essere già stato redatto un piano di risposta per mitigare l’impatto del problema.

Solo dopo aver compreso appieno tutti gli aspetti della criticità, è possibile iniziare ad affrontarla nel modo più efficace.

I metodi per affrontare le criticità

Uno dei metodi più efficienti per affrontare la criticità individuata è riunire il team di progetto, presentare il problema e assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina e senza malintesi che potrebbero solo aggravare la situazione.

Il project manager potrà quindi lavorare insieme al suo team per trovare una soluzione alla criticità che funzioni per tutti.

Lavorare sui problemi in gruppo consente di ascoltare opinioni e idee che il singolo potrebbe non aver pensato, il che significa che la criticità può essere risolta in maniera più rapido o in un modo che porta a benefici inaspettati.

È importante ricordare infatti che sia i rischi che le criticità non sempre sono negative, ma possono anche rappresentare delle opportunità.

Una volta trovata una soluzione che funziona, il prossimo passo importante è garantire che questa soluzione sia comunicata a tutto il team, alle parti interessate e ai clienti – se necessario.

Far sapere a tutti i soggetti coinvolti che si è riscontrata una criticità, per la quale però si ha una soluzione, significa non lavorare contro aspettative non realistiche.

In questo modo, se si verificano ritardi al progetto, le parti interessate sapranno esattamente cos’è successo e ci sarà meno spazio per insoddisfazioni o feedback negativi.

In seguito, si metterà in atto il piano di risposta, molto probabilmente delegato a una persona che potrà garantire che venga attuato nel modo in cui tutti hanno concordato.

Dopo aver gestito la criticità…

Una volta gestita la criticità ed attuata la strategia di risposta, è consigliabile non andare avanti come se niente fosse e non dimenticarsi di quello che è successo.

Al contrario, è importante rivolgersi alla persona, al team o al processo che è stato influenzato per vedere se il piano d’azione è riuscito effettivamente a risolvere il problema.

Riesaminando la criticità e come questa è stata risolta, è possibile ottenere informazioni utili per future strategie di gestione dei rischi per evitare eventi simili in progetti futuri.

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Una nota finale che vogliamo sottolineare: il project manager deve assicurarsi di sollevare problemi al team e alle parti interessate solo dopo che le criticità hanno superato il suo arco di controllo e la sua sfera decisionale.

Se infatti il capo progetto solleva criticità che il comitato direttivo e le parti interessate ritengono abbia potuto risolvere da solo, la credibilità come project manager si trova a rischio.

Segnali che avvertono che si sta andando verso il fallimento

1. Non si trova un rischio di progetto

Se non si riesce ad individuare un singolo rischio di progetto, è probabile che si andrà incontro a brutte sorprese durante il ciclo di vita del progetto.

2. Alcuni rischi non vengono identificati

Per gestire efficacemente i rischi durante l’implementazione, è importante che l’identificazione del rischio sia basata anche sul rischio residuo e non solo sul rischio iniziale. Ciò consente al project manager di comprendere l’esposizione del progetto al rischio man mano che il programma continua nel suo percorso e di monitorare gli sviluppi degli elementi di rischio. Incentrarsi solamente sui rischi iniziali, non fornisce un quadro accurato dei rischi rimanenti man mano che il progetto avanza nel suo ciclo.

3. L’identificazione del rischio è incompleta

Il project manager ed il team di progetto spesso trascurano alcuni principali elementi di rischio. L’applicazione dell’analisi di rischio ad ogni progetto che viene attuato in un’organizzazione, può portare ad un miglioramento del processo di individuazione dei rischi. Come in tutte le cose, la pratica migliora il processo.

4. Non si ha un piano di mitigazione dei rischi

Se ci si limita solamente ad elencare i rischi senza preparare un piano di mitigazione specifico per ciascuno di essi, il futuro del progetto è incerto. Ogni rischio materiale, probabile e straordinario ha bisogno di una chiara strategia di risposta per garantire che il rischio non diventi realtà o che il suo impatto influenzi totalmente il progetto.

5. Non esiste un proprietario chiaro per la strategia di mitigazione dei rischi

Un rischio diventa realtà e comincia ad imporsi sul progetto, ma poiché non esiste un proprietario responsabile di mettere in atto la strategia di mitigazione, tempo prezioso viene perso e gli impatti del rischio diventano sempre più grandi. Ogni piano d’azione ha bisogno di un proprietario che sia in grado di metterlo in atto nel momento concordato e seguendo la strategia scelta.

6. Lo sponsor del progetto o il comitato direttivo non sono utilizzati in modo efficace per risolvere i rischi

Il project manager deve stare attento a non intensificare i problemi quando non dovrebbero esserlo o a evitare di riportarli quando invece dovrebbero. Il tempo è limitato quando si tratta di sponsor e comitato direttivo del progetto ed il project manager deve assicurarsi che questo tempo sia speso per questioni serie e che richiedano un’analisi ed un’approvazione che lui, nel suo singolo, non è in grado di fornire.

7. Il team del progetto non ha una visione chiara sui rischi che il progetto sta affrontando

Se i membri del team di progetto si trovano sorpresi o confusi dall’impatto dei rischi, significa che non sta avvenendo una comunicazione tempestiva e chiara o che i segnali di avviso per l’identificazione precoce del rischio non sono stati accordati.

8. Non si sa quando un fattore sta per diventare un rischio

Se ci si ritrova spesso sorpresi da problemi che colpiscono il progetto senza alcun preavviso, probabilmente non si ha il giusto sistema di allarme per identificare potenziali rischi in modo da poter agire tempestivamente. Le sorprese sono sicuramente divertenti durante altre occasioni, ma non nel caso dei progetti.

I consigli per reagire correttamente a rischi e criticità di progetto

1. Definire i rischi e trovare chiare strategie di mitigazione per ciascun rischio

Questo passo dovrebbe essere realizzato prima che si avvii il progetto. Il project manager con il suo team dovrà prendersi il ​​tempo per pensare ai rischi potenziali che, come detto precedentemente, sono materiali, probabili e straordinari. Una volta sviluppato l’elenco, questo viene utilizzato come punto di partenza per iniziare a pensare alle strategie di risposta per ogni rischio.

2. Dare una dimensione corretta ad ogni singolo rischio

Il project manager deve fare chiarezza su quali rischi possono essere risolti da lui singolarmente, quali dal team di progetto e quali invece hanno bisogno dell’aiuto e supporto dello sponsor di progetto, della direzione o di altre parti interessate.

3. Sapere chi è il responsabile e proprietario del rischio

Il project manager dovrà nominare, per ogni rischio, un proprietario responsabile per la gestione della strategia di mitigazione. Nel caso in cui il rischio stia per diventare realtà o già lo è, questa persona sarà in prima linea per mettere in atto il piano di risposta come accordato. In questo modo non ci sarà una perdita di tempo e la risposta sarà immediata.

 

Sicuramente i suggerimenti e le strategie spiegate in questo articolo rappresentano buone regole da seguire per la gestione generale dei rischi e delle criticità di progetto.

A volte però le circostanze richiedono decisioni molto più rapide e semplicemente non si ha il tempo di riunire l’intero team per esaminare i dettagli.

Può capitare che il project manager sia costretto a prendere una decisione rapida al telefono o semplicemente il problema non è abbastanza grande da giustificare il coinvolgimento di più persone.

Indipendentemente dal fatto che il project manager prenda la decisione da solo o lavori in collaborazione con il team, è importante documentare tutto.

È quindi una buona idea creare un documento che riporti e delinei tutti i rischi identificati, i piani di mitigazione preparati e quelli effettivamente intrapresi, insieme a tutte le criticità che il progetto ha incontrato insieme ai passi che il project manager ed il team hanno attuato per risolverli.

Questi registri dei rischi e delle criticità devono essere monitorati e aggiornati durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Al termine del progetto, il project manager dovrà infatti essere in grado di fornire ai clienti, alle parti interessate e ai dirigenti le spiegazioni del motivo per cui il progetto si è bloccato, è stato ritardato o ha superato il budget.

Una gestione efficace dei rischi e delle criticità è quindi cruciale per lo sviluppo della carriera di un project manager.

Mostrare che il capo progetto ha l’atteggiamento giusto per lavorare in modo efficiente ed efficace per identificare e mitigare l’impatto di rischi e criticità dimostrerà la sua competenza anche se il singolo progetto dovesse non avere successo.