Il project management nella Pubblica Amministrazione

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Proprio come nel settore commerciale le organizzazioni si adattano alle mutevoli esigenze del mercato, anche le pubbliche amministrazioni sono costrette ad adeguare i servizi pubblici non solo ai cambiamenti legislativi, ma anche alla percezione che i cittadini hanno.

I “clienti di istituzioni pubbliche”, cittadini e persone giuridiche, al pari di quelli di attività commerciali, richiedono infatti servizi rapidi, economici e di qualità.

La situazione nel settore privato è più facile da gestire, in quanto esiste almeno una misura di base del successo: l’analisi del profitto.

Le autorità pubbliche, le regioni, le città e i comuni sono invece obbligati a lavorare diligentemente su di loro per raggiungere un certo livello di efficienza e per confrontarsi con altre agenzie statali.

L’obiettivo è che questo livello di servizi dovrebbe essere uguale e uniforme per tutte le organizzazioni.

Lo scopo del funzionamento delle organizzazioni del settore pubblico è in particolare quello di soddisfare i bisogni degli altri piuttosto che i propri. Per le Pubbliche Amministrazioni, gli obiettivi sociali dovrebbero bilanciare gli obiettivi economici.

Si tratta principalmente di servizi che forniscono alle persone servizi di assistenza sociale di base quali salute, sicurezza, possibilità di alloggio, istruzione, attività culturali e sociali, servizi sociali, ecc.

Il settore pubblico è rappresentato dalla pubblica amministrazione, che comprende un insieme di istituzioni con giurisdizione centrale o territoriale.

L’amministrazione pubblica è la spina dorsale di uno stato moderno, così come le banche sono la spina dorsale dell’economia.

È pertanto necessario coordinare efficacemente questo governo centrale ed è qui che il project management nella Pubblica Amministrazione entra in gioco.
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Project Management ed il suo significato

Secondo l’associazione professionale mondiale più riconosciuta in ambito di gestione progetti, il Project Management Institute (PMI), la gestione del progetto è l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecnologie alle attività in modo da soddisfare i requisiti di uno specifico progetto.

Per soddisfare gli obiettivi specifici del progetto devono essere definite tre fattori fondamentali per la gestione del progetto:

  • Tempo: il limite per pianificare la sequenza delle attività,
  • Risorse: sia intese come persone, come i membri del team di progetto, che beni materiali, come ad esempio degli strumenti o macchinari.
  • Costo: l’uso delle risorse finanziarie nel tempo.

A seconda della complessità i progetti vengono divisi in:

  • Progetti di investimento,
  • Progetti non di investimento
  • Progetti misti.

Per quanto riguarda l’Amministrazione Pubblica, si parla soprattutto di grandi progetti che sono oggetto di investimenti.

Il progetto di investimento risulta essere piuttosto impegnativo e implica un insieme di studi tecnici ed economici necessari per la sua preparazione, l’attuazione, il finanziamento ed il funzionamento efficiente dell’investimento proposto.

I progetti non di investimento sono chiamati anche “progetti soft”. In questi casi si tratta di progetti incentrati sull’innovazione, sul know-how, sulla consulenza, ecc. L’elaborazione è generalmente più semplice rispetto ai progetti di investimento.

Esiste anche una terza tipologia di progetti che vengono denominati misti. I progetti misti sono quelli che includono sia la parte di investimento che quella di non investimento.

Differenze e somiglianze tra settore pubblico e settore privato

Le somiglianze tra i due settori si concentrano principalmente sulle funzioni di gestione, mentre le differenze riguardano le condizioni o i vincoli in base ai quali la gestione si trova ad operare.

La principale distinzione tra organizzazioni operanti nei settori pubblico e privato è la loro proprietà. A differenza delle società private, di proprietà di imprenditori o azionisti, le organizzazioni pubbliche sono di proprietà collettiva di membri di comunità politiche.

Ecco alcune ulteriori differenze fra le organizzazioni pubbliche e quelle aziendali:

  • Complessità: le organizzazioni pubbliche si confrontano con una varietà più ampia di parti interessate, ciascuna delle quali pone richieste e vincoli ai manager;
  • Permeabilità: le organizzazioni pubbliche sono “sistemi aperti” facilmente influenzati da eventi esterni;
  • Instabilità: i vincoli politici determinano frequenti cambiamenti nella politica e l’imposizione di brevi orizzonti temporali;
  • Assenza di pressioni concorrenziali: in genere le organizzazioni pubbliche hanno pochi concorrenti per la fornitura dei loro servizi. Anche quando la concorrenza è presente, i gestori pubblici godono spesso di una posizione dominante sul mercato, come ad esempio nell’istruzione e nella sanità.

Si sottolinea anche che gli obiettivi delle organizzazioni pubbliche sono più vaghi di quelli delle loro controparti private, perché gli scopi organizzativi sono imposti attraverso il processo politico, piuttosto che selezionati dai manager stessi.

Un’altra caratteristica delle organizzazioni pubbliche è che di solito hanno procedure più formali per il processo decisionale e sono meno flessibili e più avverse al rischio.

Inoltre, l’efficienza economica non può essere utilizzata dai gestori pubblici come criterio decisionale primario, a causa della missione che le organizzazioni pubbliche hanno. Ciò significa che i dirigenti pubblici dovrebbero seguire l’etica del servizio pubblico nelle loro attività.

Il ruolo e le competenze del Project Manager nella Pubblica Amministrazione

 I project manager svolgono un ruolo cruciale in tutti i tipi di progetti ed hanno un ruolo chiave che determina il loro successo o insuccesso.

Il progresso nella proiezione del settore pubblico, però, sta creando una crescente necessità di sviluppare competenze per i project manager del settore pubblico.

Il loro ruolo, infatti, è unico e molto particolare. Questo anche perché nei progetti pubblici si ha sempre a che fare con molteplici e diversi stakeholder le cui opinioni possono influenzare fortemente il progetto.

I project manager del settore pubblico lavorano in un ambiente diverso da quello privato. Molto spesso nell’ambiente pubblico non si ha familiarità con la gestione dei progetti orientata ai risultati. I Project Managers sono spesso occupati costantemente nella gestione di interferenze politiche quando portano avanti dei progetti.

La gestione dei progetti nel settore pubblico gioca quindi un ruolo chiave nel modo in cui la società nel suo complesso si comporta. Non si ha a che fare solo con la capacità di concludere con successo e nei tempi giusti un progetto, ma si va oltre.

L’importanza dell’etica per il project manager del settore pubblico

Il project manager del settore pubblico deve quindi possedere il cosiddetto “Triangolo delle Abilità“, che comprende tipi di competenze simili ma non identiche a quelle del settore privato: tecnica, leadership ed etica.

Senza avere una competenza etica, che si riferisce al conformarsi ai valori ed alle norme morali, i project manager non possono utilizzare le loro competenze professionali nel modo giusto all’interno del settore pubblico.

Esistono programmi di formazione e curricula accademici su misura per le esigenze dei datori di lavoro del settore pubblico. Sono percorsi che possono aiutare il project manager a ricoprire il suo ruolo in maniera ancora più efficiente, a favore del bene pubblico.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

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