Gestire il portfolio di progetto: Portfolio Management

Il Project Portfolio Management, conosciuto anche come PPM, è un termine per descrivere come viene gestito il mix, spesso confuso, di progetti correlati, dipendenti e connessi all’interno di un’organizzazione.

Spesso i progetti sono visti come unità indipendenti, ma in realtà raramente i singoli progetti sono realmente isolati.

La realtà è che i progetti sono inestricabilmente interconnessi, la domanda che bisogna porsi è quindi: quanto sono connessi.

Il modo in cui vengono gestiti e priorizzati i progetti per garantirne il successo è compito appunto del Project Portfolio Management.

Cos’è il Portfolio Management di progetto?

La gestione del portafoglio di progetto si riferisce alla gestione centralizzata di uno o più progetti per raggiungere gli obiettivi strategici di un’organizzazione.

In sostanza, la gestione del portfolio di progetto garantisce che tutti i progetti approvati, e in corso, soddisfino gli obiettivi strategici e siano gestiti in modo efficiente per fornire i risultati ottimali.

È un modo per colmare il divario tra strategia e implementazione. Garantisce, di fatto, che un’organizzazione possa sfruttare più progetti per garantire il successo globale dei fini aziendali.

Il PPM è anche generalmente utilizzato dalle organizzazioni per identificare il potenziale ritorno di un progetto.

Rende inoltre possibile, alle aziende che vogliono investire in nuovi progetti, prevedere i rischi insiti in ciascuno di essi al fine di prendere decisioni accuratamente ponderate.

Tuttavia, il valore della gestione del portafoglio di progetto va ben oltre. Basti pensare a quanto il Portfolio Management faciliti la comunicazione di gruppo e garantisca che tutte le parti coinvolte nei progetti siano coordinate all’unisono.

La corretta gestione del portfolio di progetto

Se eseguito correttamente, il PPM è uno strumento prezioso per ottenere il buy-in di tutte le parti interessate in un’organizzazione.

Il Portfolio Management consente a varie parti interessate di avere un quadro più ampio su quanto sta accadendo. Consente, inoltre, di ottenere feedback coerenti, comprendere, gestire e mitigare i rischi, dando così meno spazio a possibili discordanze che possono spesso essere la rovina della gestione di progetti di successo.

Una buona gestione del portafoglio di progetto migliora quindi la trasparenza, la governance e le responsabilità.

Se gestito in modo efficace, il Portfolio Management aiuta a migliorare i processi e i metodi di gestione dei progetti, riducendo i fallimenti e migliorando la soddisfazione del cliente.

Il PMI riporta che le organizzazioni con processi PPM maturi hanno completato con successo il 35% in più dei loro progetti, sprecando meno tempo e denaro.

I vantaggi e gli elementi chiave della gestione del portafoglio di progetti

In sintesi, il PPM aiuta a:

  • Supportare la gestione delle richieste di progetto
  • Migliorare la visibilità
  • Migliorare la collaborazione
  • Introdurre processi di gestione del rischio
  • Coinvolgere le parti interessate
  • Migliorare trasparenza, governance e responsabilità
  • Garantire la realizzazione dei benefici
  • Gestire efficientemente le risorse
  • Offrire un vantaggio competitivo
  • Migliorare il processo decisionale e la risoluzione dei problemi
  • Assicurare il miglioramento continuo e l’evoluzione dei processi di gestione del progetto
  • Attrarre, reclutare, mantenere e sviluppare i talenti giusti

Il PPM copre quindi una serie di aree e pratiche, ecco quali sono i tre elementi chiave che lo caratterizzano:

Gli elementi chiave del PPM: Strategia Aziendale

La strategia aziendale è alla base della gestione del portafoglio di progetti di successo.

La strategia si riferisce alla direzione e alla portata a lungo termine di un’organizzazione. Grazie alla strategia è possibile lavorare verso gli obiettivi di crescita e vantaggio competitivo.

Ovviamente, una strategia deve essere supportata dai piani di implementazione. Sono piani che prendono in considerazione le capacità e le risorse dell’organizzazione, le minacce esterne, nonché le metriche di successo.

In sostanza bisogna evitare di fare il passo più lungo della gamba. Si può avere la strategia migliore del mondo ma se non ci sono i mezzi per realizzarla quella strategia non ha valore.

E’ vero che i progetti sono fondamentali per il raggiungimento della strategia concordata, ma solo quando questa è chiaramente definita e comunicata.

Gli elementi chiave del PPM: Software

La scelta della giusta soluzione software per un’organizzazione è essenziale per il successo del Portfolio Management.

Molto spesso, l’assenza di software integrato, che combini i dati provenienti da varie fonti in un unico quadro generale, impedisce alle organizzazioni di realizzare appieno i vantaggi del PPM.

Quando si valutano le soluzioni di software, è necessario cercare un sistema facile da implementare e utilizzare. E’ indispensabile farlo per garantirne l’adozione in modo semplice ed il corretto utilizzo da parte degli utenti finali.

Una soluzione PPM efficace fornisce una visione unica della situazione. Una unica fonte di verità del progetto che favorisce la collaborazione e il tracciamento delle attività.

Ciò è particolarmente importante per i membri del team ed i project manager che lavorano su più progetti contemporaneamente.

I team ed i project manager hanno infatti bisogno di livelli di conoscenza e visibilità ottimali per adempiere ai propri obblighi e intraprendere azioni correttive laddove necessario.

Gli elementi chiave del PPM: Porre le domande giuste

Il collegamento tra strategia aziendale e gestione del portafoglio di progetti è stato menzionato più volte, ma come viene gestita questa relazione?

I gestori di portfolio di progetto devono porre alcune domande fondamentali riguardo a tutti i progetti di un’organizzazione. Eccone di seguito alcune:

  • Ogni progetto contribuisce al raggiungimento complessivo del portfolio?
  • Quanto è performante ciascun progetto?
  • I progetti sono dipendenti l’uno dall’altro?
  • Un qualsiasi progetto potrà avere un impatto negativo su altri progetti in cantiere?
  • La consegna di successo di tutti i progetti produrrà l’obiettivo o il beneficio desiderato?
  • Sono disponibili risorse/budget per iniziare un nuovo progetto?
  • Esiste un progetto simile nel portfolio da utilizzare come modello?
  • Le aspettative degli stakeholder sono realistiche?
  • Tutti i membri dell’organizzazione hanno familiarità con gli obiettivi strategici?
  • Le risorse disponibili sono utilizzate in modo efficace?
  • È facile ottenere le giuste informazioni sul progetto per ottimizzare il processo decisionale?

In un ambiente operativo sempre più competitivo e stimolante, alle aziende è richiesto di performare sempre di più.

I progetti sono ovviamente gli strumenti fondamentali per fornire le soluzioni e le innovazioni che le organizzazioni richiedono per andare avanti.

Senza una struttura generale, però, senza una visione strategica complessiva come quella fornita dalla gestione centralizzata di più progetti, i progetti stessi tenderanno a impegnare tempo e budget consumando preziose risorse, spesso in maniera poco efficace.

Ponendo l’accento sugli obiettivi strategici a lungo termine, i requisiti organizzativi e la governance, la gestione del portfolio dei progetti garantisce il successo dell’intero progetto aziendale.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

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