I flussi informativi di progetto

I flussi di informazione in un progetto hanno un’importanza vitale per il Project Manager.

Anche a causa dei nuovi metodi di progettazione, prodotti, tecnologie e processi innovativi,  la quantità di informazioni all’interno di un’organizzazione e aumentata esponenzialmente.

Ciò nonostante, l’aumento della quantità di informazioni disponibili per i progetti, non viene adeguatamente sfruttata e di conseguenza non finisce per aggiungere valore al progetto.

E ciò è particolarmente vero nel caso di progetti complessi.

La ragione principale di questo deriva da un’inefficace gestione del flusso di informazioni.

Cosa succede alle informazioni?

Per poter capire come gestire al meglio il flusso di informazioni dobbiamo provare a conoscerlo meglio. Il flusso di informazioni richiede quattro componenti:

• un punto di partenza (fonte),
• un punto finale (ricevitore),
• un percorso (interazione)
• una forza trainante (rilevanza reciproca).

Esistono due tipi di entità che possono fungere da fonte o destinatario delle informazioni:

1) persone

2) documenti, cioè strumenti come grafici, report e altri documenti che consentono la comunicazione tra gruppi di persone.

Il ruolo di una persona nel flusso di informazioni è determinato dal suo ruolo contrattuale all’interno del progetto.

Questo ruolo determina:

• il tipo di informazioni che ci si aspetta da una persona,
• il tipo di informazioni che la persona può fornire,
• come tali informazioni vengono condivise e come vengono ricevute da essa.

I documenti influenzano il flusso di informazioni attraverso la loro struttura, la loro ricchezza di notizie ed il processo di acquisizione e utilizzo delle informazioni.

Questo insieme, ovvero le caratteristiche delle persone e della documentazione coinvolta in un progetto, creano il potenziale flusso di informazioni, ma ciò non significa che le informazioni disponibili saranno effettivamente incorporate nel progetto.

L’interazione tra persone e documenti come elemento chiave per il Flusso di informazioni

È l’interazione tra queste entità che finisce per determinare il destino, e quindi il flusso vero e proprio, delle informazioni.

In base al tipo di interazione, le informazioni possono essere accettate, rifiutate o ignorate.

Affinché le informazioni aggiungano valore a un progetto, è necessario eseguire tre passaggi critici:

• Le informazioni devono essere condivise da un individuo nel team di progetto.
• Le informazioni condivise devono essere accettato da altri membri del team di progetto. Le informazioni che vengono ignorate o rifiutate diventano sprechi ed essenzialmente scompaiono dal progetto a meno che non vengano nuovamente condivise in altre circostanze. Le informazioni accettate da altri invece, vengono catturate nella memoria collettiva del team di progetto. Tuttavia, l’accettazione delle informazioni non significa automaticamente che queste informazioni vengano utilizzate e creino valore in un progetto.
• È solo quando le informazioni vengono utilizzate in una decisione che sono finalmente in grado di aggiungere valore al progetto

I “Big Four” delle interazioni e della comunicazione

Esistono una serie di fattori che moderano ed influenzano il risultato delle interazioni.

Basicamente, è possibile ridurre questi fattori a quattro principali: fiducia, impegno, apprendimento e l’intesa comune.

Questi fattori chiave determinano quindi quali informazioni vengono condivise, come vengono condivise, come vengono ricevute e pongono le basi per  interazioni future.

La fiducia implica avere aspettative positive sulle azioni future di un’altra persona quando un individuo è vulnerabile a tali azioni.

L’impegno è la forza dell’identificazione di un individuo in una particolare organizzazione o progetto.

Insieme, questi due fattori influenzano i valori di una persona riguardo al progetto, come ad esempio:

• come una persona vede gli altri nel team di progetto,
• come una persona vede il proprio ruolo,
• quanto impegno una persona è disposta a dare,
• il senso di associazione e interesse per il progetto da parte di una persona.

L’apprendimento avviene quando l’elaborazione di nuove informazioni cambia – potenzialmente – l’intervallo comportamentale di un individuo.

L’intesa comune deriva da un accordo informale su ciò che è rilevante per gli altri membri del team ed il progetto in generale.

Insieme, l’apprendimento e l’intesa comune formano il modello mentale di un individuo. I modelli mentali, a loro volta, determinano come una persona

• Valuta nuove informazioni,
• Collega nuove informazioni alle loro conoscenze esistenti,
• Classifica e ordina informazioni per il progetto.

I flussi informativi di progetto: Valori, modelli mentali e processo decisionale

Le persone sono razionalmente limitate, ciò significa che sono in grado di comprendere una quantità limitata di informazioni.

Per questo motivo, ci si affida ai propri valori e propri modelli mentali per limitare la quantità di informazioni di cui si ha bisogno.

Sulla base del loro quadro di riferimento, le persone vengono a conoscenza solo di un sottoinsieme delle informazioni totali disponibili.

Da tali informazioni, le persone filtrano ulteriormente le informazioni in base a ciò che ritengono importante.

Le informazioni rimanenti sono quelle che usano per interpretare la situazione e prendere decisioni.

A causa di diversi quadri di riferimento, gli individui possono essere esposti alla stessa situazione e alle stesse informazioni, ma arrivare a trarre conclusioni ed idee molto diverse sull’argomento in questione.

Per quanto riguarda le interazioni del team di progetto, lo scopo principale è condividere informazioni e prendere decisioni.

Di conseguenza, l’efficacia dell’interazione diventa uno dei fattori più cruciali nel determinare il risultato di un progetto.

In un team di progetto inoltre, il modo in cui gli altri condividono le informazioni e il modo in cui i contributi di una persona vengono ricevuti influisce sulla costruzione della fiducia.

Ciò include questioni riguardanti come gli individui si sentono:

• Come vengono valutati i loro contributi dagli altri?
• Vengono trattati in modo equo?
• C’è responsabilità reciproca nel team?
• Le loro aspettative sono state soddisfatte?
• I membri del team di progetto mostrano un impegno per gli obiettivi del team al di sopra dei loro obiettivi personali?

Queste valutazioni influenzano la quantità, il tipo e la qualità di informazioni condivise nelle successive interazioni, la dinamica interpersonale tra i membri del team e la disponibilità delle persone a condividere e accettare informazioni.

Di conseguenza, come detto precedentemente, l’efficacia dell’interazione diventa uno dei fattori più cruciali nel determinare il risultato di un progetto.

I flussi informativi di progetto: casi complessi

Nei casi più complessi, la crescente importanza della gestione e integrazione delle informazioni richiede un’entità all’interno dei team di progetto responsabile dell’integrazione sociale e del flusso di comunicazione.

Il ruolo principale dell’integratore è quello di creare un ambiente che faciliti la fiducia e i cicli di apprendimento positivi. Ciò include:

• Sottolineare il valore dei contributi individuali rispetto agli obiettivi del progetto,
• Gestire le aspettative mantenendo responsabilità, disciplina ed equità stabilendo obiettivi chiari e coerenti
• Comprensione dei modelli mentali esistenti ed interazione positiva fra questi.

Ecco quindi come una corretta gestione dei flussi informativi diventa fondamentale per il successo di un progetto.

Se le informazioni non vengono gestite correttamente, alcuni dettagli importanti potrebbero cadere nel “dimenticatoio” generando una serie di problematiche che potrebbero essere state tranquillamente evitate.