Creare il Team di lavoro è una fase delicata ma al contempo strategica per qualsiasi project Manager.
Dalle scelte fatte dipenderà realmente l’esito del progetto.
Stephen Covey, celebre scrittore autore del libro “I sette pilastri del successo” afferma:
“Le persone interdipendenti combinano i loro sforzi individuali con quelli degli altri per conseguire un successo più grande”
Grazie al lavoro di gruppo, il talento, condiviso, amplifica il valore di ogni singola risorsa e aumenta il valore dell’intero gruppo.
È quindi fondamentale che nel definire il gruppo di lavoro si ponga particolare attenzione a tutte le persone coinvolte nel progetto. Ciò include tutti gli associati al progetto, stakeholder, clienti e partner compresi.
INDICE DEI CONTENUTI
Ma entriamo nel dettaglio e vediamo alcuni aspetti fondamentali di questa delicata attività.
Innanzitutto, è bene ricordare che, per creare un Team di progetto altamente performante, è necessario seguire tre passaggi chiave:
- pianificazione organizzativa necessaria alla identificazione del team;
- acquisizione dello staff, necessario per l’approvazione;
- sviluppo del team.
Pianificazione organizzativa
La pianificazione organizzativa identifica, documenta e assegna i ruoli del progetto, le responsabilità e le relazioni.
Prima che il progetto abbia inizio, devono essere designati tutti i ruoli e le responsabilità. Ciò ridurrà ogni confusione dopo l’inizio del progetto.
Ogni membro del team saprà esattamente cosa ci si aspetta da lui (o da lei) e sarà in grado di seguire i compiti assegnati.
Avere un piano di sviluppo del personale e un organigramma ridurranno anche l’incertezza e il conflitto.
Un piano di sviluppo del personale, infatti, descrive come e quando le risorse umane verranno trasferite e rimosse dal team di progetto. Tale conoscenza degli avvenimenti previsti renderà più tranquillo tutto il team.
L’organigramma, invece, è un modo grafico per suddividere la relazione di segnalazione del progetto. Un grafico organizzativo dettagliato eviterà le domande superflue sulle relazioni.
E’ fondamentale quindi, per un progetto vincente, che vi sia una buona pianificazione organizzativa. Essa include anche tutti i documenti giustificativi necessari per delineare ciascun titolo di lavoro e descrizione o eventuali esigenze di formazione.
Acquisizione dello staff
L’acquisizione del personale da dedicare al progetto è il processo per ottenere le risorse umane necessarie assegnate e che dovranno lavorare nel Team.
Scegliere le persone giuste per un progetto è importante quasi quanto il progetto stesso. Senza una squadra esperta e affiatata, il progetto sarà molto più difficile.
Alcune cose da considerare quando si sceglie la squadra sono le esperienze precedenti. Gli interessi, le caratteristiche personali, la disponibilità, le competenze, infatti, potrebbero dare al Team di lavoro delle skills aggiuntive determinanti.
I membri del team possono essere scelti internamente all’Organizzazione, grazie a negoziazioni con dirigenti e altri team di progetto, o anche dall’esterno della stessa.
Sarà inoltre necessario determinare se ciascun membro del team lavorerà al progetto a tempo pieno o parziale.
Sviluppo del team
Lo sviluppo del team che si occuperà del progetto, include lo sviluppo di competenze individuali e di gruppo per migliorare le prestazioni.
Lavorando insieme come una vera squadra, sarà più probabile che il progetto abbia successo.
Lo sviluppo del team può essere raggiunto in vari modi:
- Attività di team building
- Capacità di gestione
- Sistemi di ricompensa
- Frequenti feedback ed incontri personali
- Formazione
Se c’è stato un corretto sviluppo del team, il progetto funzionerà efficientemente e raggiungerà risultati di qualità.
Come scegliere i membri del team di progetto
Ecco quindi 7 elementi chiave per la scelta del giusto gruppo di membri del team di progetto.
1. Analisi del progetto
È essenziale dedicare tempo e impegno a comprendere e analizzare completamente il progetto. Si dovranno definire i passaggi e le attività che dovranno essere elaborati per consentirne il completamento.
Bisognerà, inoltre, scomporre questi passaggi in singoli compiti e sotto-attività. In questo modo sarà possibile rilevare facilmente le risorse necessarie per completare il progetto e la sua durata in base alla produttività impostata.
2. Requisiti del progetto
Essenziale è verificare i requisiti richiesti dalla direzione. Limiti di tempo, vincoli di budget o vincoli di risorse, saranno indispensabili per poter pianificare il reclutamento e i membri del team di progetto di conseguenza.
3. Incontro con le Risorse Umane
Le Risorse Umane possono assistere nella ricerca dei membri del team di progetto più adatti per il progetto, soprattutto nel caso di esterni.
Sarà inoltre necessario preparare, in coordinamento con le risorse umane, una campagna di reclutamento per il progetto ed una formazione specifica.
4. Incontro con altri manager
Insieme alle risorse umane, è una buona pratica incontrare anche i responsabili dei dipendenti interni al fine di ottenere una visione completa del personale disponibile per il progetto.
Si possono chiedere agli altri manager di fornire voti per le competenze del loro personale, delle abilità tecniche e delle abilità di lavoro di squadra in modo da poter prendere la decisione migliore in base alle esigenze reali.
5. Restringere la selezione
Una volta valutate le opzioni, verrà stilata una lista di potenziali candidati adatti per i ruoli.
Questa sarà la base da cui attingere i membri del team di progetto che lavoreranno per la corretta attuazione del piano nel prossimo futuro.
6. La scelta definitiva
La lista di candidati verrà valutata con molta attenzione in tutti i suoi aspetti. Infine saranno definitivamente scelti i membri del team che andranno a lavorare al progetto.
Questi candidati dovrebbero avere il giusto mix di abilità e attributi comportamentali personali per diventare membri del team di progetto.
Se continuano i dubbi riguardo qualcuno dei dipendenti della lista, si possono effettuare ulteriori interviste personali per raccogliere ulteriori elementi.
7. Analizzare il team
A questo punto il team di progetto è stato scelto, ma resta una cosa da fare: condurre un’analisi continua per valutare se il team ha effettivamente l’equilibrio necessario per completare il progetto come previsto.
Sarà necessario inoltre regolarmente verificare se c’è un potenziale conflitto di personalità tra i membri del team. Percepire questi conflitti e risolverli sul nascere, farà in modo di evitare tensioni e blocchi creativi durante l’esecuzione del piano di progetto.
È molto importante avere un team di progetto completamente potenziato e dedicato per poter eseguire correttamente il progetto.
La squadra comprende diverse persone che devono collaborare per realizzare le singole attività.
Le organizzazioni sono costantemente impegnate a formare team di progetto sempre più performanti. Squadre di lavoro che saranno in grado di realizzare gli obiettivi di progetto anche complessi e che aumenteranno produttività, prestazioni e rendimenti per l’organizzazione.
I membri del team, insieme al project manager, sono le forze trainanti di un progetto, ed è quindi fondamentale saperli scegliere bene e potenziarli al massimo.
Hai mai creato un Team per la realizzazione di un progetto? Che processo hai utilizzato per scegliere i membri del team di progetto? Hai altri suggerimenti in merito? Scrivici la tua opinione.
