Comunicare con il team di progetto: le migliori tecniche da usare

Una buona comunicazione con il team è il veicolo principale per un’ottima gestione del progetto. Infatti, se è vero che una comunicazione efficace permette di concludere un progetto con successo, dall’altro lato, una cattiva comunicazione potrebbe essere fatale.

I team di progetto sono in uno stato costante di comunicazione: e-mail, videoconferenze, telefonate, messaggi, discussioni faccia a faccia ed interazioni non verbali.

Qualunque sia il tipo di media utilizzato, i team di progetto possono aumentare le possibilità di raggiungere gli obiettivi se verranno sviluppate le giuste strategie di comunicazione utili a tenere tutti informati su ciò che sta accadendo.

Ecco quindi alcuni suggerimenti per il project manager per comunicare efficacemente con il team durante il corso di un progetto.

Adottare una politica delle “porte aperte”

A livello comunicativo, una politica dalle “porte aperte” permette a chiunque di porre domande e di esporre preoccupazioni ed idee in qualsiasi momento.

Questa è una parte importante per la costruzione della fiducia all’interno del team. Sapere di poter chiedere chiarimenti alle proprie perplessità è una grande motivazione per i componenti del team. Li fa sentire importanti e parte integrante del progetto.

Un ulteriore consiglio è non solo quello di “aprire la porta” in senso figurato, ma anche letterale. Rimuovere gli ostacoli fisici tra i dipendenti crea un senso di fiducia reciproca e incoraggia lo scambio aperto di idee.

Essere aperti al feedback reciproco

Nessuno è perfetto, quindi tutti abbiamo bisogno di qualche critica ogni tanto.

Una critica o feedback è utile quando è costruttivo e, per essere efficace, deve essere chiaro e dettagliato.

Non bisogna dimenticare che il feedback o la critica, qualunque essa sia, deve essere accettato ed elaborato dalla persona che lo riceve. Un buon Project Manager deve essere pronto ad esaminare attentamente i feedback ricevuti dal team e a prendere, ove necessario, i giusti provvedimenti e/o correttivi.

Essere chiari sulle attività in modo che tutti conoscano la loro responsabilità

Nessuno può completare un’attività se non è sicuro di quali siano le sue responsabilità.

Per un project manager è fondamentale assicurarsi che l’intero team conosca lo scopo del progetto e che ogni individuo abbia ben chiaro che cosa esattamente ci si aspetta da lui. In questo una matrice RACI può tornare molto utile.

Riunire regolarmente il team per controllare i progressi, porre domande e affrontare qualsiasi problema, è un altro metodo efficace per tenere tutti in pista. Bisogna assicurarsi che tutti i membri del team siano consapevoli delle proprie responsabilità all’interno del progetto.

Fare cose divertenti per potenziare il morale

Gli esercizi di team building sono stati a lungo utilizzati per migliorare la comunicazione tra i membri del team.

Oltre ad organizzare giochi di ruolo o altre attività sul posto di lavoro, è possibile anche solo organizzare una cena (ad esempio una volta al mese).

L’obiettivo è quello di creare socializzazione tra i membri del team. Quando i colleghi sono a proprio agio l’uno con l’altro, comunicano meglio.

La sensazione di avere una seconda famiglia al lavoro, fa sì che la maggior parte delle persone sia propensa a lavorare più duramente verso un obiettivo comune. Si spegneranno

Dare uno scopo alle pause caffè

Collegato al punto precedente ed al team building: una pausa caffè consente a tutti di interagire in modo informale mentre si è ancora sul posto di lavoro.

Il caffè è il carburante che permette alla maggior parte delle persone di “sopravvivere” durante le giornate lavorative, quindi perché non renderlo piacevole e produttivo allo stesso tempo?

Corsi di formazione in comunicazione

Questo può essere molto efficace per migliorare la comunicazione di gruppo.

Un training focalizzato sulla comunicazione non riguarda solo le capacità di conversazione di base ma, a seconda del corso, potrebbe includere capacità di presentazione, capacità di scrittura e formazione sulle abilità manageriali.

Decidere quale forma di comunicazione funziona meglio

Diverse situazioni richiedono diversi modi di comunicazione.

Per un progetto che coinvolge i membri del team che lavorano da remoto, ad esempio, una videoconferenza è un modo eccellente per rimanere in contatto e scambiare informazioni su progressi e traguardi.

Per i progetti interni, le riunioni faccia a faccia sono spesso il miglior metodo di comunicazione.

Insomma, a seconda del tipo di progetto e del team, la forma di comunicazione più efficiente potrebbe essere diversa. È importante quindi sceglierla bene.

Utilizzare un software di gestione progetti per comunicare con maggiore trasparenza

Un software di gestione dei progetti consente trasparenza su tutta la linea, offrendo ai membri del team la possibilità di monitorare i progressi, collaborare con altri membri e controllare i dettagli e le scadenze.

Con un sistema semplificato, tutti hanno accesso alle specifiche del progetto e hanno la possibilità di lasciare commenti che altri possono vedere. La presenza di una chat all’interno del software, inoltre, faciliterà notevolmente la comunicazione tra i membri.

Identificare i leader di gruppo

Nella maggior parte dei team di progetto, possono esistere diversi leader (al di sotto del project manager) che coordinano sottogruppi del team.

Mettere in chiaro fin dall’inizio chi sono quei leader, permette ai membri del team, ma anche al project manager stesso, di sapere esattamente a chi rivolgersi in caso di problemi o domande.

Questa delega distribuisce il lavoro in modo più equo tra i leader e riduce lo stress sui singoli membri del team.

Capire i problemi di diversità

Quando persone di diverse nazionalità, ideologie e lingue collaborano, le idee che ne scaturiscono possono creare qualcosa di veramente speciale.

Ma la diversità non è senza le sue sfide: accenti, dialetti e dialoghi culturali possono a volte rendere confusa la comunicazione e creare malintesi.

Per combattere queste difficoltà, i team leader, insieme al project manager, devono lavorare ad una strategia per minimizzare queste difficoltà.

Individuare i punti di forza di ciascun individuo

Non tutte le persone preferiscono comunicare allo stesso modo e ciò riguarda anche i membri del team.

Le persone visive tendono a preferire forme di comunicazione scritte come e-mail o software, mentre le persone uditive beneficiano maggiormente di una telefonata, una video chat o incontri faccia a faccia.

Prendere atto del fatto che ognuno è diverso e predilige una diversa forma di comunicazione, non solo migliora la diffusione delle informazioni, ma permette di riconoscere le persone come individui e non come meri numeri.

Essere aperti ed onesti con i membri del team

Forse il modo più efficace per migliorare la comunicazione interpersonale sul posto di lavoro è quello di infondere un senso di fiducia tra i membri del team.

La trasparenza è la chiave. Se i membri del team hanno la sensazione che alcune informazioni vengono tenute segrete, qualsiasi fiducia che si è costruita nel tempo va a scemare.

Ovviamente, alcune informazioni sensibili devono essere gestite come tali, ma quando si tratta di qualcosa relativo ai membri del team, questi hanno il diritto di saperlo.

Il project manager deve quindi essere aperto e onesto nei loro confronti e chiedere loro di fare altrettanto.

La fiducia reciproca è importante in ogni relazione, compresa quella professionale.

Approfittare dei dispositivi mobile

Oggigiorno, quasi tutti hanno uno smartphone o un altro dispositivo mobile connesso alla rete.

Allora perché non approfittare delle opportunità che il progresso tecnologico ci regala?

Alcune soluzioni software per la gestione dei progetti, ad esempio, possono offrire un’app per i project manager ed i membri del team, con la quale è possibile rimanere aggiornati sugli sviluppi del progetto in tempo reale. In Twproject, ad esempio, puoi usare la chat.

Fare un sondaggio anonimo

In molti luoghi di lavoro, può essere difficile per i membri del team essere sempre sinceri su tutto.

Per comprendere veramente le esigenze e le preoccupazioni del team, un project manager potrebbe prendere in considerazione l’idea di diffondere un sondaggio anonimo.

In questo modo sarà possibile raccogliere tutte le preoccupazioni che non vengono direttamente manifestate e sollevare eventuali problemi di cui il project manager potrebbe non essere a conoscenza.

Le persone hanno maggiori probabilità di essere oneste se sanno che le loro opinioni sono e resteranno anonime.

Assumere la responsabilità degli errori

I migliori manager sono quelli che si assumono le proprie responsabilità, anche (e soprattutto) in caso di errori.
Tutti commettono errori, quindi confessando i propri difetti, un project manager mostrerà ai dipendenti di essere umano come loro.

Utilizzando questi nostri suggerimenti, è possibile riunire il team, migliorare la comunicazione e, in generale, rendere il luogo di lavoro più piacevole e privo di stress.

Questi fattori portano a un miglioramento della qualità del progetto, un migliore controllo sul budget e una maggiore soddisfazione da parte dei clienti.

Quando il posto di lavoro diventa una seconda casa ed i colleghi diventano una seconda famiglia, questa coesione si traduce nella massima produttività della squadra.