Esiste un modo ottimale per presentare un progetto agli stakeholder?
Nel mondo del project management, presentare e comunicare la strategia di un prodotto non è una fase isolata del ciclo di vita del progetto.
Chiunque sia coinvolto nel lavoro basato sui progetti deve infatti fare i conti con gli sponsor e gli stakeholder di progetto e mantenere una linea di comunicazione aperta ed efficace con questi è importante.
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Sarà necessario infatti aggiornare gli stakeholder rilevanti durante tutto il processo, per mantenere tutti informati sui progressi e per garantire che tutti stiano lavorando verso gli stessi obiettivi strategici.
Ma i project manager di successo sanno anche che la comunicazione non è a senso unico e che devono cercare anche il feedback degli stakeholder.
Certo, non è possibile ascoltare e prendere in considerazione sempre tutti, quindi bisogna sapere con chi parlare, quando e di cosa.
In questo articolo spiegheremo come comunicare con gli stakeholder in ogni fase del ciclo di vita di un progetto, nonché su come ottenere il loro consenso.
Come comunicare con le parti interessate durante tutto il processo
Esistono più momenti durante che vanno dalla pianificazione alla nascita e all’esecuzione di un progetto. Per ognuna di queste fase è importantissimo comunicare con gli stakeholder in modo corretto. Vediamo insieme i vari passaggi.
La Fase di Pianificazione
È importante lavorare a stretto contatto con i dirigenti dell’organizzazione, sviluppando una chiara visione del prodotto e identificando gli obiettivi strategici più importanti.
Se il project manager e gli stakeholder possono concordare in anticipo sulla visione e sugli obiettivi strategici di progetto, ci sarà sicuramente meno confusione sulla definizione delle priorità in seguito.
Definizione delle priorità
Dopo aver concordato gli obiettivi strategici, si può iniziare a dare priorità alle iniziative specifiche all’interno del progetto.
È qui che diventa importante la comunicazione aperta con i responsabili di reparto, ad esempio marketing, vendite, assistenza clienti, ecc.
È importante discutere le loro priorità principali e stabilire insieme in che modo queste priorità si inseriscono nei temi più generali e negli obiettivi strategici.
Se si coinvolgono gli stakeholder nel processo di definizione delle priorità, è molto più probabile che questi siano a favore delle decisioni prese dal project manager.
Fase di Esecuzione
Una volta stabilite le priorità per le iniziative volte a riflettere gli obiettivi strategici e raggiunto un consenso tra i principali soggetti interessati, è giunto il momento di tradurre la visione del prodotto in misure attuabili.
La roadmap che si va ora ad utilizzare deve diventare più dettagliata.
Qui dovranno essere allocate le risorse per ogni iniziativa, assegnare la proprietà delle iniziative ai diversi membri del team e designare le date di rilascio.
Una volta che i piani sono stati determinati ed il team è stato messo in moto, è importante assicurarsi che tutti gli stakeholder si trovino in linea con le informazioni.
Pianificare incontri e meeting con le varie parti interessati permette di comunicare lo status del progetto, tenerli aggiornati e spiegare cosa accadrà in futuro.
A volte, quando un’organizzazione è molto grande, diventa logisticamente difficile includere ogni singola persona interessata dei vari dipartimenti. In questo caso una soluzione è coinvolgere direttamente i direttori ed i responsabili di reparto in modo che possano poi passare le informazioni ai rispettivi team.
Inoltre, fornire un accesso autonomo alla roadmap di progetto è un altro modo per creare consenso e coinvolgere le parti interessate. In questi casi è utile ad esempio, utilizzare un software di project management che preveda questa funzionalità.
Questo può colmare potenziali lacune comunicative ed impedire conversazioni imbarazzanti con le parti interessate che affermano di non sapere cosa si stava facendo in un determinato momento.
Strategie per ottenere il consenso degli stakeholder
In qualità di project manager, sarà necessario presentare il progetto a pubblici diversi e con diversi interessi.
Se il pubblico è composto da dirigenti, ad esempio, l’obiettivo sarà probabilmente quello di convincerli ad accettare la strategia di progetto.
Se il pubblico è un altro segmento dell’organizzazione, l’obiettivo sarà probabilmente quello di comunicare la direzione del progetto e creare consenso.
In entrambi i casi, è necessario essere chiari e persuasivi, in modo che le parti interessate comprendano la strategia e concordino con le priorità.
Ecco quindi alcuni suggerimenti per condurre al meglio questo tipo di incontri:
1. Essere preparati
Creare un documento di presentazione è uno degli step, ma da solo non è abbastanza. Il project manager deve infatti essere pronto a raccontare una storia convincente e giustificare il motivo per cui ogni iniziativa prevista merita di essere portata a termine.
- Strutturare la presentazione: una buona presentazione inizia con il quadro generale e quindi si restringe nelle specifiche. Iniziare con il “perché”, condividendo gli obiettivi strategici, prima di passare ad una spiegazione più dettagliata di “come” e “cosa”.
- Essere concisi: Rendere semplice, chiaro e diretto il contenuto della tua presentazione.
- Anticipare le obiezioni: essere pronti a rispondere alle preoccupazioni sul perché alcune iniziative devono essere perseguite. Ciò si collega con la conoscenza del mercato e con l’utilizzo di un rigoroso piano di definizione delle priorità. Se il progetto è basati sui dati, il project manager non dovrebbe avere alcun problema a giustificare le priorità alle parti interessate.
- Fornire esempi specifici: si tratta di uno degli strumenti più potenti che si possano utilizzare per convincere un pubblico.
2. Conoscere il pubblico
Le comunicazioni bottom-up, come la presentazione degli obiettivi strategici ai dirigenti per esempio, seguono un protocollo molto diverso rispetto alla comunicazione top-down, come la presentazione di piani specifici agli sviluppatori.
Nelle presentazioni orientate all’esecutivo, ad esempio, è importante concentrarsi su temi di alto livello e obiettivi strategici.
La discussione dovrebbe riguardare lo spazio del mercato, i dati dei clienti ed il potenziale ritorno sull’investimento.
Un altro pubblico invece, come quello degli sviluppatori, potrebbe essere interessato principalmente alle attività, ai requisiti e alle scadenze specifiche.
Inoltre, il linguaggio utilizzato durante la presentazione deve essere appropriato per il pubblico.
Se il pubblico non è tecnico, bisogna utilizzare un linguaggio semplice e senza tecnicismi, evitare gli acronimi e le abbreviazioni che non sono comunemente noti al di fuori del proprio settore.
3. Comunicare lo stato
Durante il ciclo di vita del progetto, gli stakeholder vorranno conoscere lo stato dei lavori del progetto, il modo in cui si stanno allocando le risorse e come lo stato del progetto potrebbe cambiare in base a potenziali scenari differenti.
Ecco cosa aiuta in questi casi:
- Includere lo stato di completamento in percentuale per ogni attività di progetto. Fornendo questi dettagli, è possibile stimolare le conversazioni sul modo in cui le iniziative dipendono l’una dall’altra.
- Un altro approccio consiste nell’utilizzare un sistema di codifica dei colori per comunicare informazioni sullo stato di ciascuna attività. Ad esempio, è possibile scegliere di distinguere iniziative pianificate, approvate, in fase di sviluppo e completate l’una dall’altra attraverso schemi di colori o tag. In questo modo gli stakeholder possono capire chiaramente lo status del progetto.
- Infine, è necessario assicurarsi di salvare le versioni precedenti della roadmap di progetto. Inoltre, creando un archivio di vecchie roadmap, è possibile rintracciare facilmente quali iniziative sono state completate, ritardate, respinte o annullate.
4. Utilizzare le immagini
Le persone ricordano solo una piccola percentuale di ciò che sentono, quindi gli aiuti visivi sono fondamentali per mantenere l’attenzione del pubblico e assicurarsi che i punti chiave rimangano impressi.
Le immagini dovrebbero integrare e chiarire ciò che si dice verbalmente e non presentare informazioni aggiuntive.
Evitare quindi di pubblicare diapositive prolisse o complicate che potrebbero distrarre il pubblico.
Assicurarsi che le scritte siano grandi e facilmente leggibili, utilizzando combinazioni di colori per mostrare come le iniziative si relazionano tra loro e con gli obiettivi strategici più grandi.
Un project manager ha il compito di occuparsi di un progetto nella sua interezza ed una sua responsabilità molto importante è la comunicazione continua con tutte le parti interessate, in ogni fase del ciclo di vita del prodotto, per garantire che il progetto abbia le migliori possibilità di successo.
Dopo tutto, nessun project manager può gestire da solo ogni dettaglio e compito dello sviluppo di un progetto.
Qualsiasi progetto di successo è il risultato di un team di talento e ben informato che lavora insieme per raggiungere un obiettivo strategico comune.
Tenendo questo a mente, un project manager dovrebbe quindi dedicare sufficiente energia e attenzione a comunicare in modo iterativo con il proprio team e gli stakeholder.
