Chiudere un progetto non è come spegnere un computer. Dopo aver apparentemente terminato, c’è infatti ancora molto da fare e, anche se non sembra, molte cose possono andare storte.
Così tanto tempo e sforzi vengono fatti per pianificare un progetto, ma spesso si dimentica che la fine di un progetto è altrettanto impegnativa e importante.
Una volta consegnati i risultati finali non significa infatti che il progetto sia completo. Ignorare questo processo di chiusura del progetto si traduce in una gestione incompleta da parte del project manager.
INDICE DEI CONTENUTI
- I 4 passaggi (+1) per la chiusura di un progetto
- 1. Organizzare il post-progetto
- 2. Redigere una documentazione completa al termine del progetto
- 3. Rilasciare le risorse una volta chiusi gli obiettivi di progetto
- 4. Archiviare i documenti progettuali
- 5. Festeggiare il successo alla fine del progetto
Questi sono gli obiettivi da raggiungere con la chiusura di un progetto:
- Consegna del prodotto finale
- Soddisfare tutti i requisiti del contratto
- Trasferire il progetto al cliente
- Esaminare il progetto nelle sue storie di successo e nelle sue carenze
- Garantire tutti i prodotti e servizi contrattati e ricevuti
- Notificare ai fornitori il completamento del progetto
- Completare il rapporto finale
I 4 passaggi (+1) per la chiusura di un progetto
Di seguito descriveremo 4 passaggi (+ 1) che un PM deve assolutamente fare per chiudere correttamente un progetto. Saltarne anche uno solo di questi darebbe un senso di incompletezza tale che la reputazione del Manager potrebbe essere messa addirittura in discussione.
1. Organizzare il post-progetto
La gestione di un progetto non riguarda solo le attività e le risorse, il budget e le scadenze, ma è un’esperienza dalla quale si può imparare costantemente.
Riunirsi con il team di progetto per ricevere feedback su cosa ha funzionato e cosa no, incoraggiando l’onestà, è una prassi positiva dalla quale si possono trarre innumerevoli vantaggi. Oltre al rapporto umano che si può instaurare tra i membri del Team, in un clima in cui le tensioni si sono attenuate, grazie alla documentazione degli errori e dei successi del progetto, si ha la possibilità di creare un catalogo che offre dati storici ed informazioni che si possono consultare quando si pianificano nuovi progetti. Ogni chiusura di progetto rappresenta una nuova conoscenza prodotta.
2. Redigere una documentazione completa al termine del progetto
Ogni progetto genera risme di documenti che dovranno essere firmati e approvati dalle parti interessate. Ciò include la chiusura di tutti i contratti che sono stati stipulati con partner interni o fornitori o altre possibili risorse. Ciò include anche l’indirizzamento di tutti i pagamenti in sospeso come fatture, commissioni, bonus, ecc.
3. Rilasciare le risorse una volta chiusi gli obiettivi di progetto
Mettere insieme una squadra per il progetto è un processo formale e cruciale, ma rilasciarla lo è altrettanto. Ogni squadra è riunita per il mix di competenze ed esperienze che apportano a un progetto. Sarà la tipologia di progetto che determinerà quindi la scelta dei membri del team con cui si andrà a lavorare. Ogni progetto si rifletterà nel team assunto per eseguirlo. Questo vale sia per le risorse interne che per quelle esterne.
Nel caso delle risorse esterne il processo di chiusura potrebbe sembrare più ovvio. Il contratto con loro scade e ci si deve assicurare che le risorse siano pagate secondo gli accordi.
Nel caso delle risorse interne invece, che spesso rimangono all’interno della stessa organizzazione, è necessario ricordare che anche il loro tempo per il progetto è limitato. Terminato il progetto, queste risorse interne potrebbero essere indirizzate ad un altro progetto. Non rilasciare le risorse interne in tempo quindi, potrebbe portare a difficoltà e problematiche nel caso di altri progetti.
4. Archiviare i documenti progettuali
Ogni vecchio progetto porta con sé delle lezioni apprese, le cosiddette “lessons learned”. Tuttavia, se non si dispone di un archivio in cui estrarre i vecchi record, qualsiasi conoscenza acquisita viene persa a causa della cattiva organizzazione e gestione della documentazione. Se si lavora duramente per ottenere un progetto di successo e la sua relativa documentazione, è fondamentale quindi non perderla.
Prima di chiudere un progetto, è importante archiviare tutti i documenti e tutti i dati che potrebbero rivelarsi utili. Anche se voi direttamente non vi accederete, è necessario tenere traccia del lavoro svolto per altre persone nell’organizzazione. Non si sa mai quando qualcuno potrebbe essere interessato a tornare indietro nel tempo per sapere come è stato risolto un vecchio problema.
5. Festeggiare il successo alla fine del progetto
Non c’è niente di stupido nel premiare e festeggiare il team di progetto per riconoscere un lavoro ben fatto. Ciò sottolinea la chiusura del progetto, ma pianta anche un seme che potrà fiorire in progetti successivi quando ci sarà l’occasione di lavorare nuovamente insieme. Quando si sottolinea e si riconosce un lavoro ben fatto, si sta costruendo il morale della squadra e, nel singolo, delle persone. Ciò crea un legame di lealtà fra project manager e team. In futuro queste risorse saranno pronte a lavorare ancora più duramente in altri progetti.
Come ora sapete, la chiusura del progetto è un passo importante in qualsiasi progetto, semplice o complesso che sia.
La chiusura del progetto è un’esperienza formativa in cui si imparano molti aspetti della gestione del progetto rispetto a ciò che si è fatto durante l’esecuzione del progetto.
È necessario quindi resistere alla tentazione di iniziare immediatamente un nuovo progetto, ma concentrarsi nel completare il processo di chiusura formale.
Una chiusura efficiente del progetto crea valore per tutti gli stakeholder del progetto, project manager incluso.
