Come e perché ottenere feedback dal Team di progetto

Ottenere Feedback dal Team di progetto è una delle cose che appaiono più scontate per un Project Manager ma che alla resa dei conti diventano più difficili.

È compito del project manager sostenere e sfidare la squadra, così che insieme si possano ottenere i risultati prefissati.

Per farlo in modo efficace, tuttavia, il project manager deve sapere se sta supportando e sfidando il suo team di progetto nel modo giusto o se, nonostante le sue buone intenzioni, lo stia involontariamente trattenendo e frenando.

Deve sapere cosa fa bene, in modo da poterlo continuare a fare, ma deve anche capire i suoi punti deboli, così da correggerli. In breve… il project manager ha bisogno di feedback. Come fare per ottenerli?

Se si vuole ricevere feedback dal team di progetto, bisogna innanzitutto concentrarsi sulle azioni che si possono intraprendere per riceverlo.

Le tattiche che illustreremo in questo articolo aiuteranno il project manager ad aumentare le probabilità di ricevere il tanto desiderato feedback dal proprio team di progetto.

Feedback di uscita

Solitamente, le aziende si basano sulle interviste di uscita dei dipendenti per ottenere informazioni sull’efficacia di un manager. Ma a cosa serve capire come si sente un dipendente nei confronti del suo manager quando ha già deciso di andarsene dall’azienda?

Anche se non è troppo tardi per il manager per ascoltare questo ultimo feedback, è pur sempre troppo tardi per usarlo in modo significativo.

Un feedback di qualità dovrebbe aiutare il project manager a lavorare meglio insieme al suo team, a migliorare lo stile di leadership e ad assicurarsi di cogliere i problemi prima che diventino gravi e pericolosi per il progetto. Raccogliere interviste quando il collaboratore lascia l’azienda, sebbene non completamente inutile, ha poco senso.

Come ottenere Feedback dal team: Chiedere e fare domande specifiche

Hai chiesto al team di progetto specificamente per un feedback ultimamente? C’è una grande differenza infatti tra pensare di volere il feedback e chiederglielo direttamente.

Adottare una “politica della porta aperta” spesso non è sufficiente ed è necessario chiedere direttamente al team per un feedback.

Inoltre, non è ottimale chiedere cose generiche come “Hai qualche feedback per me?”. Si tratta di una richiesta vaga ed è difficile sapere cosa la persona vuole sapere veramente senza un contesto.

È buona prassi invece, chiedere un feedback specifico e fare domande come:

• Come potremmo organizzare le riunioni del nostro team per essere più efficaci?
• Vorresti più o meno direzione/supporto da parte mia sul tuo lavoro?
• Cosa potrei fare per farti piacere di più il tuo lavoro?
• Pensi che le tue idee siano prese in considerazione dalla squadra? E da me come project manager?

Con domande specifiche e mirate, è più facile ricevere un feedback onesto.

Come ottenere Feedback dal team: Essere grati e accettare il feedback – soprattutto se negativo

Pensa all’ultima volta che hai fornito a qualcuno un feedback forte e tendenzialmente negativo. La persona lo accettò immediatamente? O ha discusso e cercato di dire che non è vero?

Qualsiasi persona che riceve un feedback tendenzialmente negativo potrà leggermente stare sulla difensiva all’inizio, ma se l’atteggiamento fosse davvero estremo, al punto di non accettare il feedback, contestare e addirittura rimanere offesa, probabilmente ci si penserà due volte prima di fornire nuovamente un feedback.

Stessa cosa vale per il project manager! Se questo rimane sulla difensiva nei confronti del team che fornisce un feedback, non c’è da sorprendersi se in futuro i membri del gruppo esiteranno a fornire ulteriori feedback.

Se un membro del team ti sta fornendo un feedback, vedilo come un regalo.

Ciò significa che alla persona importa molto condividere questo punto di vista, in modo che le cose possano migliorare per entrambi.

È innegabile che alcune pillole siano sicuramente più difficili da ingerire di altre, ma non cambia il fatto che l’intento finale è di aiutare.

La prossima volta che ricevi un feedback da un membro del team, prova questo approccio per assicurarti di continuare a ricevere feedback costruttivi:

• Fai una pausa e ringrazia per il feedback prima di dire qualsiasi altra cosa.
• Chiedi alla persona di condividere una situazione recente che si leghi al feedback, in modo da contestualizzarlo.
• Chiedi chiarimenti per assicurarti di comprendere l’essenza del feedback.
• Parla delle possibili soluzioni o dei cambiamenti o, nel caso in cui il comportamento non può essere cambiato, spiega il perché.

Ricevere feedback non è sempre un’esperienza piacevole. Tuttavia, con un po’ di pratica e una mente aperta, è possibile rendere il team di progetto più sereno nel momento in cui fornisce un feedback.

Questo, inevitabilmente, rende i dipendenti più propensi a dare più feedback anche in futuro.

Come ottenere Feedback dal team: Agire

Quando il project manager riceve un feedback dalla sua squadra, il suo lavoro è appena iniziato.

Il team ha infatti condiviso un feedback con il project manager, perché vogliono vedere le cose cambiare. Altrimenti, perché preoccuparsi di condividerlo?

Se un fatto è così importante da essere degno di feedback al project manager, è qualcosa su cui il team vuole vedere dei progressi. E se questi progressi non si faranno vedere, sarà sicuramente scoraggiante per loro.

Un project manager che non fa nulla con il feedback che riceve è improbabile che ottenga più feedback in futuro, né che abbia una squadra impegnata a lungo termine.

Per questo è necessario trasformare il feedback in azione.

Quando ottiene un feedback, il project manager dovrebbe dedicare qualche minuto a discutere i prossimi passi.

Questa azione trasmette ai membri del team la sensazione di essere ascoltati e li aiuta a capire quali progressi potrebbero verificarsi in relazione al loro feedback.

Ogni situazione sarà leggermente diversa, in generale esistono tre possibili scenari di risposta al feedback:

• Il project manager cambia qualcosa: le sue azioni confermeranno positivamente il coraggio del team a dare un feedback.
• Il team di progetto cambia qualcosa: il project manager aiuta il team a creare il tipo di azienda per la quale vogliono lavorare.
• Il project manager spiega perché quel determinato fattore/comportamento non può essere cambiato: quando non è possibile cambiare qualcosa, è necessario che il project manager aiuti il team a capire perché la situazione deve rimanere in quel modo e deve creare empatia.

Come ottenere Feedback dal team: Utilizzare la reciprocità

Stai dando tu stesso – come project manager – il tuo feedback al team? Stai compiendo azioni che ti piacerebbe vengano riprodotte anche dal gruppo?

È importante in questo caso conoscere il potere della reciprocità. La reciprocità si trova in profondità nella psiche di tutti noi.

Un piccolo esempio: se dai a qualcuno un regalo o fai qualcosa per una persona, questa persona si sentirà in debito con te e sarà quindi più propensa a restituire il favore o fare qualcos’altro richiesto da te con un valore simile.

La reciprocità prevale sui sentimenti

Anche se non si ha un ottimo rapporto con tutti i membri del team, la reciprocità può comunque aiutare a ottenere più feedback.

Come Kennedy ha detto “Non chiederti cosa può fare il tuo paese per te, chiediti cosa puoi fare tu per il tuo paese”. Cambiando il concetto di “paese” con quello di “squadra” nel contesto di project management, abbiamo la chiave per la reciprocità.

Come ottenere Feedback dal team: Dare l’esempio

Non c’è niente di più importante dell’esempio che un project manager, come leader, dà alla squadra.

Il team di progetto infatti, osserva giornalmente quello che il project manager fa, e le sue azioni sono anche molto più rilevanti delle sue parole.

Se il project manager vuole che il feedback sia una parte fondamentale della cultura e delle abitudini del suo team, deve quindi imparare a dare l’esempio.

Ecco alcuni modi per farlo:

• Fornire al team feedback e lodi: come discusso sopra, è importante creare una situazione di reciprocità.
• Tenere un meeting di riflessione sul progetto: quando si verifica un grosso problema o termina un progetto, è importante prendere del tempo per incontrarsi con la squadra per parlare di ciò che è andato bene o male e cosa fare diversamente la prossima volta. È un ottimo modo per rendere tutti focalizzati sul miglioramento.
• Assumersi la responsabilità dei propri errori: se il project manager mostra che il feedback è apprezzato e che questo porta un cambiamento grazie ad esso, è più probabile che i membri del team di progetto facciano lo stesso quando toccherà a loro. Se un project manager è aperto a criticare costruttivamente sé stesso, ciò rende automaticamente l’intera squadra più aperta.

Ricevere un feedback costruttivo può non essere sempre facile, soprattutto quando viene dai dipendenti.

Tuttavia, un feedback può fornire informazioni molto utili sulle aspettative dei membri del team, sulle cose che devono essere migliorate sul posto di lavoro e su come i dipendenti percepiscono il loro manager.

Seguire i consigli che abbiamo elencato in questo articolo, ti aiuterà ad incoraggiare i membri del team a sentirsi a loro agio nel momento di fornire feedback costruttivi.