Descubre cómo una destacada empresa de TI está obteniendo beneficios significativos al utilizar Twproject para monitorear proyectos, registrar horas y planificar recursos

El desafío

La empresa es especialista en el desarrollo de software de gestión sanitaria, gestiona gran cantidad de proyectos internos y externos, y necesitaba una herramienta para unificar la gestión del trabajo en todos los departamentos.

La empresa está compuesta por varios departamentos especializados, cada uno de los cuales había adoptado previamente diferentes metodologías de gestión de proyectos y herramientas de software.

Desarrollamos una aplicación personalizada para gestionar los tickets generados por las llamadas telefónicas de los clientes, pero aún dependíamos de correos electrónicos y hojas de cálculo para el seguimiento de proyectos. Esto resultaba cada vez más insostenible a medida que la empresa crecía.

La tarea no era simple, necesitaban una herramienta de software para estandarizar los métodos de trabajo de los diferentes departamentos, optimizar la asignación de recursos y tener un sistema unificado de informes.

Por último, pero no menos importante, necesitaban una herramienta capaz de integrarse con sus sistemas existentes a través de API.

Twproject ha sido un cambio radical para la empresa. Representó una solución eficiente de gestión de recursos que les permitió monitorear la carga de trabajo y optimizar la asignación en múltiples proyectos.

Twproject abordó nuestros desafíos de gestión de proyectos de manera integral y personalizada.

Twproject fue elegido exitosamente como la solución unificada para todos nuestros departamentos porque ofrece un conjunto completo de funcionalidades que cubrían nuestras necesidades.

El enfoque

Gestión colaborativa del trabajo en una plataforma unificada

La empresa enfrentaba la necesidad de consolidar el entorno de trabajo y renovar el flujo de trabajo de los proyectos.

De hecho, aunque la empresa es grande, los empleados operan principalmente en equipos pequeños: para cada proyecto, se forman grupos de 5-6 personas, lo que requiere una herramienta flexible pero estructurada.

Twproject es extremadamente flexible, de hecho en una sola solución proporciona múltiples metodologías de gestión de proyectos: Gantt para planificación, Kanban para gestión ágil, y ToDo para tareas diarias. Esta flexibilidad fue clave para adaptarse a las diferentes formas de trabajar de cada departamento.

Integración de Twproject con otros sistemas empresariales

La empresa buscaba una solución que se integrara fácilmente con su sistema CRM, que es una pieza central de sus operaciones.

Twproject está diseñado para ofrecer una integración fluida con otros sistemas empresariales, permitiendo el intercambio bidireccional de datos.

Twproject expone API REST detalladas que permiten la integración con sistemas externos. La empresa aprovechó esta capacidad para conectar Twproject con su CRM, automatizando la creación de proyectos y la sincronización de datos.

Planificación entre múltiples proyectos

La empresa buscaba una solución para monitorear la carga de trabajo de los recursos, no solo en un proyecto individual sino en todos los proyectos simultáneamente.

Twproject incluye un algoritmo optimizado de cálculo de carga que permite a la empresa verificar la distribución del trabajo y reaccionar rápidamente ante sobrecargas.

Twproject también ofrece un módulo dedicado para crear un plan personalizado de distribución de recursos en el tiempo, facilitando la planificación estratégica.

En Twproject puedes distinguir entre asignaciones que representan un trabajo significativo y asignaciones que son más supervisión o consulta, lo que permite un cálculo más preciso de la carga real.

Registro de tiempo de trabajo

La empresa tenía como objetivo unificar la recopilación de registros de worklog y sabía que no sería fácil lograr que todos los empleados registraran sus horas de manera consistente y puntual.

Twproject proporciona muchas plantillas de worklog: ofrece diferentes opciones de registro de trabajo que se adaptan a los hábitos de cada empleado. Hojas de horas semanales, temporizadores integrados y registro directo desde las tareas.

Resultados

Gestión colaborativa del trabajo en una plataforma única

El objetivo de la empresa era reducir la cantidad de herramientas de trabajo. Para lograrlo, necesitaban una plataforma que cubriera todas las necesidades: planificación, seguimiento, informes y comunicación.

La adopción de Twproject fue inicialmente un poco desafiante, pero todos empezaron a apoyar la iniciativa cuando vieron los beneficios. La herramienta se convirtió en el punto de referencia para toda la organización.

Integración de Twproject con otros sistemas corporativos

Antes de introducir Twproject, las herramientas adoptadas no estaban dando resultados óptimos porque carecían de integración entre sí.

La integración con nuestro CRM fue uno de los requisitos clave, y estamos extremadamente satisfechos con el resultado. Los datos fluyen bidireccionalmente sin intervención manual.

Específicamente para esta empresa, la integración de Twproject con el sistema CRM corporativo proporcionó:

• Una vista unificada de los datos, eliminando la necesidad de pasos manuales o procesos separados.
• Una vista inmediata de la información relacionada con los servicios y los nuevos desarrollos.
• A la inversa, en el CRM, una vista del progreso de los ToDo gestionados y cerrados.

Todo esto ha hecho que las actividades de gestión de proyectos sean más eficientes, mejorando la colaboración y reduciendo los errores.

Planificación entre proyectos

Con la planificación de Twproject, la empresa ahora puede optimizar la asignación de recursos, maximizando la productividad y minimizando los conflictos de agenda.

“Twproject ofrece una interfaz extremadamente funcional para la planificación — estoy a cargo de la planificación de todos los proyectos y puedo ver la carga de cada recurso en tiempo real”.

Esto promueve una mejor planificación estratégica empresarial al reducir los conflictos entre actividades y equipos.

Registro de worklog

Un objetivo clave para la empresa era garantizar una puntualidad estricta en los informes de trabajo. Esto requería que todos los empleados registraran sus horas de forma consistente.

Después de un período inicial de adaptación, los resultados se analizaron compartiéndolos con el equipo. La transparencia en los datos motivó a todos a mantener el registro actualizado.

Gracias a Twproject, podemos entender cuánto ha costado un proyecto, en qué etapa se encuentra y si vamos por buen camino con respecto a las estimaciones.

Twproject permite ingresar worklogs mientras trabajas, sin abandonar el contexto de la tarea en la que estás concentrado.

El potente sistema de búsqueda de Twproject permite filtrar los worklogs y extraer datos con facilidad, generando informes detallados para el análisis.

Conclusión

Gracias a la adopción de Twproject, esta empresa de TI ha transformado eficientemente sus procesos de gestión de proyectos.

La implementación de la plataforma Twproject ha permitido centralizar la gestión de proyectos, mejorar la colaboración y optimizar la asignación de recursos.

Fue posible optimizar la carga de los recursos, aumentando significativamente la satisfacción del equipo y la productividad general.

Al integrar Twproject con otros software ya en uso, todo el proceso se ha vuelto más fluido y eficiente, reduciendo la duplicación de datos y los errores.

Todo esto ha llevado a mejoras significativas en los proyectos y, en consecuencia, en toda la eficiencia empresarial.

Además, gracias a los excelentes comentarios de los usuarios, equipos que inicialmente no estaban previstos como usuarios de Twproject solicitaron su incorporación a la plataforma.

Hemos simplificado los procesos y eliminado numerosas herramientas diferentes, gracias a la versatilidad y completitud de Twproject.