Descubre cómo Euroricambi Group superó la gestión fragmentada e individual de proyectos de TI con Twproject

El desafío

La gran familia del Grupo Euroricambi combina la tradición mecánica italiana con tecnología de vanguardia, produciendo piezas de repuesto y componentes para transmisiones industriales. Con varias plantas y un equipo en constante crecimiento, la empresa necesitaba una herramienta capaz de mantener el ritmo de su evolución operativa.

En cierto momento, la necesidad de una gestión de proyectos más estructurada creció. Hasta entonces, cada técnico trabajaba de forma autónoma, sin una visión compartida de las actividades en curso.

Antes de adoptar Twproject en el departamento de TI, nuestra gestión de proyectos era fragmentada y se basaba principalmente en herramientas como Excel y correo electrónico.

Buscábamos una herramienta para centralizar toda la información y gestionar las actividades del departamento de TI de manera más estructurada.

Tras evaluar varias soluciones, Twproject fue elegido por su facilidad de uso y su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas del departamento de TI.

Los principales desafíos que queríamos abordar eran:

• Tener visibilidad clara de las actividades en curso, evitando la dispersión de información y la pérdida de detalles;
• Identificar con precisión quién era responsable de cada tarea, mejorando la rendición de cuentas;
• Optimizar la gestión de tickets de TI, que hasta entonces se manejaban de manera informal y desorganizada.

Un objetivo a largo plazo era centralizar toda la información de los proyectos en una sola herramienta, reduciendo la dependencia de métodos manuales y garantizando mayor trazabilidad.

“Sentimos la necesidad de gestionar los proyectos con más precisión y control”

Con Twproject, hemos ganado una visión clara de las actividades en curso, con la certeza de que cada tarea está asignada, monitoreada y rastreada.

El enfoque

• Implementación progresiva

El proceso de implementación fue gradual (de hecho, lo sigue siendo, ya que pronto nos gustaría extender su uso a otros departamentos). Comenzamos con un proyecto piloto en el departamento de TI, centrándonos en la gestión de tickets y el monitoreo de actividades.

• Funcionalidades clave para nosotros: Gantt y Proyectos con ToDo

La funcionalidad Gantt ha sido crucial para gestionar actividades secuenciales en nuestras instalaciones de TI. Poder visualizar los plazos y las dependencias nos permitió planificar con mayor precisión.

• Adaptación del equipo al cambio

Al principio, no todos los miembros del equipo estaban listos para aceptar el cambio, en parte porque las herramientas internas no ofrecían la misma facilidad de acceso. Sin embargo, con el tiempo, la ventaja de tener una herramienta centralizada quedó clara para todos.

Resultados

Hoy Twproject nos permite tener beneficios y mejoras:

• Mayor visibilidad de los proyectos y las tareas asignadas.
• Ahorro significativo de tiempo en la gestión de tareas.
• Una visión clara de quién requiere más intervención de TI, lo que nos permite equilibrar mejor la carga de trabajo.

“Uno de los proyectos gestionados con éxito gracias a Twproject fue la renovación anual de licencias de software, gestionada a través de la funcionalidad Gantt, con tareas asignadas y plazos claramente definidos”.

Visión clara y completa de los proyectos en curso, con monitoreo continuo del estado y los plazos

Twproject nos ha permitido monitorear el progreso de los proyectos y las tareas asignadas a cada miembro del equipo, proporcionando una visión general clara y centralizada.

“Twproject nos ha dado total visibilidad de los proyectos en curso y las tareas asignadas. Ahora podemos monitorear el progreso en tiempo real y asegurar que nada se pierda”.

Ahorro significativo de tiempo en la gestión de tareas

La automatización de tareas repetitivas y la centralización de la información ha permitido al equipo de TI dedicar más tiempo a actividades de mayor valor.

“La automatización de procesos y la gestión centralizada de tareas nos ha permitido reducir significativamente el tiempo dedicado a actividades rutinarias”.

Una visión clara de quién requiere más intervención de TI, lo que nos permite equilibrar mejor la carga de trabajo

Con la gestión centralizada de tickets, ahora tenemos una visión clara de las necesidades y prioridades de TI, lo que nos permite asignar recursos de manera más efectiva.

“Con Twproject, la gestión centralizada y el seguimiento de tickets de TI nos dio una visión clara de las solicitudes y su estado”.

Conclusión

La adopción de Twproject ha llevado a Euroricambi Group a superar los desafíos de la gestión fragmentada de proyectos de TI, introduciendo un sistema centralizado que ha mejorado la visibilidad, la eficiencia y la colaboración dentro del equipo. La herramienta ha demostrado ser fundamental para estandarizar los procesos de trabajo y garantizar una gestión más precisa y oportuna de las actividades.

Recomendamos Twproject a las empresas de TI que gestionan proyectos a mediano plazo y necesitan una herramienta robusta y fácil de usar para mantener todo bajo control.

Esta herramienta nos brinda ayuda adicional diaria en la organización interna, permitiéndonos gestionar los proyectos de manera más eficiente y con mayor control.